信息化档案管理发展现状与改革创新途径

文/曾旭辉



信息化档案管理发展现状与改革创新途径

文/曾旭辉

广东电网有限责任公司中山供电局

随着全球经济一体化的不断深化，现代信息化建设的发展也正一路高歌猛进，毫无疑义促进了我国各行各业逐步向着信息化方向进军，企业的档案管理信息化也自然而然迎头赶上。目前国内大部分企业或单位已经加大步伐对档案管理信息化的建设，同时把卓越先进的信息化技术应用于其中，不但使档案管理工作效率发生了质的变化，而且也为档案事业的长远发展埋下了坚实的基础。所以，探讨信息化档案管理发展现状与改革创新途径具有重要的现实意义。

档案管理；创新途径；安全保障

随着科学技术的日新月异，信息化技术的发展也蒸蒸日上，同时也为档案管理工作造就了史无前例的发展机遇，传统滞后的档案管理模式正在面临着全新的挑战。为了让企业或单位的档案管理工作适应新的形势发展，引入信息化管理新理念来推动档案管理工作的发展已是大势所势。

1 信息化档案管理中的发展现状

1. 1 管理模式相对滞后

虽然我国目前的信息化档案管理有所改观，但其中也存在诸多的问题与缺陷，甚至还有一些单位未能与时俱进，仍在运用传统守旧的信息化档案管理模式，创新意识缺乏。有部分工作人员在实际的档案管理工作中，难以实质性地解决一些细节问题，致使信息化档案管理的主导作用不能充分地体现出来。当今信息化建设的发展非常迅猛，同时为档案信息化管理造就了不可多得的有利条件，但因为缺少完善的规章制度与管理体系，再加上传统滞后的管理模式，促使其难以充分地适应于现代社会发展的需求。

1.2 网络技术存在风险

虽然信息化档案管理模式科学先进，众所周知它具有独特的魅力，但也存在一定的网络风险，而产生不安全的风险因素主要存在于档案进行网络化管理的过程当中。在信息化档案管理中，尽管一些风险因素属于阶段性发生，然而随着互联网信息技术的日趋成熟，有部分非法人员为了谋取利益满足私欲，经常会窥探和盗取一些企业中的机密文件，不但使企业蒙受重大的经济亏损，而且也直接影响到我国档案事业的长足发展。实际上很多人都十分清楚，网络传输方式本来就存在着一定的安全隐患，信息传输在网络中全部都是经过多层网站分段最终传送到终点。任何一个中介站点在此过程当中都能够进行读取、拦截信息，甚至破坏它。除此之外，因为现代网络应用技术的发展与日中天，新型技术尤如雨后春笋般涌现出来，加上缺乏一定的安全技术自身的防范，如果病毒一旦侵入，整个系统势必出现瘫痪状态。

2 信息化档案管理改革创新途径

基于以上相关的探讨，看到档案信息化管理中的不足之处，对其进行改革创新已是迫不及待。怎样改革创新，促使其适应现代信息化条件下档案管理工作的需求，相信是每个档案管理工作人员所要面临的一大挑战。如下是笔者关于信息化档案管理改革创新途径的建议：

2.1 不断创新档案管理模式

自从我国改革开放至今，各行各业的发展红红火火，无疑使企业单位档案信息的数据与日俱增中，若是沿用传统滞后的档案管理模式，是难以适应目前社会发展的要求。所以，作为一名档案管理领导者，应当紧跟时代脉博，积极建议企业单位使用先进的技术设备，使档案管理工作实现信息化与数字化，不断推动社会经济的稳定发展。积极推动企业单位档案管理模式的转变，推进档案管理以滞后的手动操作为主全面向科学先进技术的管理手段过渡。

而作为档案管理工作人员，不可只留恋于纸质档案的状况，只着重于具体的档案实体管理工作，应当与时俱进积极将具体需求与信息化要求互为结合，不断改变传统滞后的管理模式，逐步实现档案管理信息化与电子化，从而能够使人事档案管理迎接无纸新时代。

2.2 积极更新办公设备软硬件

为了使档案管理信息化得以实现，需要积极更新办公设备软硬件。

档案管理工作是否表现更加出色，有赖于科学先进的办公设备软件与硬件支撑。因此，在软件方面我们需要选择更加切实有效的信息档案管理软件，档案管理人员应当定期对管理软件进行更新升级，尽量使其更加适应信息化的发展需求。在办公硬件方面主要是电脑的使用与维护，工作人员若是发现电脑本身有问题，可提前将档案资料复制到移动硬盘内，或同步保存到网络U盘中，以防患于未然。然后安排电脑技术人员进行维护，实在难以维修只能更换新电脑。

此外，正确选择与办公自动化系统相容的档案信息化系统软件，使档案信息可以实现自动完成登记、汇编与补充等工作。能够创建与之相适应的管理平台，而且不同科室的管理人员也完全可以安全登录相应的用户名后进入档案信息系统，在调用档案信息数据中运用自如，这样既能够为档案信息的使用造就便利性，而且有效提高档案信息的使用率。

2.3 档案信息化管理安全保障

由于当下网络技术存在一定的风险，为防患于未然，作为信息化档案管理工作人员需要遵循“严格管控、防治结合”的原则，全面实施强化安全防范过程。档案管理领导人需制定与之相适应的安全管理制度，使档案管理工作人员的安全防范意识得到有效提高，不断增强他们的安全防护能力，尽忠职守将档案信息化安全的首道屏障保护好。

管理人员平时要重视软硬件的安全管理，切实落实好身份认证、数据备份、防火墙等安全防护规则。还应当按期经由相应的管理平台以所上传的数据对当前设备运行的状态加以掌握，采用科学的计算方式对各项统计数据进行分析，使分析结果更为精准与客观。

除此之外，管理人员在强化软硬件的日常维护当中，一定要做好保护、备份与更新档案数据等重要工作，确保软硬件安全稳定地运行，使档案信息化管理的安全隐患消除于萌芽状态中。

3 结束语

档案作为实现分类保存的文件与材料的功能，是人类社会发展的结晶物，它已经成为信息家族当中的重要角色。随着现代信息化的飞速发展，为当今档案管理工作造就了不可多得的机遇，同时也面临着全新的挑战。尽管在信息化条件下的档案管理工作中存在诸多的问题，但是只要敢正视面临的问题，对档案信息化管理工作的重要性有所充分认识，积极采取新途径进行有效改良，相信一定能够为档案事业迈向更加广阔的发展空间。

[1]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010（09）.

[2]孙红民，周微.档案管理主体的构成要素[J].河南科技，2013（10）.