基于信息化背景下高校档案服务策略的思考

文/西京学院 樊婷

一、高校档案信息服务的含义及其必须性

档案信息化服务指的是对档案的信息进行获取和运用，使其充分发挥经济效益和社会效益，最大程度上对客户的要求进行满足。高校档案信息服务是基于此基础之上的，但信息服务的标准是广大师生的需求，通过对各类文档信息以及档案进行管理和整合，满足师生的要求。让档案的检索效率得到提高、管理更加系统化。

在进行信息化检索的过程中，需要注意三个方面：一是整理现有的档案源，将其进行数据化处理，将各项资料进行电子存档。二是在整理的过程中，数据库必须按照标准进行规范化处理。三是为了提高检索的效率以及准确性，需要对信息化检索平台进行完善，让相关文档与链接之间的匹配得到保障。

除此之外，还需要注意的是由于电子信息技术是不断发展的，因此档案信息服务系统也需要随着电子信息技术的发展不断地进行更新和完善，让系统数据随时保持最新状态。另外在档案信息化完成之前，为了不让文字档案在意外丢失或者损坏的情况下，对档案的完整性造成损失，需要对电子文档以及纸质文档进行同时保存。

二、高校档案信息服务在现阶段所存在的问题和原因

（一）档案信息服务方式较为单调。传统的档案信息利用方式主要是借阅档案原件进行阅读或者复制，不利于满足师生的需求，具有相当的局限性，且借阅流程复杂、时间长。档案信息化服务将纸质文档、照片、影像等进行数据处理，可以简化很多步骤，节省传统借阅流程的审批时间，同时还能够让多个用户同时观阅得以实现，可以对以上问题进行很好的解决。因此对高校档案服务系统信息化的完善，是十分有必要的。

（二）高校档案室馆藏档案信息不完整。大部分高校的馆藏档案信息均为教学方针、学校历史以及相关的政策规章等，文档的信息面狭窄，形式也非常单一。科学技术的发展让多媒体、计算机等设备在学校得到了广泛的应用，档案信息的种类以及获取途径也因此得到了拓宽。为了更好地迎合时代的发展，必须让高校档案信息的管理系统得到完善。

（三）高校档案信息服务系统的建立缺乏资金投入。对高校档案信息服务系统的建立造成阻碍的一大因素就是资金筹集的困难。信息化建设不可避免地需要现代化设备，例如打印机、扫描仪以及计算机等，同时校内局域网的完善建设必不可少，另外还需要对外部的因特网进行连接。为了让师生使用更加方便，以上设备需要在校园的大部分地区进行安置。设备进行投放之后，还需要对设备进行维护和维修。如此一来， 便需要大量建设资金。

三、对高校档案信息服务进行改善的相关措施

（一）建立统一标准、进行统一投资和统一化管理。由于各大高校在建立档案信息服务系统时，资金都是一个大问题，所以可以将各大高校的投入资金进行融合，充足的资金有利于提高体系建立的完整性，然后各大高校对该系统共同使用。该方案不仅有利于高校之间的资源共享，还可以最大程度上对资金进行节约，更有利于统一化管理的实现。

（二）对新科技进行充分利用，实现信息化。传统的档案由于是纸质记录，所以全部需要人工进行整理，所耗费的人工成本较高，同时整理的效率也较慢。信息技术的发展使得对数据的需求越来越多，为了让信息化得以实现，需要对新科技进行充分的利用。由于各大高校每年所产生的信息数据非常多，为了方便对信息数据进行管理，可以利用现代化手段对数据进行整理传输和保存。在提高工作效率的同时，还能够让档案保存更加完整，极大地减少了工作时间和人力成本。

（三）对档案信息管理系统不断进行完善。在这个信息化的全新时代，无论什么行业为了得到更好的发展，都需要不断地进行完善和改进。高校档案信息化需要对学校的具体制度进行分析，对档案信息的实时情况进行完善。在这个过程中，还应该对所发现的问题进行搜集和及时处理，让高校档案管理系统的工作效率得到最大化提高。

四、结语

各大高校为了紧跟时代的步伐，为广大师生提供便利，需要对新科技进行充分的利用，随时关注新的变化，完善高校档案信息服务系统。