医院人事档案管理的数字化实现过程

徐国辉

吉林省白城中医院 吉林白城 137000

医院人事档案管理主要是全面客观的认真记录医院员工个人的基本信息，主要包括影像、文字等等，方便医院对员工做出科学的人事管理。因此，实现医院人事档案管理数字化是医院人事档案管理的必然路径。

1 在医院人事档案管理中应用数字化的意义

1.1 提高管理水平

在医院人事档案管理中应用数字化，可以提高管理水平。相对于传统的医院人事档案管理方式而言，数字化档案管理中计算机运算速度相对较快，并且数据信息存储量较大。同时，在医院人事档案管理中应用数字化，能够在短期内给人事档案管理部门的工作人员提供更多的人事资料。结合实际情况能够得知，采用计算机技术可以录入和从查找相关的数据信息，可以减少因人工操作带来的偏差，缓解工作压力，提升工作质量。

1.2 提高档案信息的有效利用率

毋庸置疑，在医院人事档案管理中，医院的生存与发展容易受到资源完整性的影响。并且医院的人事档案管理部门还要不断为医院提供详细的数据信息，以便于有关部门进行学习和借鉴。若采取传统的档案管理手段，这样在查阅数据资料时就会花费大量的时间、人力和物理。然而采用数字化人事档案管理方式，可以在短期内通过关键词找到所需的资料，进而在最大限度上提升人事档案管理的有效利用率。

2 当前医院人事管理存在的主要问题

2.1 管理体制缺乏创新性

就医院的性质来讲，其本质上是一类知识技术高度密集和人才集中的单位。最近几年，医疗事业和人事体制改革的进一步深化，采用的聘用合同制度已经成为依照招聘选人的关键制度依据[1]。但是因为受到家庭以及生活等因素的影响，一般所选拔的人才在尚未达到合同日期前就向上级部门提交辞职申请书，进而提高人才的流动性，导致医院人事档案管理存在较大的难度。除此之外，医院卫生人事体制的不断改革，使得医院构建了完善的绩效评估考核体系，而且将最终绩效考核结果和医院员工的工资存在密切的联系，进而造成有些医院应聘者出现错误的思想，认为医疗技术是至关重要的，而档案管理是可有可无的，觉得档案对自身在部门或者医疗的发展没有任何影响，而只有具备较高的专业技能和实际工作成效，才可以有一个光明的发展前途，进而将记录自身工作履历的人事管理转换为死档。如果人事上发生变动，医院就无法弥补档案的缺陷，使得档案管理工作进度存在一定的滞后性。

2.2 管理者的管理意识薄弱

当前，传统的医院人事档案管理的管理者自身缺乏较强的管理意识，也不能准确意识到档案管理的重要性，对专业的档案管理概念是不清楚的，并没有收到专业的技能培训和专业培训。例如：在档案管理方面，管理人员档案资源开发力度不够，难以达到档案的完整性，而档案管理仍旧一味的停工留在人工操作整理方面，档案信息保存上是非常有限的，甚至有些医院人事档案管理人员片面的觉得医院人事档案管理不需要详细的记录和保存。这种人事档案管理者必定会影响医院的有效管理。

3 医院人事档案管理的数字化实现过程分析

3.1 构建人事档案信息数据库

要想实现医院档案管理的数字化，首先必须需要成立一个人事档案信息数据库。能够利用云数据来存储相关的数据信息。为了可以从根本上实现总体的办公自主化，必须要在运输局的整体管理中应用HIS信息管理技术，而且还需要积极做好信息档案管理及纸质管理的互相交替。现如今，有些医院逐渐实现自动化档案管理，既可以运用云数据的存储效果，完成信息档案的备份，又可以在信息数据库中融入所有的纸质档案，这样数据信息不会因心痛的不断更新而导致数据丢失。在采集数据信息的图案时，应该先构建一个完整的信息目录，再运用办公系统中的Excel和word软件，对相关的资料信息进行处理，使档案数据信息更加的清楚化，对于各个信息文件的页数和分数，必须要与电子档案是全方面对应的，进而达到理想的设计效果。其次，应该做好信息系统交互界面的处理工作，其档案资料信息在经过前台处理后，通常是相当规范的。最后，后台系统的维护工作人员要在第一时间上传档信息，并且进行合理的维护，确保查阅人员能够迅速正确的查找到想要的数据信息，只有这样做才可以构建完善的人事档案信息数据库。

3.2 提升人事档案管理的现代化认识

提升医院人事档案管理者对档案管理工作现代化建设的认识，是是县医院人事档案管理数字化发展的基础。医院人事档案管理者必须要全面认识数字化档案管理优点的前提下，不断创新管理观念，在改革开放的新形势中集中所有的重点，通过构建医院人事改革体制和档案管理工作之间的关系，进一步强化档案管理的信息化和现代化的意识，最终得以实现档案管理数字化目标。对于医院来说，其也要正确认识到数字化人事档案管理对医院人才发展的重要作用，保证数字化人事档案管理系统建设的投入力度是足够的，而且通过积极组织培训课程及座谈会议，加强档案管理者的数字化档案管理技术与现代化思想，为建立合理的数字化管理模式创造良好的条件。

3.3 实时更新档案数据库

档案信息库并不是固定不变的，而是不断变化的，电子档案的信息化程度不断加大。因此，医院人事档案管理者必须要实时更新电子档案，增强档案资料的完整。档案数据库的更新功能是多层级的，可以由医院各个科室的负责人、内部用户、医院上级、下级用户和管理员进行适当的调用，将档案数据信息从各个系统接口输入，最终档案管理人员进行审核。因此，认识档案数据也要结合电子档案管理的实际需求，改善有关的功能，并且由管理者负责和软件系统开发商进行沟通，可以使档案系统更好地适应医院的管理模式[2]。

4 结语

总而言之，与企业人事档案管理相比之下，医院人事档案管理的数字化实现过程是较为复杂的，但是在整体操作中，必须要构建一个完善的数据库系统，提升人事档案管理的现代化认识，实时更新档案数据库，只有这样才可以实现医院人事档案管理的数字化和信息化，进而促使医院得到更好的发展。