加强高校院系办公室档案管理的新思路

文/北京农学院生物科学与工程学院（农业部华北都市农业重点实验室） 王燕 刘续航 赵筱萌

做好档案管理工作，是确保各项办公活动高效率开展的基础。高校院系办公室档案保存着院系中各项办公活动记录，是院系日常管理工作中的重要环节，是院系领导作出科学决策的参考依据，也是院系行政、党建、科研、教学等活动有序化和高效化开展的前提。所以，必须要采取科学有效的管理手段，来做好高校院系办公室档案管理工作。以下笔者就结合实际来谈谈加强高校院系办公室档案管理的新思路，仅供参考。

一、高校院系办公室档案管理的特点

（一）档案资料种类多样性。高校院系办公室档案是院系教职工在长期各项办公活动中所逐渐形成的，是院系行政、党建、科研、教学等各项活动的真实记录。档案资料具有很多种类，除内容不同外，形式也各不相同，常见的有文字、图像、音像等。根据高校院系办公室档案管理工作的性质，其档案管理的主要侧重点一般是文件、教学以及科研档案的收集，在日常档案管理工作中，应有意识地注重档案资料的分类存放和保管，并积极运用现代信息化技术手段，才能够提升档案管理效率。

（二）档案信息资源多元化。随着信息网络技术的发展，当今社会已经步入了大数据时代，所以高校院系办公室档案中的电子文件档案和音频、视频档案数量也在逐渐增多，甚至这类档案已经成为高校院系办公室档案中的最主要组成部分。而在此背景下，对档案存放的空间、时间等也均有了更细化的要求，档案信息资源正逐渐呈现出多元化趋势。

（三）档案管理是基础性工作。高校院系办公室档案管理是院系管理工作中的一项基础性工作，其具有业务性、专业性以及政策性强等特点。档案管理也可以看作是文书工作的后续工作，虽然与其他工作比起来不显眼，但却是其他工作良好有序开展的基础。

二、加强高校院系办公室档案管理的新思路

（一）创新档案管理机制。有效的档案管理机制，是高校院系办公室档案管理工作开展的依据。以往在高校院系办公室档案管理中，档案无序、零乱、不规范等情况比较严重，大大影响了后续工作的顺利开展。针对这一问题，要抓住源头问题，建立长效机制，强化收档责任意识，统筹安排和计划档案管理工作，打好档案管理的基本构架。根据档案种类的不同，对档案进行分区保存，对于外来材料也要单独存放；在各项活动结束后，要及时将活动过程中所形成的相关资料移交给档案管理人员，由档案管理人员进行统一收集、整理及归档；对于需要收录进Word、EXCEL及档案管理系统中的信息，要及时进行录入。只有依据长效管理机制，统一化、规范化档案管理流程，才能够确保高校院系办公室档案管理工作的良好开展，进而促进院系办公室整体工作效率的提升。

（二）加强档案管理信息化建设。当今时代，在计算机技术、信息技术、网络技术等高速发展的背景下，各行各业的工作都正逐渐朝向信息化方向发展，高校院系办公室档案管理工作也不例外。传统的人工档案管理手段已经逐渐无法满足现代档案管理工作需求，只有积极利用先进的信息化技术手段，加强档案管理信息化建设，通过建立档案管理信息系统来收集、分类、归档、保存、检索及查找各项档案资料，才能够提高档案管理效率。同时，信息化管理手段还大大节省了人工管理的劳动力度与劳动时间，避免了大量重复工作，提高了院系办公室的整体工作效率。

（三）着重汇编利用率高的档案资源。高校院系办公室档案的归档期限比较特殊，例如党政文件档案要按年度进行立卷归档、教学档案要按学期进行立卷归档等，所以在实际档案管理中也应当注重灵活性。对于那些利用率高的档案资源，要着重进行汇编，有的还需进行二次汇编，为档案在日后的查找利用节省时间。另外对于一些与教职工切身利益相关的内容，还要进行专题汇编。而对于一些学年数量不多的材料，则可先按照类别进行分类，再直接汇编成卷存放。

（四）加强档案管理人才建设。人才建设也是很重要的一方面，正所谓“人力资源是第一资源”，虽然现在有了诸多先进的管理手段和工具，但这些先进技术的操作仍然需要由人来完成，所以加强档案管理人才建设十分重要。学校要创造良好的条件，加强对档案管理人员的专业知识与业务能力的培训，不断更新其知识结构，提高其工作技能。再者，还有部分档案管理人员对信息技术的掌握比较有限，无法有效利用信息技术来开展档案管理工作，所以还要加强对这部分人员的培训和教育，提高其信息化管理水平。

三、结语

综上所述，高校院系办公室档案管理具有档案资料种类多样性、档案信息资源多元化以及工作基础性等特点，只有开展好档案管理工作，才能够提升院系办公室的整体工作效率。为此，高校院系应当创新档案管理机制、加强档案管理信息化建设、着重汇编利用率高的档案资源以及加强档案管理人才建设，才能够满足档案管理工作的新需求。