事业单位电子档案归档管理中的问题与对策

文/深圳市灯光环境管理中心 杨玲

随着科技的不断进步，信息技术得到了发展，互联网技术也得到了发展。信息技术的发展和互联网技术的发展促进了电子档案的发展，事业单位相关的文件文书、影像资料、文献资料等都可以输入电子计算机，形成电子档案归档管理。实行电子档案归档管理，便于文件的搜索和管理，有利于提升工作效率，保证文件的安全。目前，我国的电子档案管理工作仍处于发展阶段，存在一些问题，事业单位要重视电子档案归档管理工作，促进电子档案归档管理工作的发展。

一、事业单位电子档案归档管理中的问题分析

事业单位实行电子档案归档管理工作有利于保证文件的安全性，提升工作效率和工作质量，目前我国事业单位电子档案归档管理工作仍处于发展阶段，并且也存在着许多问题，下面是对电子档案归档管理中存在问题的具体分析：

（一）归档程序不明确。事业单位在对信息实行电子档案归档管理时，要注意对电子档案的正确归档。目前事业单位电子档案管理中普遍存在的一个问题是对信息归档不明确，不能做到正确归档，我们在利用计算机对电子档案进行归档时，要对信息进行合理筛查，并对信息合理分类，实现对电子档案的正确归档。如果电子档案的归档不明确，搜索信息的效率会下降，影响信息的准确性，降低了工作效率，违背了建立电子档案的初衷。在电子档案归档管理时，也要考虑存储载体的问题，电子档案所储存的信息也会涉及需要保密的文件材料，如果储存的载体只是普通的计算机硬盘，则很容易发生信息泄露的问题，因此如果在电子档案中储存保密文件时，一定要注意储存载体的问题，注意保护信息的安全性。我们在电子档案归档管理时，要注意对电子档案删减工作的管理，如果可以对电子档案任意删减、修改，也就失去了建立电子档案的初衷。

（二）归档不鉴定，缺乏真伪的辨别。在事业单位电子档案归档管理中，要注意辨别电子档案归档时信息真伪问题，注意对信息进行鉴别，事业单位中需要归档的信息众多，类别众多，需要档案管理人员认真鉴别。鉴别信息的真伪，判断信息的价值，是电子档案归档管理的重要工作之一，也是档案管理人员的重要工作。如果在电子档案归档时，没有进行信息的仔细鉴定，会影响查询信息的准确性，影响工作效率，降低工作的质量。目前事业单位在电子档案归档管理问题上，都是没有对信息真伪进行仔细鉴别，就全部存储到计算机的硬盘上，也就是储存的载体上，没有对信息仔细甄别会占据载体的内存量，而且也会影响搜索信息的效率。将大量信息不论真伪全部存储到计算机硬盘上，一方面无法仔细甄别信息，无法及时搜寻到正确的信息。另一方面不利于电子档案归档利用的价值实现。

（三）电子档案专业人员的缺乏。我国在电子档案归档管理工作中仍处于发展阶段，长期以来对电子档案管理工作的忽视，使得专业的电子档案管理人员严重不足。目前，我国的电子档案管理人员普遍学历偏低，综合素质偏低，不能完全满足电子档案归档管理工作的要求，一般情况下我们所需要的专业电子档案管理人员要求既能掌握电子计算机技术，又要通晓档案管理工作的专业知识。因此事业单位为提高电子档案归档管理工作的质量，要引进既懂电子计算机技术又具备档案管理专业知识的高学历人才。此外，电子档案归档管理工作仍属于冷门专业，在就业领域中并不流行，就读于档案管理的学生少，从事电子档案归档管理的人才少，因此电子档案专业人才的缺乏是影响电子档案归档管理工作发展的重要问题，我国和相关部门应加大对电子档案归档管理工作的重视，培养相关的电子档案专业人员。

二、事业单位电子档案归档管理策略

（一）按照规范程序做好电子档案归档。要想做好电子档案归档管理工作，就要按照所规定的程序整理信息并对信息实行合理归档。在信息归档时要对信息进行仔细甄别，判断信息的价值，对有用的信息实行归档管理，不要把所有的信息都储存到计算机硬盘中，一定要对信息的价值进行判断。在对信息实行电子归档管理时，要储存到可靠安全的载体内，一般保存为DOC文件格式和DBF文件格式。在电子档案管理问题上，需要建立虚拟的电子档案管理室，对文档实行统一管理，为保证信息的安全性，需要对档案进行备份，事业单位和有关部门都要留有备份，若发生文档丢失的情况，可利用备份文档查询信息。在进行电子档案归档管理工作时，要注意时间规定，若电子档案归档的时间过长，则会影响事业单位正常的工作。

（二）做好鉴定，确定真伪。上文提到过如果不对信息进行仔细甄别，不仔细判断信息价值的话，无论信息真假把所有信息全部进行电子归档，会影响事业单位的工作质量和工作效率。因此在对信息实行归档管理时，要成立专门的审查小组，审查信息是否有被归档的价值，审核小组在对信息实行归档管理时，首先要审核该信息的内容是否准确，所反映的内容是否真实，还要审核该信息是否有被存档的价值，并不是所有的信息都会被归档管理，如果该信息价值不大，那么就没有必要实行归档管理，此外要检查信息所反映的内容是否完整，如果所反映的信息残缺不全，那么也没有必要归档管理，否则影响查询结果。

（三）强化培训，培养专业人才。电子档案归档管理是信息技术飞速发展的结果，是一种新型的存储技术，事业单位实行电子档案归档管理，可以提高事业单位工作效率和工作质量，有利于事业单位相关工作的开展，为促进事业单位电子档案归档管理工作的开展，事业单位和相关部门要对电子档案归档人员开展相关的专业培训，培养专业人员，在开展专业培训时，既要加强对档案管理相关的专业知识的培训，也要注意提升学员的电子计算机技术。事业单位实行电子档案归档管理，是信息技术发展的结果，在进行专业培训时，也要加强学员的思想教育，突破传统思想的禁锢，理解电子档案归档工作的重要性，提升工作的积极性。

三、总结

信息技术的发展促进了电子档案归档管理的发展，事业单位实行电子档案归档管理有利于事业单位相关工作的开展，提高工作效率和工作质量，保证信息的安全性，目前我国电子档案归档管理工作仍处于发展阶段，存在许多问题，如归档不鉴定、归档不明确、人员素质低，针对这些问题，事业单位要注意按照规定整理文档，做好文档的鉴定工作，培养专业人才。