论如何发挥企业档案管理在企业发展中的作用

文/浙江中国科技五金城集团有限公司 胡美维

随着我国经济的快速发展，作为企业重要基础工作的档案管理工作，越来越受到人们的重视，如何发挥企业档案管理在企业发展中的作用，成为企业档案管理工作者最关心的话题。

一、转变对档案工作地位的认知

（一）企业档案作为企业可挖掘利用的资源。在企业发展中企业档案作为企业的发展运用中产生的具备一定利用价值的文件材料，积累了企业发展中的多方面经验，能够为企业的进一步发展，提供相应的决策型依据，更为企业的市场发展竞争提供一定支持。企业在实现深入变革、转变发展机制决策实施过程中，都势必需要以企业的发展历史情况及现状加以综合分析，从而对未来作出全面性预测。而企业档案在此种情况下，则能够作为科学化研究、分析预测，同时作为不可缺失的最为真实关键的依据。由此企业档案管理工作更应当服务于企业发展，作为企业发展变革的工作据点，提供更多可利用的资源。

（二）企业档案作为企业独有的无形资产。企业档案本身具备了深层次的无形潜在性价值，尤其在企业的发展运营、技术创新、产品研发、技术改造、设备更换、经营合同等层面，此种潜在化价值通常需要借助人们对其合理运用才能够得以体现。档案针对企业的运营过程中，主要在企业管理者使用企业档案，能够将相关信息运用至企业的生产经营中。由此企业档案更是企业的无形资产，而同时此种资产的价值也是独有的，应当重视对其充分开发利用，实现企业档案在企业发展运营中的价值最大化。

二、适应时代发展，充分发挥档案管理在企业发展中的作用

（一）加快企业档案的信息化建设。企业档案的归档质量不高，很多是由于企业的基础档案建设不足，对此企业档案管理工作者应当对原本的档案管理理念加以转变，适应新时代的发展，认识到传统的企业档案管理已经无法满足当下的需求。在信息化的今天，传统的企业档案管理工作不仅繁琐、工作量巨大，并且信息保存完整度以及便利程度都无法达到如今的需求，企业应尽快引进先进的信息技术，建设档案管理信息化网络，对传统档案进行数字化，对电子档案及时归档，建立健全档案信息数据库，形成丰富的数字化信息资源及具有企业特色的知识储备，使档案信息资源得以充分开发和利用。

（二）提高企业档案管理工作人员的综合素养。企业档案管理工作人员的专业素质水平高，直接对企业档案管理工作开展质量造成影响。特别是信息化技术应用于企业档案管理的今天，对于先进技术是否足够了解，作为开展企业档案管理工作的关键。对此为了能够确保企业档案管理工作可以顺利开展，企业档案管理工作者需要具备良好的专业知识素养，从多个方面提高企业档案管理人员的综合素质。首先，应该加大对人才的培养工作，在企业档案管理工作人员的日常工作中，建立良好的学习机制和培育机制，对人才的知识能力提出要求，让企业档案管理工作人员能在学习中进行工作，工作中进行学习。从而运用自己的专业知识来做好企业档案管理工作。其次，应该让企业档案管理工作人员树立良好的服务意识，提高企业档案管理工作人员的入职要求，让企业档案管理工作人员的全面素养得到提高，以促进信息化背景下企业档案管理的发展和进步。

（三）建立健全有效的信息化企业档案管理系统。现代化的企业档案管理工作是建立在健全的企业档案管理系统之上的，然而随着时代的发展，网络安全的问题开始引起我们的思考。例如病毒入侵、信息失窃、系统崩溃以及黑客入侵等情况的发生，将会对现代的企业档案管理工作造成毁灭性的打击。因此，提高信息化企业档案管理的安全保证系统是十分必要的。首先在信息化企业档案管理当中，应该建立健全的档案信息储存安全，在储存信息上，尽可能地使用内网，并且搭配相应的杀毒软件和防护技术。同时为了保证信息化企业档案管理系统的使用安全，需要在计算机网络中使用必要的杀毒软件，并且对信息数据库进行定时的备份和维护，加大用户访问的安全验证，以此来保证信息化企业档案管理的安全。

（四）加强对企业档案管理的重视程度。企业档案管理工作建立健全的机制需要一定的资金投入，如果企业档案管理部门经费紧缺，无法采购相应的档案管理设备，对于档案收集、整理和保管利用都会有一定程度的影响。为了企业档案管理能够更好地发展，需要企业对档案管理工作有一定的重视程度。同时，企业上下各级都应该加强对企业档案管理的认识，认识到企业档案管理的重要性，做好宣传工作，规范上下级责任感。