医院人事档案管理信息系统建设与应用探讨

文/张利军

医院人事档案管理信息系统建设与应用探讨

文/张利军

秦皇岛市第一医院

医院人事档案管理是一项非常重要的信息资源管理工作，它是医院人员个人经历和社会实践的重要记录，是其业务能力、工作表现、实战业绩等的重要反应，也是重要的人事信息资源。重视和加强医院人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，是促进医院人事制度改革，合理有效配置医院人力资源，促进医院卫生事业发展的重要举措，只有加强健全与完善医院人事档案信息管理系统，方能促进人事档案事业健康发展。

医院；人事；档案；管理；问题；探讨

1 医院人事档案管理的现状

目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变得难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：①查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。②档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。③归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。④管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。

2 医院人事档案的作用和价值

加强医院人事档案信息化建设，是医疗事业管理及办公规范化、标准化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，使人事档案管理从电子人事档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到电子人事档案的利用等工作流程全部是通过自动化工作平台完成，使人事档案管理工作由传统的人工化向自动化、智能化转变，这样大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，提高档案的现代化管理水平。人事档案的管理和利用方式这种质的改变是信息化的需要。

2.1 建立电子文档归档制度

通过建立以现有档案管理人员为主，多科室协作的电子文档归档制度，通过组织业务学习和相关的技术培训，使档案工作者掌握一定的信息管理自动化的基本知识，能够独立承担起电子文档归档工作的这一重任。医院电子文档涉及的问题比较广泛，仅靠档案科室一家很难完成，通过采取电子文档形成科室、档案科室、管理科室三结合的方法，共同协作来解决归档问题，实现了资源共享，相关的职能要相互渗透，取长补短，发挥各自的优势，在电子文档归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

2.2 实现档案管理的信息化、网络化

以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类，尽力争取人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员信息的查询、统计、整理、分析等，同时，计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据。从而使数字化管理系统有足够的信息基础。

2.3 建立人事档案管理信息系统，扩大人事档案信息内涵

在医院，影响人力资源需求的因素主要来自医院内部，有效的人事档案管理对分析医院内人力资源状况是否适应医院的改革与发展的要求有积极的作用。医院人事处以利于医院人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息的综合分析，为了适应新时期档案管理工作的要求，不断提高对人力资源的开发与管理水平，必须建立人事档案管理信息系统，实现个人基本信息的微机检索，不断扩大人事档案信息的内涵，以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才，才尽其用，进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

3 加强医院人事档案管理的措施

医院人事档案管理要适应新形势下医院发展的要求，加强人事档案管理，充分发挥医院人事档案的资源优势，为更好地为医院选拔和使用优秀卫生事业人才提供真实可靠的依据。

3.1 提高对医院人事档案管理的认识，增强管理意识

医院人事档案管理要立足于服务人事管理的基础之上，充分发挥人事档案管理工作的重要作用。提高档案管理全员的管理意识，不但需要领导者认识到人事档案是一个重要的信息资源，必须予以重视和加强，而且要档案管理人员认识到医院人事档案资料对医院的人事管理和医疗事业的发展具有重要意义，并应该尽职尽责。同时，医院普通职工也应该积极参与和支持人事档案的工作，主动为档案管理人员提供线索和材料，使得档案管理得以有序进行。

3.2 重点加强干部人事档案管理，合理有效利用人才资源

干部人事档案作为医院人事档案管理的重要组成部分，对其实现良好的管理具有重大意义。干部人事档案中真实地记录了一个人的从业经历、职业能力和品德，因此，它对各类人员的合理分配和人力资源的合理利用、优化医院部门结构调配等方面都有着重要的作用。可以说，干部人事档案不但可以维护干部本人的合法权益，而且也可以为医院开发人力资源提供宝贵的信息依据。加强干部人事档案管理，是实现有效利用医疗人才资源的强有力手段。

3.3 充分利用现代化技术进行医院人事档案的管理

要不断完善医院人事档案的现代化管理工作，就要积极采用现代化技术和设备，应用计算机管理软件，建立科学有效的人事档案存储和检索工具，更有效地实现人事档案资源的科学配置和利用。这样，既能保证医院在进行人才培养、干部聘任、晋升职称等方面实现科学化、公平化管理，做到人尽其才，而且能够为医院进行人事资源整体调配、充分发挥人事资源优势为医院快速发展提供坚实的人力资源支持。

3.4 努力提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员业务素质的好坏直接影响着医院人事档案管理工作的质量。因此，要努力提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有创造性、学习性的综合素质。档案管理人员必须不断更新业务知识，适应新形势的发展要求，提高人事档案管理业务水平，学习计算机应用等现代管理技术和管理理念，以适应知识经济时代医院人事档案管理工作的要求。