基于大数据视角的档案管理研究

文/山东省德州市水利局 张卓

一、大数据视角的档案管理特性分析

计算机技术以及信息化技术的不断发展，信息存储及处理方式已经发生巨变，信息呈现出爆炸式增长，此即为大数据时代。大数据切实改变档案管理模式，传统管理方式已经无法适应社会发展需求，因此需在大数据视角展开档案管理分析。

大数据的发展为档案管理带来较大变革，这种变革是一种从思想到行动的变革，首先需要改变历史档案中众多信息已经失去其使用价值的传统观念。在大数据背景下可对这些数据进行整合，可通过统一平台进行数据分析，并从中得出某些规律，以此实现档案效应最大化。

从管理手段角度分析，传统档案管理模式在存储方式、组织方式等方面均出现变化。档案信息载体也从纸质文件、电子文件转换到数字化时代。随着互联网以及云计算技术的出现，新时代的档案管理模式需要大数据技术的支持，新时代的档案管理需要对档案进行数字化存档，并重新进行存储、组织以及管理。并可结合大数据技术从海量档案信息中进行数据挖掘，从中发现有效利用价值。

大数据平台具有一定开放性，而档案管理过程中存在一定保密性，因此在档案管理过程中需要针对档案分类不同进行不同程度的密保设置。因此在档案管理中，需要借助大数据平台构建出适合多种档案需求的系统功能，从而实现对各种信息档案的管理和组织，满足人们对档案信息的需求。

二、大数据技术应用于档案管理的必要性

大数据技术的不断发展促进档案管理模式和技术发展变化，且随着人们对档案管理需求发展变化，档案管理手段不断创新，档案管理模式不断丰富，因此有必要在档案管理中引进新技术、新模式，提升档案管理的安全性和高效性。大数据技术应用于档案管理的必要性可从以下几个角度展开：

（一）社会发展的必然要求。社会经济以及科学技术的不断发展，在进行多项重大决策过程中需要得到大量信息的支持，这就要求在决策前需要得到可靠的信息支持，这就要求在档案管理中必须通过新技术来展开，在新技术的支持下才能提高档案信息的挖掘效率。当前我国档案管理信息化仍旧有待提升，在大数据时代有必要将大数据技术应用到档案管理中。

（二）档案管理载体转变的必然要求。档案管理的本质是信息的继承与管理，在进行信息继承时需要通过可靠的信息载体进行档案信息的记录和传递。从档案管理历史来看，传统档案信息记录主要通过纸质文件实现，并在之后转变为电子文档、音频、视频、图片等多元形式。大数据时代的到来，导致这些传统档案存储均表现出弊端，因此需要结合大数据技术采用新的档案信息存储及传递技术，例如网格存储以及云存储技术等。

（三）档案管理功能转变的必然要求。档案管理的功能逐渐丰富化，大数据技术可以从海量档案信息中获取有效信息，结合数据挖掘发现一些数据规律，结合现状制定出科学的发展策略。由此可见，档案管理功能已经呈选出多元化发展趋势，这种多元化发展离不开大数据技术的支持。

三、档案管理引入大数据带来的新挑战

大数据技术是科学技术和时代发展的产物，大数据技术在档案管理中的应用也是一种创新，因此必然会在传统管理模式上出现一些挑战。

（一）管理理念需要跟上时代步伐。大数据技术在档案管理中的应用导致传统档案管理模式发生变化，这种变化是全方位的，涉及档案管理的方方面面。因此档案管理过程中必须改变传统档案管理思想，创新档案管理思维方式，通过大数据技术对档案管理工作进行创新，并在档案管理中学会主动改变，便于满足未来档案管理的需求。

（二）管理技术需要升级。传统档案管理需要工作人员的手工整理，工作强度较大，工作过程易出现操作失误。并且在信息记录上大多以纸质档案为主，当前使用较多的就是通过计算机结合纸质档案进行管理。而在大数据时代，档案管理呈现出智能化管理模式，需要通过云平台构建出云档案管理系统，并对档案信息进行挖掘。

（三）需要重构管理环节。传统档案管理环节较为简单，总结包括档案收集、整理、使用三个环节，并且传统档案信息传递方式主要通过部门档案转移来实现，并通过人工整理档案方式提供被动式服务。大数据在档案管理中的应用需要通过无纸化方式实现信息传递，信息整理等操作均是通过计算机辅助实现，在档案管理过程中主要工作是进行数字化信息的二次加工以及编排。大数据时代的档案信息管理包括数据实时收集、数据分类归档、数据整理、云存储、数据分析、数据挖掘、数据价值分析，从而实现对档案信息的有效利用。

四、大数据技术在档案管理中的应用策略

（一）改变传统档案管理观念。传统档案管理服务均是在用户需求基础上提供给用户需求的信息，因此档案管理存在一定滞后性，并时常出现无法找到准确档案信息的情况。随着大数据技术的不断发展，人们对档案信息的多元化以及个性化需求不断提升，因此在档案信息管理过程中需要改变其传统关联，从供给导向型转变到需求导向型，借助数据挖掘合理利用档案资源，满足用户多种需求。

（二）档案管理标准化建设。大数据时代信息存在格式、单位容量等不统一的问题，在大数据技术下需要保证档案信息的格式统一化处理，保证数据格式是系统可读形式，避免出现系统冗余的情况。大数据时代的档案管理需要对档案管理各种标准进行统一，制定一致化的档案管理规范，促进档案管理中各种业务有序展开。

（三）构建档案管理专属数据库。大数据视角下的档案管理需要尽可能多收集档案数据，做到档案信息全覆盖，从而为决策提供全面的资料支持。基于此，首先需要对传统档案数据进行数字化处理，将多种形式的数字转换为数字化形式，并进行分类处理。其次将档案信息电子化处理，在标准规范的约束下实现多种档案信息的有效衔接，构建出专属档案管理资源数据库，从而实现对档案文件的实时管理及查阅。

（四）注重团队管理及技术的提升。大数据技术在档案管理中的应用对档案管理团队以及管理技术提出更高要求，管理人员需要熟悉大数据技术在档案管理中的应用，并具备数据收集、整理、分析、挖掘等基本技术。档案管理团队需要实现对大数据管理平台的有效规划和管理，并进行实时维护。当前我国在该方面人才较为欠缺，档案管理部门需要与专门的计算机软件企业进行合作，在提升管理技术的同时进行人才培训，提升档案管理技术。

（五）扩展档案宣传方式。大数据需要在互联网的支持下发挥起作用，档案宣传可直接在档案网站上实现，但该种方式效率较为低下，当前网络上仍旧存在较多其他媒介，其中尤其以新媒体软件为主。这些新媒体用户较多，通过新媒体作为宣传媒介具有良好的宣传效果。大数据背景下在进行档案管理过程中需要通过这些新媒体媒介对档案管理的宣传渠道进行有效扩展，并挖掘出更多潜在的档案用户。

五、结束语

大数据作为一种先进的数据处理和分析工具，在信息爆炸时代具有重要作用。大数据技术在档案管理中的应用可有效促进档案管理效率的提升，当前我国档案管理仍旧处于传统管理向现代化管理过渡的阶段，需要对大数据在档案管理中应用存在的问题进行分析，并提出针对性应对策略，提升档案管理效率，促进大数据技术在档案管理中的有效利用。