高校档案馆网站信息化服务方式拓展研究

文/合肥工业大学 陈晓媛

高校档案馆网站是高校档案机构在互联网上建立的站点，它是以主页的方式发布各类档案信息并提供档案利用服务的电子文档集合。随着当今社会信息化的发展，各大高校档案馆纷纷建立自己的网站作为宣传、服务的主要窗口，高校档案馆网站可以通过网络平台向广大民众展示馆藏档案，加强与学校各单位和其他档案部门的沟通交流，起到宣传和文化引导的作用，也是档案馆提供信息化服务利用的重要途径。

一、高校档案馆网站现状分析

（一）档案馆基础功能与服务基本能够实现。笔者根据浏览的30余所高校档案馆网站发现，我国高校档案馆网站主要内容包括以下几点：档案馆概况、新闻公告、工作动态、服务指南、归档指南、法律法规、档案（校史）展览、学术交流、下载中心、大事记载、联系我们等。高校档案馆网站中基础功能与服务基本都可以实现，但仍存在一些不足，有待进一步完善和拓展。

（二）网站内容、检索方式较为单一。高校档案馆网站大多以本馆本校新闻为主，缺乏对教育界、档案界学术动态的收集整理。同时，高校档案网站大多提供二次档案信息、珍贵图片字画展览、馆藏指南、全宗介绍等，并不能提供档案全文查询，作用仅仅局限在介绍宣传。网络检索系统的标准是“由数据覆盖率、链接系统数、各类型数据比率、查全率和查准率、响应时间、可存取性费用”等来评定的。在高校档案馆网站提供的检索方式中，基本上都是简单的关键字搜索，缺乏深度的进一步查询，实现全文检索的高校更是少之又少，无法满足用户的需求。

（三）档案馆网站服务性较弱，缺乏与用户的互动。档案馆在很长一段时间内都处于一种封闭或半封闭的状态，给人一种神秘的感觉，这就导致了档案工作一直较为被动，档案工作人员的服务意识有待增强，重藏轻用，没有真正意识到档案部门的服务性，致使档案馆利用效率较低。同时也限制了社会信息资源的获取，缺少与用户的互动。

二、高校档案馆网站建设的几点建议

（一）提高档案工作者知识技术水平，运用智能化技术工具。目前大多数高校档案馆在招聘中倾向招聘档案学专业的学生，且现有的档案管理人员也有着多年的档案管理工作经验，故严重缺乏计算机专业人才，这种人员结构已经不适应当今高校档案工作的发展。随着信息技术和计算机网络的发展，高校档案部门更加需要既精通计算机技术又熟练掌握档案管理知识的复合型人才来实现各项服务。随着高校档案馆馆藏日益增多、种类日益齐全，档案馆网站建设的快速发展，高校档案工作面临更多的挑战，当务之急，必须增强对馆藏海量信息的处理能力、逻辑整合能力、深层次开发能力，提取表面上庞杂无序的信息的内在联系供读者使用。高校档案网站依托的设备支持普遍配置比较低端，更新换代缓慢，智能技术由于高校档案馆的数字化水平、办公自动化管理水平、工作人员对新技术的认知情况等局限，到目前为止并没有在高校中广泛应用，但其在用户需求方面的优势必将在不断发展的数字化管理环境下凸现出来，此种技术也会逐渐发展普及。

（二）探索新型高校档案馆网站服务模式。随着信息技术和计算机网络的发展，各大高校档案馆纷纷积极探寻新的服务模式，以档案馆网站为平台，探索新的服务模式，有以下三种模式已经应用于各大网站：第一，单项沟通模式广泛用于日常工作，主要通过电子邮件、网站在线问答等方式。合工大档案馆公开出国学籍证明办理、学历认证办理、年鉴报送三个办公邮箱挂接在官方网站上，工作人员浏览邮箱及网页，为用户答疑解难。第二，QQ、微博、聊天室、电话等及时的线下交流工具，这样的线下交流工具类似于面对面交流，效率高、用时少，信息传播更加快捷精确。第三是以FAQs为最典型工具的共享式交流，如在档案馆网站中设有常见问题的板块，工作人员将利用者经常提出的问题进行总结，放置在网页上供浏览，提高了工作效率。随着时代的发展，国与国之间交流日益频繁，越来越多的大学生选择出国留学深造，对各类中英文学籍证明材料的需求与日俱增。合肥工业大学出国学籍证明服务系统于2016年10月8日正式运行，此系统依托档案馆网站，可以支持打印合肥校区和宣城校区的含GPA、排名的本科生中英文成绩单，中英文在读证明。为广大有此需求的学生服务，在档案馆网站上在线申请，也解决了异地办学学生办理业务不方便的问题，在这一年多的实践中，提升档案服务水平，提高部门工作效率，方便广大校友及在校生。

（三）树立用户为中心的工作理念。高校档案馆工作人员应该以用户的需求为工作理念，站在用户的角度，主动了解用户的需要，设计网站架构模块，整合信息资源，对档案资源进行深加工，以满足不同用户的利用需求。笔者所在的合肥工业大学档案馆以毕业季为契机，在网站上举办了“忆当年·感怀母校——珍贵毕业照片展”，在档案馆网站中开辟专栏展出几十年前珍贵的毕业照，供广大师生在线浏览；以校运动会为契机，联合宣传部，在合肥工业大学官方微博上推送几十年前学校运动会的照片，得到师生一致好评。同时，档案馆在整理老照片的过程中，发现了很多有价值却缺乏相关信息的老照片，我馆也在网站上发起展览，“档案，我们共同的记忆——寻找老照片背后的故事”，受到师生一致好评。2017年6月9日是国际档案理事会确定的第11个国际档案日，合肥工业大学档案馆为了做好档案宣传工作，在档案馆网站上开设了“国际档案日专题”宣传专栏，转载中国档案报社制作的《小红的兰台奇遇记》漫画宣传资料，以及各大新闻媒体的文章，普及了档案知识，激发了师生档案意识。合肥工业大学档案馆一直以来都是秉承着“用户中心式”的服务模式，大力开发档案信息资源，充分利用网络，我们的目标也是希望今后可以多创新这样的网上服务模式，更加便利于广大师生，提高服务水平。高校档案馆网站信息化服务也应直面“互联网+”这把双刃剑所带来的风险与挑战，我们需要走的路还很长。建立高水平的高校档案馆网站，最基本的就是要拥有丰富的数字化档案资源，这是丰富网站内容的基础，同时，要有高水平的审美、编辑、维护能力，在网站建立、运行和后期维护过程中，能够准确合理采撷、综合分析、系统整理大量的档案信息，为用户提供好服务；努力提高档案管理人员的业务素质，培养与时俱进的计算机技能，加强高校档案馆网站对用户的服务程度，促进高校档案事业的繁荣发展。