基于制度化和信息化的采购风险管理模型

2018-12-10 09:08陈坚
科技经济市场 2018年9期
关键词:激励

陈坚

摘 要:伴随着中国改革开放40年,中国企业的管理水平也是与时俱进,博采众长,从西方和日本等发达经济体身上学到很多,比如汽车企业从日本学习精益管理,从德国学习工业4.0,并从中吸收优秀的信息化工具和法制化思想,不懈地为“中国工业2025”的实现加足马力。本文立足于企业管理的制度化、信息化和人性分析,并结合国内大中型汽车企业采购管理的实战经验,论述如何对制造企业的采购风险进行管控。

关键词:供应商全生命周期管理;SAP系统;激励

0 前言

当前社会已在大力提倡法制,企业管理也应是以制度为基础,建立风险管控机制。采购作为企业成本控制的核心部门,也是企业创造利润的重要来源部门,更需要有坚实的管理制度和信息系統为基石,规避过于主观、过于灵活的人为操作带来的弊病和

风险。

本人从事过东南沿海的两家汽车企业,第一家是中外合资的乘用车企业,采用的是日资企业的精益生产模型,采购业务管理非常规范和精细。当前服务的是一家自主品牌客车企业,属于商用车板块,这家企业采购管理在10年前还属于粗放型,在经过10多年的持续改进后,逐步建立起一套优秀的采购管理制度架构,有树干,也有枝叶,形成了一套有效的闭环管理机制。从供应商准入到退出,从招标到合同签订,都有严格的管理制度。

1 采购制度化

本文重点介绍当前雇主的已然成熟的采购两大制度,分别是供应商制度和价格制度,这两方面是所有零件最重要的供应链因素:

1.1 《供应商全生命周期管理制度》。此制度制定了严谨的准入和淘汰规则。

1.1.1 为什么要选择新供应商。必须要有需求管理思维,比如原供应商产品质量出现了重大问题,售后抱怨非常严重,短期无法得到改善;或者是原供应商产品满足不了新车型的功能要求等,从而避免因为个人因素随意更换供应商。

1.1.2 如何选择新供应商。不允许采购工程师私自决定供应商,需要经过招标等公平、公开方式进行评估和选择,当然,在评价的过程中,不仅仅考虑价格因素,还要综合考虑质量、技术、交付、售后等供应链多方面因素,要有一套全方位的评分规则,最终通过决策机构进行决策(比如采购决策小组、外包会议等)。

1.1.3 如何认证新供应商。供应商资质的审查是非常严格,需要通过一套严密的评价办法进行评估,也就是供应商认证工作。此项工作不应该是某个人或某个部门决定,而应该是多个部门依据规则共同审核。

1.1.4 如何验证新供应商产品。汽车安全非常重要,不允许随意更换零部件供应商,如果确有必要更换,不仅要经过实验室的测试,还需要经过售后耐久验证。为降低风险,允许先试装1套,再进行批量验证,并确保符合国家相关法规。

1.1.5 供应商如何日常管理。要使企业零部件品质持续进步,并具备价格竞争力,日常必须对其供应商进行有效管理,包括工程监察、绩效考评等。要学会采用四象限原则对供应商进行分类管理,包括区分战略供应商、瓶颈供应商、一般供应商、杠杆供应商,并匹配相应的采购策略。

1.1.6 供应商退出。若供应商已经无法与企业共同进步,必将面临淘汰退出,但为了控制退出后的售后配件供应的风险,务必保留相对合理的履约保证金在企业,直至产品周期结束。

1.2 价格管理制度。成本是企业的核心竞争力之一,为了有效控制企业成本,提高利润,降低违规风险,需要制定严谨的决策机制。

1.2.1 如何让获得的价格合理。应建立《采购物资招标管理制度》,让招标作为企业决定价格的主要手段,至少要适用到杠杆物料上,保证绝大部分产品的价格是符合市场行情,并具备竞争力。

1.2.2 如何提高定价效率。为了降低价格管理难度,提高效率,针对大量标准化的零件产品,要分析出合理的价格模型,要建立《采购物资定价规则管理制度》,让价格管理做到有章可循,也是为前期招标和后期同类产品定价奠定基础,避免供应商利用零件设计变更的机会,变相涨价,损害公司利益。

通过上述两大方面制度,很大程度上已经稳固了采购运营的核心业务,并朝着规范的道路行进。

2 采购信息化

采购制度是对采购行为的约束,但光有规则还是不够的,在具体执行层面,如果还是延续传统的纸质审批,难免存在不透明、难追溯的风险,从而迫切地需要实现采购流程的信息化,建立起一整套全程可视、可查、可溯的采购系统。

在目前所服务的公司,我和我的团队,从零开始,搭建起一整套与制度匹配、高效的信息系统,本文重点介绍三个模块:

2.1 采用国产EKP办公系统,实现全生命周期的供应商管理和价格管理,包括供应商推荐流程、潜在供应商认证流程、招标流程、供应商试装流程、供应商选择结果应用流程、份额调整流程、新品定价审批流程、价格调整审批流程等,各种流程界面如下截图:

2.2 采用德国SAP系统与EKP系统交互,实现采购订单的审批和发布,便于供应商可以随时随地在EKP门户查看订单需求,为了更加便捷,还可以与手机进行交互,流程界面截图如下:

管控,也为采购风险筑起了一道道防火墙,避免过多人为操作带来的廉洁问题发生,但是再好的制度也会有瑕疵,再好的流程也会有失误,所以在”防”的基础上,还要配套相应的监督机制。在当前企业,我们设置了专门的监督岗位,制定了稽查制度,每年展开采购大检查,对近年的所有采购业务和流程进行全面盘查,及时纠正错误,对故意犯错进行处罚,对主动发现别人错误进行奖励,做到有奖有惩,奖罚分明。

2.3 采用“简道云”项目管理软件(阿里巴巴集团下属企业开发),针对一些非审批类的采购项目进行信息化管理,避免遗漏和计划性的缺失等问题发现,管理界面如下截图:

当然,再优秀的制度和系统都应该是以人为本的,要做到采购真正零风险,光靠制度和系统是不够的,企业管理者更需要从人性出发,制定采购激励机制,实现真正意义的高薪养廉,建设一支过硬的、优秀的采购团队,将更好的管理思想传承下去。

参考文献:

[1]刘宝红. 采购与供应链管理.机械工业出版社, 2015.

[2]周云. 采购成本控制与供应商管理.机械工业出版社,2014.

[3]肖书和. 采购管理规范化.机械工业出版社, 2015.

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