痕迹化管理理论在办公室文档管理中的应用

文/四川音乐学院 敬程 吴彦

痕迹化管理，是在各种管理工作过程中，从时间和管理内容方面，不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录，包括交接班记录和留下证据。 痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料，可以有效复原已经发生了的活动。

一、基于现代办公环境的文档管理的常见问题

进入21世纪后，信息技术的飞速发展逐渐实现了办公设备现代化，在提高工作效率的同时使得电子文件的数量明显增加，文档管理已经进入由实体管理向信息管理过渡的时代。

根据对笔者这些年来工作中实际遇到问题的总结，档案管理中存在的问题，主要有以下两个方面：

（一）文档缺乏一致性。具体表现为：其一，对于纸质文档，行政人员对于文件制作管理归档的意识比较强，他们记录、签收、打印的文档会使用既有的表格、单据，基本上可以直接归档。而专业教师制作的文件就相对随意，尤其是对于计算机办公熟练度比较低的中老年教师往往留下零散的手写文本。在艺术实践、交流演出等活动中，原始文档的记录有许多部分需要由学生完成，就更加缺乏一致性了。其二，对于电子文档，在制作时有的教职工因为对计算机、软件的熟练度较低，制作的文本、表格往往存在不规范之处，尤其是对于文件名有严格规定的文件经常需要多次修改；而有的教职工就能较好地处理电子文本。水平不同导致收集整理过程中因为格式的差异，难以使用软件和工作系统的上传、下载、导入、导出等功能，只能手动进行。极大地增加了工作量的同时也增加了错误率，对于生成统一的痕迹文件相当不利。

（二）文档管理的不规范。具体表现为：其一，痕迹文档格式不规范。就标注型痕迹文档而言，存在各部门自行其是的情况。以签到表为例，每个院系都有各自的签到表格，而同一院系内部教学、会议、艺术实践、论文指导等不同活动又都有着不同的签到表，这样不易于整理且易造成重复劳动。而办公室将整理情况记录于不同地方，同样易于遗失。其二，痕迹文档处理无依据。具体到笔者所在单位，节目单、海报、模型就存在这类情况。大量的此类实物占用了许多保存空间且难以整理，但是作为重要的痕迹文件又不可能销毁。目前学院虽然在逐步规范附件管理，但是由于实践教学活动丰富多变，总有找不到明确相关规定的实物存在。只能简单堆放，经常缺失对应的痕迹文件。

二、基于现代办公环境建立文档痕迹化管理模式

（一）增强文档痕迹化管理意识。由于文档痕迹化管理模式在当下尚未完全实施，所以增强文档痕迹化管理意识是工作的前提，也就应当对教职工、学生干部进行宣传教育以增强其痕迹化管理意识。包括以下几个方面：一是提高收集制作意识。教职工在工作时应该及时将教学、实践活动转化为文本、照片、视频等形式的文档。同时教职工应有主动收集的意识，将需要归档的文件及其痕迹档案及时收集起来。根据笔者所在院系的特点，需要收集的文档除了纸质文件和电子文本，还包括大量的照片、视频，应当在文件产生后立即存入移动硬盘或刻入光盘移交办公室。二是提高分类命名意识。分类命名是文档整理中的重要一环，电子档的资料如果不规范命名，时间一长就会完全无法整理，甚至因为同名文件覆盖而损失资料。必须反复向教职工强调文件要及时规范地命名，坚决杜绝“新建文本文件XX”的出现，任何文件都应当在名字中出现时间、部门、内容描述。三是提高整理归档意识。也就是说，各教学、行政单位应该主动地、及时地按照工作要求将本部门处理完的文档和伴随其产生的痕迹文档向办公室移交归档，谨防出现遗漏、延时现象。办公室要及时收集整理，对于提交痕迹化文件不及时、不规范的情况要加紧督促、立即修正。

（二）构建结构严密的文档痕迹化管理流程。痕迹化管理要求在文件生命周期的每一个阶段做到“有迹可循”。因此，需要形成严密的文档痕迹化管理工作流程。实体文件通过规范装袋，及时正确填写汇总表、清单，上报接收重要文件均填写移交表并保留复印件等方式可以有效做到痕迹化，而且实体文件的管理制度相对成熟，比较之下电子文档的管理还没有形成深入人心的制度。

三、总结

笔者结合实际工作中遇到的问题，认为应从以下几个方面努力构建结构严密的电子文档痕迹化管理流程：其一，在文件制作阶段，及时正确命名，对于接收到的文件及时改名。电子文档不同于实体，只要文件名规范检索就非常简单，因此按照事先制定的模式命名会为以后的工作带来许多便利。其二，在文件的转移阶段，应该采取可靠的流动方式，微信、qq、优盘都不是推荐的方式，为了不遗失文件和方便查询痕迹，重要文件均应该以邮箱转移，大文件最好以存入指定移动硬盘的方式转移。其三，在文件的修订阶段，常规文件要在修订后及时在文件名上加入X月X日修订版的标注，避免在移动文件时旧版覆盖新版。对于重要文件，每次修订均应当在单独的副本上修改而不是覆盖原文件，这样可以保留每一次修订的痕迹以供查询。其四，在文件的保存阶段，办公室应当将文件按学期或年度打包刻盘，在不同设备上保留至少三份存档，防止因为设备故障造成痕迹化管理文档丢失。