浅析国际火电EPC项目文档管理——以巴西1×345MW燃煤电站项目为例

文/山东电力工程咨询院有限公司 王红娟

火电EPC项目文档管理即工程总承包单位根据文件生命周期理论，建立项目文档管控体系以及各种计划、程序和规范，实现项目文档管理的全员参与、全过程管控，从文件信息的角度保证项目的顺利实施，不仅实现项目文档向建设单位（业主）的顺利移交，更重要的是保存电厂建设过程的全部文档，为企业各项业务建设提供支持。文档管理是火电EPC项目管理的重要内容之一，是工程项目管理的基础和保证。完整的项目文档是工程维修、改建、扩建和事故处理的重要依据；是评定工程质量等级、竣工验收的重要技术文档；也是工程决算和进行索赔的重要根据、更是企业业务建设和知识管理实施的重要资源保障。本文以作者所在国际火电EPC项目为例，对国际火电项目文档管理工作进行探讨。

笔者所在的巴西项目是一台345MW燃煤发电机组，项目安装设计主要由总包方完成，土建设计由所在国分包商完成；设备分境内采购和境外采购两部分；项目施工分为土建和安装，土建由项目所在国的分包商完成，安装工作采用以中国单位为主所在国分包商为辅的模式进行。

一、国际火电EPC项目文档的特点

项目文档是火电EPC总承包项目建设过程的真实记录，国际EPC总承包模式下的项目文档除了具备国内项目文档管理一般特点之外，还有其自身特点。

（一）语言问题。国际项目采用的语言以合同约定为准，本项目的官方语言为英语，部分当地法律法规有特殊要求的文件要求葡语。因此，文件大部分为英语、葡语或者英葡对照，这就对文档人员素质和后期项目文档管理提出了更高的要求。

（二）文件传递方式不同。本项目文件与核电项目文档传递模式类似，采用传递单进行文件传递，纸版与电子版同步。传递单上标记文件编码、名称、时间、接收人、单位等相关信息，文件提交时双方签字留存证据。

（三）文件分类不同。在国内项目文件一般分为施工文件、设备文件、设计文件等。本项目文件只分为两类，一类是管理性文件，包括照片、信函等；一类是技术文件，包括图纸、方案、ITP等各类与现场施工相关的文件和记录。

（四）文档管理人员。国内各个单位一般有专门的文档管理人员负责文档管理。本项目现场各个分包单位都是由专业技术人员进行文档传递。因此，能够更好地把握文件内容。

（五）文件形成单位多。由于现场施工单位能力和经验有限，很难承担较多施工项目，因此项目分包给多家施工单位，给项目文档管理也带来了很大的困难。

（六）文件组卷方式不同。国内项目都是按照文件类别、单位工程等进行组卷，国际项目一般按照Databook进行组卷。组卷形式的不同对文档管理人员也提出了更高的要求。

二、提高国际火电EPC项目文档管理水平的措施

（一）提高合同意识。做国际项目重要的就是做合同。因此在项目合同签订阶段一定要有经验丰富的文档人员参与，以规避合同风险。在执行阶段，项目文档人员必须要熟练掌握合同内容，按照合同要求进行文档管理。在过程中注意留存项目管理的各种记录，为后期结算和索赔提供依据。

（二）提高语言能力。语言是交流的基础，也是对文档进行识别的前提。做国际项目必须具备较强的语言能力，至少掌握官方语言英语，最好精通当地语种。但是这类专业文档人员很难招聘，因此需要在当地招聘精通英语和葡语的人员，优化文档人员配置，取长补短，保证文件顺利高效传递。

（三）提高文档人员专业素质。国际项目的特点决定了参与本项目管理的文档人员不仅要具备文档管理知识，同时还具备英文、葡萄牙语、IT、出版、项目管理等多个领域的专业知识，因此文档人员必须加强培训和学习，提升自身专业素质和综合能力。

（四）总结并建立国际项目文件清单。文件清单是项目文档控制的关键手段，对于文档管理有着十分重要的指导意义。国内项目我们已经有完整的文件清单，在实施国际项目的过程中，要注意总结和梳理国际项目文件清单，为后续国际项目的实施提供借鉴和参考。

（五）建立设计、采购、施工一体化的文件编码模式。文件编码是项目文件的唯一标识，文件编码的统一、规范对文件的流转、控制及跟踪有重要意义。本项目根据合同要求及自身管理需要，采用业主编码和单位编码双编码的形式，满足双方管理习惯。

（六）建立项目文档管控体系。为确保火电EPC项目文档管理工作的标准化、规范化和流程化，信息文档部应制定一套操作性强的文档管理程序文件，主要包括项目文档编码程序、项目文档过程控制程序、项目文档系统管理程序、项目文档竣工移交管理程序等，建立统一的文档管理原则和标准，并将这些程序通过培训、会议纪要等形式宣贯下去，保证文档执行标准的统一。

（七）提高项目文档管理信息化程度。由于项目参与方众多，为了提高管理效率，需引进国际先进的文档管理系统，实现现场文档管理与国内文档工作的高度协同。结合国内项目文档管理经验，建立标准化的项目文档目录结构、权限矩阵和分发矩阵。通过标准化的结构和权限管控，实现各类人员的访问和文档信息共享。

三、结语

目前，国家严格控制火电项目的审批和规模，中国很多火电企业都开始实施走出去战略，开发国际市场。文档是项目实施过程最真实、完整的记录，因此文档工作必须要与国际接轨，适应国际化的需要。企业必须提升国际项目文档管控能力，培养适应国际项目文档管理的专业人才。