浅谈互联网时代如何有效提高中职学校档案管理工作

文/广西机电工程学校 周玉玲

一、互联网时代给中职学校档案管理带来的新挑战

（一）电子档案逐渐替代纸制档案。目前很多档案资料都是以电子档案形式存在，纸制档案将越来越少，管理好电子档案将是档案工作的一项艰巨任务。

（二）档案信息网络化。在互联网时代，中职校档案信息管理有效地运用了互联网功能，形成信息网络，实现部门间的信息传递与共享，档案网络化管理将成为一种趋势。

（三）档案集成化管理。借助信息技术手段，档案资料将完成数字化转化，再进行网络集成管理，提高档案的查询率与再利用。

二、互联网时代中职学校档案管理中的问题

（一）管理手段落后，缺乏网络化意识。就当前的中职档案管理手段来看，大部分档案管理工作还处在人工收集、手工整理、人工查询的阶段。档案管理手段落后，管理技术匮乏，管理人员缺乏网络化意识，导致在实际管理过程中常常会出现档案收集困难、档案整理繁琐、档案资料利用率降低等问题。同时在档案的系统开发上也会缺乏必要的系统性和完整性。

（二）档案信息化的标准不统一。目前还没有针对中职校档案管理的相关标准，中职校档案管理都是参照高校档案管理标准进行管理，在档案信息化管理方面，高校档案管理还没能根据当前局势需要给出合理有效的信息化标准。没有统一的档案信息化管理标准，不仅会影响档案管理系统的开发利用，也直接降低了档案资料的利用率。

（三）档案管理系统相对落后。目前中职学校档案管理没有一个统一的管理系统，大多学校都是按照上级部门规定的系统进行备置。由于上级部门的档案与学校档案管理有一定的区别，该系统对于中职校而言只能进行简单的目录搜索，并不能完成电子档案的存档与搜索等，功能上存在一定的局限，所以该档案管理系统并不适合中职学校的档案管理。

（四）档案管理人员因循守旧、学而不进。当前由于受传统思想观念严重影响，一些中职学校档案管理人员因循守旧，安于或满足于现状，只图安逸，习惯于沿用传统；学而不进，培训学习后不思进取，对本职工作没有促进或提高的实际效果。这些档案管理人员思想没能及时解放、观念没能及时转变，缺乏创新意识和积极改进的精神。特别是在互联网时代，由于他们对计算机、互联网等技术的应用有限，所以在档案信息管理中不能与时俱进，在一定程度上影响了档案资料的使用率。

三、互联网时代中职学校档案管理工作中的相关策略

（一）增强互联网思维。传统的档案管理模式需要管理者思维方式的转变才能使档案网络化管理工作得到进一步提升。中职档案管理人员在传统档案管理的收集、整理、归档中，要逐步建立起传统与现代相结合的档案管理模式，利用互联网完成档案的各项工作。对此，中职学校档案管理者以及各部门的兼职档案员一定要提高认识，统一思想，将档案工作与其他工作放在同等重要的位置上。同时为能确保全体档案管理员能够认识到档案网络化管理的重要性，应在全体档案管理人员中加强档案网络化管理的宣传，增强管理意识和提升信息化素养，鼓励他们积极参与并实现档案网络化管理工作。

（二）加强档案信息化。积极推进档案资源的信息化建设，中职档案管理者应当根据相关政策，结合本校情况，制定出档案信息化标准的方案。利用信息技术及时将现有纸质档案转化为电子档案，实现信息化管理，提高档案的检索率和档案利用率。

（三）建立电子档案管理数据库。设备技术落后，难以适应社会发展。中职学校档案管理部门可以根据自身的需要，联合本单位信息管理部门建立适合本单位的档案管理数据库，对档案资料进行网络化、信息化以及数字化处理，目标是将各部门的档案资料通过网络连为一体，达到资料共享，档案管理部门可以通过后台对档案资料进行直接管理，不仅减轻了工作量，还大大提高了工作时效。

（四）加强档案管理人员观念的转变，提高各项操作能力。互联网信息时代，要求档案管理人员必须端正工作态度，提高工作能力，及时参加档案培训，转变管理观念，互相监督，塑造新型的管理思想。在操作上，熟练掌握计算机、互联网等各项操作技术，积极探索学习先进的档案管理知识，运用现代化的技术和手段提高自身的档案管理水平，高效地完成档案管理工作。

四、结束语

中职校档案资料不仅记录着学校的历史发展，还是目睹学校发展的“证人”。档案管理工作是一项非常重要的工作，如何有效提高中职学校档案管理工作将决定档案资料的利用率。档案管理人员要充分认识到做好档案管理工作的重要性，主动学习，努力更新知识和观念，积极改进档案管理方式，提高自身档案管理工作的水平与实效，充分利用互联网使档案管理工作为中职学校招生事业发展发挥最大作用。