浅谈应收账款管理

文/安阳鑫龙煤业（集团）有限责任公司 张德文

一、应收账款

应收账款是指企业在商品交易过程中，因销售商品、提供劳务，应向客户收取而未取得的回报，一般采用货币计量，在资产负债表中反映为应收账款。它是企业流动资产的重要组成部分。应收款项包括应收账款、预付账款、其他应收款、长期应收款等特殊原因形成的应收款项。

二、应收账款的作用

企业应收账款的变动是一把双刃剑，一方面应收账款的增加可以降低库存、扩大销售使企业营业利润增加；另一方面，应收账款的增加会降低企业现金流动速度，延长企业营业周期。由于企业采用权责发生制核算销售收入，企业的销售收入与资金流入很难同步，部分销售收入没有相应的现金流与之对应，而企业税负则是根据销售收入确定，从而增加企业税负。如果企业存在大量应收账款的情况下取得年度盈利，企业股东分红所造成的现金流出必须由企业支付，企业因上述追求表面效益而产生的现金流出，不但没有产生相应的经济效益，还降低了影响企业资金的周转速度，掩盖了企业的实际经营状况。

应收账款的存在本身就是商品交易和资金流出的产物，企业一方面可以借助于它来扩大销售，降低库存，增强企业本身竞争能力，同时又希望避免由于应收账款的增加而给企业带来坏账损失、资金周转困难等弊端。因此，企业必须在销售利润和增加的应收账款担负的财务成本之间作出决策，只有当所增加的销售利润超过应收账款所增加的财务成本时，应收账款的增加才是可以接受的。

三、应收账款管理

（一）建立信用分级管控制度。企业可以建立客户及供应商信用分级管控制度，建立债务单位档案，制定信用等级标准和不同的信用政策，并定期对债务单位信用等级做出分析调整。根据应收款管理责任，由相关业务部门负责建立和维护债务单位档案，定期更新。债务单位档案内容包括以下内容（企业可根据具体情况适当调整）：1.债务单位基本资料。包括但不限于债务单位的名称、地址、联系方式、所有权人、业务管理责任人、法人、注册资本，及与本公司交往的时间、业务种类等。由责任部门具体业务人员负责收集整理。2.债务单位特征。企业可以根据债务单位销售区域、发展潜力、经营理念、经营范围等因素，综合考虑经济政策、法律、税收等分类管理。3.业务状况。包括债务单位的财务状况，如资产负债情况、利润情况、现金流情况；销售状况，如销售业绩、市场占比、同行业竞争情况等。4.交易现状。主要包括债务单位的经营现状、存在的困难、债务单位的战略决策、未来预期及债务单位的形象、声誉、财务状况等。5.债务单位综合评价。企业可以根据客户基础资料、经营状况、交易状况等因素采取不同权重，分别打分，对客户进行综合评价。6.信用评级。根据对债务单位的综合评价情况，将欠款单位划分相应信用等级，并根据债务单位经营状况等信息变化及时进行调整。

（二）加强销售合同管理。企业应设置专门的档案管理部门或指定专门部门负责相关业务。企业销售产品时应综合考虑生产、销售、法律等因素制定销售合同，完善合同的内容，明确交易各方的责任和义务，特别是违约条款、交易非常条款等相关内容，尽可能避免日后纠纷。销售合同对收款或付款条件、收或付款节点、违约处理等进行详细约定。为及时掌握合同内容、监督合同履行情况，销售合同签订后，应交档案管理部门备案。销售部门应跟踪和落实合同履行情况，并及时将合同履行过程中发生的财务原始凭证及时交财务部门。财务部门根据销售部门提供的原始票据进行相应的财务处理。财务部门在收付款项时，应认真核对，严格按照合同约定办理相关业务。

（三）严格赊销管理。企业应根据不同客户资信情况展开赊销管理。一般的处于行业卖方市场的商品不得采取赊销方式。企业应根据行业情况、本企业实际等制定严格的赊销制度，按照资信等级、赊销金额等，对不同等级审批权限做出规定，根据客户资信评价情况和市场销售情况等采取不同的赊销政策。

（四）加强预付账款管控。企业应加强预付账款管控力度，对于不同类别的预付账款逐笔分析，加大预付账款力度，减少企业资金压力。采购业务原则上不得采取预付款方式。确因特殊情况需要预付款的，应根据供方市场情况、行业状况和付款条件，确定合理的预付款额度，尽量压缩预付款比例。采购业务主管部门在提交合同审批时，应对预付款的必要性及谈判过程进行专项说明，

（五）建立应收款项专用备查账簿。企业可以根据不同应收款项性质、账龄等因素建立应收账款专用备注账簿，并与财务部门定期进行核对。应收账款专用备注账簿内容主要可包含：欠款人名称、交易内容、合同编号、合同金额、合同约定收款或付款条件及日期、每笔交易发生日期、欠款金额、已收回金额、是否逾期、逾期金额、责任人（包括分管领导、业务部门负责人、具体经办人）、存在问题、备注事项等。具体内容可根据应收款项不同因素进行适当调整。

四、逾期应收款项管理

（一）加强催收管理。应收款项的催收工作根据企业实际情况确定，一般的由相关业务部门负责清收，具体应收账款可以指定专门清收管理部门或者指定专人负责。应收款项管理责任部门和具体责任人员，应及时关注合同到期情况，对于临近付款期的欠款，应提示欠款单位及时付款；对已到期或已逾期的应收款项，可采用电话、传真、电子邮件、信件、上门等形式及时催收，并对催收记录资料进行存档，确保应收款项催收持续不过法律催收期限。

（二）定期分析及预警。定期对本单位应收款现状、控制目标完成情况、存在的问题等进行分析。按月对应收款项的余额、账龄、增减变动、清收目标完成情况、存在的问题等进行专项分析，对存在坏账风险的应收款项进行提示，并将相关信息及时反馈给相关责任部门、分管领导和负责人。相关责任部门应根据本部门台账登记、财务部门反馈信息和业务开展情况，对负责清收的应收款项定期总结分析，并建立预警机制，对可能影响应收款回收的事项（如欠款单位违约、重大资产重组、经营情况恶化、破产等）及逾期应收款项进行预警，及时完善相关措施，并将分析预警报告报分管领导和单位负责人。

（三）建立定期对账制度。至少每半年与欠款单位核对一次账目，由财务部门制作对账函，相关业务部门和责任人配合完成对账工作，形成书面的对账记录；双方余额不一致的，应编制对账调节表，由对账双方签字并加盖财务专用章或单位公章。业务部门台账与财务部门应收款明细账也应定期进行核对。

五、应收款项清收措施

（一）制定专项清欠方案，严抓行动实施。逐笔分析应收款项形成原因、形成时间，找寻原始经办人，划定清收部门、清收责任人、清收时间点，建立台账跟踪管理，对超过1年以上的应收账款建立专项档案。

（二）建立激励督导机制，严格考核落实。建立清收激励和督导并行的考核机制，将企业每月清欠工作考核与工资、绩效挂钩，阶段性清欠考核直接与责任单位工资总额挂钩。对清欠工作进展较慢的责任人单独约谈，明确清收责任，提出了相关要求。

（三）运用法律途径维权，追索欠款。依法治国是我国的国策，我国有完善的法律体系。一方面，企业必须根据法律规定进行经济活动；另一方面，企业的合法经济活动受我国法律保护。在应收账款的追索过程中，企业可以根据《合同法》《民法》等法律规定，使用法律武器保护自己的利益。对企业合法经营过程中取得的具有法律效力的书面文件要定期整理。对于资不抵债、经营不善的客户，在综合分析后应考虑启动债权人申请破产程序，及时止损。