浅析事业单位档案的规范化管理和优化策略

文/汤易 王莉雯 秦弋，湖南省有色地质勘查局二四七队

1 引言

事业单位档案真实地记录了本单位员工在工作的过程中存在的问题及解决策略，储存了本单位大量的历史资料，这对该单位未来的发展有很大好处。档案管理是事业单位业务工作的总称，是对档案本身的管理保护和对档案信息真实性的保证。档案的规范化管理内容包括整理、存储、识别、统计和利用。事业单位档案的规范化管理有利于档案管理工作的正常发展，是促进事业单位高效稳定发展的重要保障，是实现档案管理现代化的重要内容(即利用互联网计算机技术等新的科学技术，创新管理方法，重新审视档案管理，使档案管理工作更科学，更准确，更标准)。

2 事业单位档案规范化管理的内容

2.1 事业单位档案收集工作的规范化管理

规范事业单位档案的收集工作是事业单位档案规范化管理的首要任务。档案的收集质量直接影响档案的编排质量。因此，做好档案的收集工作需要各部门的配合。在档案的收集阶段，首先与各个部门的相关人员进行沟通，达成共识，明确档案收集工作的过程和内容，严格按照本单位档案归档的管理制度以及档案收集的范围和保管期限要求，督促相关部门的工作人员收集整理好该部门工作中产生的有价值的文件材料，如员工的人事材料、职称材料、培训材料等，并确保所收集材料的完整性，然后交由档案部门整理入卷，再由档案部门定期交给档案管理人员分类保存。档案收集工作的规范化管理，为档案规范化管理的各个方面打下良好的基础，有利于档案管理工作的顺利开展。

2.2 事业单位档案整理工作的规范化管理

档案整理工作是通过分类、组合、编纂等手段，使档案内容更加有序、清晰、规范。不规范、不清晰、无序的档案管理，无法清晰体现出档案内容，影响了事业单位员工对档案文件的利用程度，使之实际利用价值无法充分体现，并且可能会影响到事业单位后续工作的开展。因此，为实现事业单位档案整理工作的规范化管理，需要进一步的检验档案收集材料的质量，根据其实际的价值排序，再对档案进行系统的整理和编目工作。做好事业单位档案管理工作，有利于机关事业单位的后续访问，提高各类档案资料的利用率，从而使得事业单位的良性发展更进一步。

2.3 事业单位档案鉴定工作的规范化管理

档案的鉴定工作主要是从档案的实际利用价值出发，根据档案的实际利用价值大小，确定档案的分类和存储期限。随着事业单位档案数量不断增加，没有价值或价值较低的文件到了存储期限，应该及时销毁。档案的价值取决于是否能促进本单位的持续健康发展和是否还存在利用价值。因此，对事业单位档案鉴别工作的规范化管理是档案管理工作中最复杂、工程量最大的工作阶段，也是档案管理工作的重中之重。

2.4 事业单位档案保管工作的规范化管理

档案保管质量的高低直接决定了档案管理水平。做好档案保管工作，首先需要与档案管理的其他部门紧密配合，尤其在档案工作的收集、整理和鉴定环节中，需注意对档案资料的保护；其次，收进、移出档案资料时必须认真清点，严格履行交接手续；再者，随着气候的变化，要做好库房的密闭、清洁，除湿、除尘工作，落实“十防”措施，即防霉、防鼠、防虫、防尘、防晒、防盗、防潮、防有害气体、防水、防火等；最后，保管档案时，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，使档案排列有序，便于查找。规范档案管理工作，有利于提高档案利用率，有效的存储将提高档案的价值，以促进事业单位健康发展。

3 事业单位档案规范化管理存在的问题

3.1 档案管理意识薄弱

事业单位属于我国政府部门的附属部门，主要负责我国的公共事业项目建设。因为事业单位的每个部门都有很多文件，工作人员的工作量大，从而忽视了档案的管理，使得一些重要资料未及时收集整理归档，可能导致事业单位的发展受到一定阻碍。

3.2 档案管理人员的专业能力和专业性相对较低

由于事业单位工作量较大，人手不足，档案管理工作往往由其他工作人员兼任，因此其往往对档案管理工作投入精力不足，且一些事业单位忽视了对档案管理人员的专业能力培训，使得档案管理人员的专业知识掌握不充分，甚至有些工作人员不清楚如何分辨有价值的文件和材料，对文件分类的标准一知半解。部分工作人员对档案管理的认识不足，认为档案管理是把档案放进档案室，不让档案受损就行。由此可见，一些管理人员没有责任感、缺乏责任意识，工作懈怠，不认真履行管理职责，没有做好档案资料的保护工作，使档案资料受潮、发霉，价值大大降低。

就其职业素养而言，部分事业单位档案管理工作人员的综合素质和职业素养不高，对档案的价值判断不明确，导致档案无序结构混乱。不严格履行管理义务如交接手续，除尘除湿，不定期检查库存档案，导致库存档案数目不明，交接混乱。

3.3 档案管理流程不规范

没有规矩不成方圆，部分事业单位只是简单地对资料进行收集、整理，就移交给档案部门，不能保证资料的实质性价值和资料的完整性，加大了档案管理人员的工作负担。工作难度提升，就容易出现工作纰漏。有些事业单位没有严格执行档案存储工作，档案移交随意，移交手续混乱，导致重要档案的丢失，失真。

3.4 档案管理手段落后

在信息高速发展的今天，由于一些事业单位对档案管理工作的重视程度不高，使得一些事业单位仍只以纸质版保存档案，事业单

位档案数字化建设相对落后，档案信息化管理水平较低。纸质文件极易潮湿、发霉，发霉后纸张字迹模糊，辨识度不高，加大了管理人员的工作难度和工作任务量，且还原后还需要对档案内容的真实性进行鉴定，过程繁琐复杂；纸质档案存放时间如果过长，纸张还容易发黄，变脆。另外，如果档案室发生火灾，档案资料也将不复存在。

4 事业单位档案规范化管理的优化策略

4.1 加强档案管理人员的培训

加强机构档案管理人员的培训，培养档案管理人员的责任感、使命感和高度保密性。这样不仅可以提高档案管理人员的专业能力，而且可以提高档案管理人员在处理突发问题时的灵活性，及时应对在档案管理中出现的各种意外情况，提高了档案管理的效率，在一定程度上也提高了档案的利用价值。

4.2 建立健全事业单位档案的监督机制和管理制度

就其监督机制而言，建立健全的事业单位档案管理监督机制，有利于保护档案，确保档案的完整性和准确性，并且能够约束一些不符合规定的行为举止，如更改档案上的信息，造成档案的失真等。一个健全的档案管理制度，能够使得档案管理的效率大大增加。要制定适合本单位的档案管理制度，先要建立档案管理的基本框架，如档案管理制度、档案保密制度、档案借阅制度等，严格按照制度收集、整理、鉴定、保管档案。这样，责任的划分和界定更准确，也使得档案的分类保管和使用日趋规范化、条理化。

4.3 加强软硬件设施建设

在信息技术高速发展的今天，事业单位档案管理应利用互联网计算机等先进技术，并引入一些先进的专业设备，如：打印机、扫描仪、电脑、装订机等或运用一些管理软件做成电子档案，减少储存空间。并且采用科学化数字化的管理方式，使档案管理工作便于分类和排序，从而节省大量时间和工作量，避免出错和文件的丢失。

5 总结

事业单位档案规范化管理，对事业单位档案管理工作起着十分重要的作用。实现事业单位档案的规范化管理，有利于提高单位的工作效率和质量，保证事业单位档案管理健康有序发展。因此，这就要求事业单位的相关工作人员在重视自身内部素质建设的基础上，加强档案管理的外部环境。