加强轨道交通工程档案现场管理的实践与思考

文/陈瑶，重庆市轨道交通设计研究院有限责任公司

1 轨道交通工程档案管理特点分析

在轨道交通工程各类参建单位中，咨询服务单位和勘查、设计单位形成的文件材料类型比较统一，管理相对容易。而施工和监理单位的档案管理与前几类单位相比，难度要大得多，具体表现在：（1）施工、监理单位文件材料来源广、种类多、数量大。如施工单位形成的文件材料；监理单位形成的文件材料有施工管理资料、安全控制资料、质量控制资料、进度控制资料、造价控制资料、验收资料等。（2）施工、监理人员能力、素质参差不齐，各单位对档案工作重视程度差异较大。加上现阶段施工、监理单位人员流动程度较勘查、设计单位更大，档案人员变动愈加频繁，导致各施工、监理单位档案管理水平波动很大。（3）施工、监理现场办公环境和办公条件相对恶劣，档案保管条件较差，导致文件材料原始质量容易受影响。四是大型项目分标段数量庞大，分布面积大。

2 各参建方轨道交通工程档案管理的职责

2.1 项目工程建设单位

轨道交通工程的建设单位主要负责管理项目工程在前期准备阶段的文件、竣工时的决算文件，以及汇总整个工程项目档案，并加以排序，建设方需安排专人对这些档案文件进行收集归档。当参建方就轨道交通工程签订相关合同时，建设方要针对工程档案的编制责任、数量、移交时间等内容，提出切合实际的明确要求，并监督各参建单位的档案建立情况，对于立卷工作不完善的单位，建设单位应予以指导。此外，轨道交通工程竣工后，已通过质监部门验收的，建设单位需与建设地的城建档案馆沟通，进行工程档案的预验收。

2.2 项目工程监理单位

轨道交通工程监理单位主要负责管理相关监理资料，同时安排专人负责资料的收集、整理、归档工作。对于监理范围内参建单位的档案建立情况，监理单位应担负起监督、检查的职能，同时做好自身负责的监理文件的组卷工作。当轨道交通工程正式投入施工后，监理单位需监督、检查施工档案的建档、整理和归档情况，避免施工资料缺失、有误等现象的出现。工程竣工验收后，监理单位应将监理文件转交建设单位归档。

2.3 项目工程施工单位

轨道交通工程施工过程中会产生大量的施工资料，这部分资料的管理工作由施工单位负责，为确保施工资料管理的高效性，施工单位应建立施工档案管理责任制，将管理职责落实到具体的项目负责人或技术人员，并建立独立的档案室，由专职人员随时进行施工资料的收集整理，保证资料完整、真实、有效。若轨道交通工程项目实行承包制，则由各分包单位负责施工资料的整理和组卷，然后统一交由总承包单位检查汇总，最终转交给建设单位。

3 加强轨道交通档案管理的方法

（1）工程档案管理体制、归口管理部门和档案人员的联系方式；（2）明确档案工作交底的对象。档案交底应该面向各参建单位，不仅针对施工项目部、监理部，还针对勘察、设计单位和第三方咨询单位；（3）要求各单位内部应建立工程档案管理组织架构。施工、监理项目部应指定一名领导（项目经理、副经理或总工）负责档案工作，按标段配备专职档案资料员，并保持人员相对稳定；（4）要求各参建单位参照建设单位的工程档案管理办法，并结合本单位合同工作内容，建立本单位工程档案管理规章制度；（5）向各单位告知项目工程档案管理适的标准、规范和管理制度；（6）向各单位告知工程划分的依据和标准，下发规定资料编制统一格式的工程文件统一用表；（7）要求各单位建立档案室，配置档案工作设施、设备。建设过程中各类来往文件、技术文件，包括设计、施工、监理都应及时收集、制作目录清单，并装盒装柜、妥善保管；（8）向各单位告知文件归档套数要求，即分别向建设单位、市城建档案馆和运营单位提交一套竣工档案，同时还应提交一套符合进馆要求的电子档案（包括竣工图）。电子档案可以在纸质文件整理完成后扫描，并符合建设单位和市城建档案馆的要求。（9）向各单位告知文件材料归档时间要求，即在单位工程验收后三个月内完成各单位工程文件的编制和移交归档工作。（10）告知各单位的结算支付管理办法，竣工文件的移交完成情况跟结算支付挂钩，不仅是施工、监理单位，包括勘察、设计单位的结算支付也跟工程档案工作有关。在每笔合同工程后期的结算支付时，合同管理部门都会征求档案管理部门的意见，档案管理部门具有一票否决权。（11）告知各单位档案工作的检查指导贯穿项目整个建设过程。档案管理部门既对各参建单位进行档案专项检查，还会参加集团组织的质量安全大检查，档案工作的检查情况也在全线全网质量安全检查通报中予以反映。

4 注意的事项

工地例会涉及建设单位各专业部门，交底内容繁多，留给档案部门的时间也十分有限。档案人员应该在会前充分做好准备，将各项要求形成系统化的PPT演示稿和文字材料，在会上演示PPT并在会后将文字材料发放到各单位相关人员手中，以提高宣贯的针对性和效果。档案人员应该熟悉各类工程文件内容，特别对各类型参建单位在以往工程文件、档案形成、管理方面存在的问题要心中有数，便于在会上强调重点并答疑解惑。

5 结语

轨道交通工程建设的复杂性使轨道交通工程监理管理工作面临众多问题，需要轨道交通工程监理单位制定明确的管理目标，建立起规范健全的管理模式，将施工管理计划落实到实处，并做好工程监理资料及后续服务工作。保证轨道交通工程的安全和质量，促进我国交通事业的发展，也间接促进了我国经济和社会的发展。