中职学校文书档案管理工作的现状及应对策略研究

文/广西北部湾职业技术学校 劳寒梅

随着社会的发展和进步，教育界对文书档案管理工作越来越重视，在管理中出现的问题也层出不穷，让管理人员面临着日益严峻的形势，尤其是在管理中出现的各种问题，更是让管理人员措手不及，采取相应的策略成为当务之急。文书档案管理工作，对于中职学校来说十分重要和关键，因为文书和档案之间存在着千丝万缕的关联，也是每一个科室必须完成的工作之一，在此过程中，学校通过各个部门的文书档案管理工作，对每一份文件进行整理和处理，采用有效的管理策略，妥善地处理管理工作中出现的种种实际问题，为中职学校提供宝贵的教学资源，彻底改变陈旧滞后的管理模式，针对管理制度、体系不完善、不健全的现象，作出相应的调整和规范，让管理工作按部就班地进行。

一、深刻地剖析中职学校文书档案管理中出现的各种现状

（一）对管理工作认识肤浅、仅仅停留在表面认识上。当前的文书档案管理工作受经济、社会发展趋势的影响，呈现出多样化的发展模式，是一个漫长的积累过程，所以导致文书档案管理工作生命周期相对比较缓慢，成绩也不明显，一般情况下，由于各科室的工作配合不密切，协调不到位，导致招生办的学生录取表整理不全面，校企联合的实践性资料不科学、残缺不全，久而久之，就会停留在表面上，仅仅是简单地对文书档案进行整理，对相应的材料也只是进行简单的抄写或规整，缺乏目的性、针对性，有的时候造成档案资料丢失，最终使得文书档案管理工作停滞不前，没有实质性的进展和突破。

（二）许多资料和信息不容易存档，整理方法不科学。在新的社会发展背景下，中职学校的各个方面呈现多极化的发展态势，各个科室需要整理、归档的资料越来越多，相应的文书档案管理工作面临的问题也在与日俱增。受传统的文书档案管理工作的约束，工作人员在保存资料和信息的过程中，存在很多的缺陷，尤其是恶劣的保存环境，致使纸质的文案不容易保存，像教务科的教学录像、专家讲座内容不完整，总认为与学校的长远发展没有直接的关系，造成在管理中出现许多的错误思想和做法，面对大量的文书档案，在整理过程中，方法不科学、不到位，整理的效果差强人意，难以确保案卷保存的质量。

二、针对中职学校文书档案管理工作中的问题所采取的对应策略

（一）面对传统的文书档案管理中存在的弊端和缺失，中职学校积极地结合现实的状况，进行调整和变革，以满足当前中职学校发展的需求。在改革中，首先要做到的就是对管理工作进行创新，构建科学的文书档案管理体系和制度，对原来呆板、单一的文书档案管理工作，及时进行转变，改变传统的管理模式，融入多样化的管理措施和手段，更换为灵活性相对比较强的管理模式，创新多种形式的管理方案和方式，让文书档案管理体系和制度与社会发展的步伐相一致、相协调，以促使管理人员更好地适应文书档案整理，充分发挥文书档案的积极作用，从而更有效地保证中职学校各项工作的顺利开展和进行。

（二）勇于开拓创新，变革陈旧落后的文书档案整理方式。在传统的文书档案管理中，工作人员主要采用人工立卷的整理方式，这种纸质档案整理的方法，不仅繁琐而且复杂多变，在整理过程中不仅消耗人力更耽误时间，对于不同类型的文件整理起来更是沉重和艰难。面对这些问题，作为新时代的文书档案管理的工作人员，必须具有先进的管理思维和观念，融入科学、严密的管理手段，利用现代化的技术设备，运用OA系统进行科学的管理，对文档进行分类、分层管理，让文档内容保存于计算机系统中，发挥OA系统对文档的整理、归纳作用，同时也可借助OA系统的高科技，检索文档出现的问题，防止错误文件的出现，为管理工作带来许多的便利条件，省时更省力，而且方便快捷，同时又能有效地预防人为因素对文书档案分类管理所造成的负面影响，更有效地提高管理的效率，最终达到事半功倍的管理效果。

三、总结

总而言之，以上论述已经深刻地阐明中职学校文书档案管理工作中出现的各种状况，同时针对这些问题的存在，提出相应的对策，在档案开发、搜集和整理过程中发挥着重大的优势，引导管理人员积极主动地学习和借鉴管理经验，利用以网络技术为主的现代化信息系统，构建文书档案管理的严密体系，让管理工作的各项制度更加健全和完善，提升管理人员的工作水平和素养，促使文书档案管理工作朝着更健康、更规范的方向发展，最终适应当前中职学校文书档案管理工作的发展需要。