大数据时代高校人事档案信息化建设研究

文/张海秀，哈尔滨学院

人事档案记录着高校教职工的个人经历和社会实践，可以反映出个人的思想品德、工作能力和业绩，对人才的选拔具有重要的指导意义，其信息化建设包括电子档案管理制度建设和充分发挥其在管理中的作用两个方面。

1 大数据时代人事档案管理面临的挑战

当前，信息收集、整理和保存是人事档案管理常见模式和内容。大数据时代和国家人事制度的深化发展，对人事档案管理的收集、管理和利用等环节建设提出了新的要求。大数据人事档案信息管理系统，主要包括：大数据信息管理平台、数字化数据（含信息化采集）、大数据交换和开放式（或办开放式）应用平台。

1.1 人事档案信息分类面临的挑战

大数据和“云计算”信息管理，对信息分类，要求标准定制前提下的信息模块化，信息量越大越好，才能体现出对数字化信息的高效优势、分析优势和利用优势。依据信息管理系统数据统计与分析、管理模块、数据库以及信息采集软件的数据格式，对信息的数字化、信息化格式及归类模块划分提出了定制要求。传统的条目式或概要性表格内容和形式都需修改和完善，以适应大数据信息管理的要求。

1.2 人事档案开放与服务面临的挑战

大数据时代，开放式档案管理、多层面远程时时浏览和数据分析与备份等是发挥和体现人事档案服务与利用效能的表现形式。我国人事档案“集中统一，归口管理”原则、纸质借阅管理和低效利用价值“静态档案”存档模式，严重限制了效能的发挥，在观念、管理模式和技术实现等方面面临着挑战。当然，开放式档案管理面临安全保密方面的挑战。

1.3 人事档案管理面临的挑战

在大数据时代，档案管理采取的是对数字化大数据信息高速定量分析处理形式，以数据库、计算机管理系统、云平台存储，高效计算和分析信息数据；对管理人员知识结构、数字化信息搜集和分类及存储、信息的开放式浏览等信息化管理、技术实现手段等提出了新的要求，对传统人工、半人工“收、发、借”管理模式和纸质与简单电子化为主的信息存储方式提出了挑战。

2 高校人事档案管理信息化的着力点

2.1 整理基础材料，抓好数据库建设

高校人事档案信息化建设不能一墩而就，必须循序渐进，稳步推进。信息化建设的基础在于准确可靠的原始数据，这就要求档案管理工作人员在收集整理材料时要认真负责，严格审核与鉴别材料的真伪。确定了信息的准确性之后，要以部门为单位建立基础数据库，并录人每个人员的基本信息，包括编号、姓名、性别、民族、籍贯、出生日期、政治面貌、学历信息、职称等。

2.2 提高管档人员业务水平，强化科学管理手段

在高校人事档案管理建设中，档案管理人员的业务水平和素质也是一项重要因素之一，人事档案管理工作需要专业知识过硬”技术水平高”安全可靠的档案管理人员，因此管理者不仅要有丰富的专业技能知识，而且还要具有良好的思想政治素质，能够运用现代信息化技术促进人事档案管理，因此需要不断加强这些管理人员对人事档案管理业务知识的培训，提高档案管理人员的业务水平和整体素质，同时积极引进一些档案管理人才和网络信息人才，提高人事档案信息管理的整体质量和水平。高素质的管理人才和科学的管理方法是高校人事档案信息化的关键。

3 高校人事档案信息化建设中的对策

3.1 实现人事信息与档案管理系统融合

将高校人事档案与人事信息管理两个系统开展无缝融合，可以使两套系统形成优势互补。两套系统可以实现单点登录，人事档案管理系统的用户权限可以在登录人事信息系统后，立刻完成分配。人事档案管理系统可以查阅人事基础信息，并可执行档案接收、借阅等管理方面业务。通过与人事信息管理的无缝融合，可实现人事报表打印、人员分析统计、数据接收等应用功能。通过两个系统的融合，可以保持档案和人事信息管理系统内容一致，提升管理人员水平和效率。

3.2 人事档案管理系统运行安全性

系统安全是人事档案管理系统安全防护最重要的关卡，在系统登录方面，高校可以根据实际应用的需求，通过建立规范化的身份标识和绑定的密码对登录的用户进行认证，同时采用等级或密级设定对查询或调阅权限进行分配；在资源访问方面，通过对文件加载数字水印或采用数字版权保护技术，保证文件内容不被恶意篡改，为电子文档提供的安全保护；在日志管理方面，通过对用户访问、读写、存取干部人事档案信息的时间、终端用户、终端计算机信息、访问类型、访问内容、访问结果等操作信息形成日志记录，及时发现系统安全隐患以及非法操作。

3.3 实现档案管理人员队伍的知识化、专业化

高校拥有一支专业化和高知识的专业化档案管理队伍，是档案信息化建设的基础条件。队伍建设重点在于管理人员培养，包括个人政治和业务素质。政治素质方面，通过定期召开会议或交流活动，提高其思想觉悟。业务能力方面，档案管理的上级主管部门应大力鼓励或支持相关研讨会或技术培训会，提升自身能力。另外，在队伍梯队建设方面，要关注或积极培养成具有计算机、应用信息化、档案管理等基础的复合型人才。