大数据时代背景下高校人事档案的信息化建设

亢云洁

【摘 要】人事档案是高校人事管理部门进行人力资源管理、进行师资队伍建设的重要载体。大数据时代对高校传统人事档案管理提出新的要求。作者首先阐述人事档案和大数据的概念，其次分析人事档案对高校发展的意义及高校人事档案管理的现状，并在此基础上提出具有大数据特色的高校人事档案价值挖掘和有效利用等信息化建设策略，以提升我国高校人事档案的信息化建设水平。

【关键词】人事档案；高校；大数据；信息化建设；策略

中图分类号： G270.7；G647.24 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）21-0125-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.055

【Abstract】Personnel archives are important parts in human resource mangment and building of teaching staff for personnel mangment department of universities. High requirements are proposed for conventional personnel archives mangment of universities in the big data era. In this paper， the author states the concepts of personnel archives and big data and analysis the effects of personnel archives on the development of universities. Then， the current situation of personnel mangment of university is briefly summarized. Finally， the effective exploration of personnel archives and information construction strategy are proposed based on the big data era in order to improve the information construction level of personnel archives of universities.

【Key words】Personnel archives；Universities；Big data； Information construction； Strategy

隨着大数据时代的到来，信息成为最有价值的资源之一。高校档案馆本身馆藏的大量原始资料和丰富的传统档案管理经验，加之科研能力的天然优，成为大数据时代的“资本拥有者”，如何让这些资本发挥其本身的价值，成为高校档案馆首当其冲的任务。

1 人事档案和大数据

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的、以个人姓名为特征组成专卷，真实记录个人人生轨迹的文件资料，是具有法律效力的凭证和依据[1]。人事档案具有真实性、准确性、动态性和机密性等特点。

“大数据”是指无法在一定时间内用传统数据软件工具对其内容进行采集、存储、管理和分析的数据集合[2]。大数据具备数据量大、数据种类多、数据价值密度低和数据处理速度快的特点。

2 人事档案信息化建设在高校发展中的意义

高校作为智力密集型的教学科研单位，吸引和管理人才是高校人事管理工作的重中之重，人事档案信息化无疑是促进高校可持续发展、提高高校综合竞争力最直接有效的抓手。

首先，为学校建立高水平师资队伍指明方向。通过对人事档案信息的收集和数字化管理，建立完善的“大人事档案数据库”，实现人事档案信息资源整合，一方面可以直观地了解本校师资队伍的性别比例、年龄结构、专业结构、学历层次、职称层次等基础数据；另一方面为各职能部门对教师进行任务分配、考核奖惩等提供重要依据，为人事管理部门进行师资队伍建设指明方向。

其次，是学校正确选拔人才、科学任用干部的重要依据。人事档案准确记录了教师个人的学习工作经历，真实反映了教师的德勤功绩等综合素质水平，这些重要的信息资源一方面为人事管理部门正确选拔教学科研人才提供依据，另一方面为组织管理部门科学任用干部发挥充分的辅助作用。

3 大数据时代背景下高校人事档案管理的现状

在大数据时代，高校人事档案的信息远远没有发挥出应有的价值。面对大数据的冲击，高校人事档案的现状令人堪忧：

3.1 观念层面重视不够

过去，人事档案被简单定义为政治时代个人功过的记录，没有历史价值和现实意义；人事档案管理的工作性质是“你交我收”、“你要我找”，没有技术含量，更谈不上人事档案背后潜在价值的开发。

3.2 信息化管理水平较低

受传统档案观念的影响，目前高校人事档案的管理模式不仅费时费力，缺乏时效性，而且大量数据信息资源无法共享，使人事档案潜在的信息价值并未发挥出来。

3.3 队伍、平台建设滞后

目前虽然部分高校开始尝试档案信息化建设，但在资金不足、专业技术人员缺乏的尴尬情况下，信息技术的优势难以在人事档案管理中彰显出来。

4 大数据时代背景下人事档案信息化建设的策略

信息专家涂子沛在著作《大数据》中指出：“大数据”之“大”，并不仅仅指“容量大”，更大的意义在于通过对海量数据的交换、整合和分析，发现新的知识，创造新的价值，带来“大知识”、“大科技”、“大利润”和“大发展”[3]。因此，大数据时代的竞争力不在于谁拥有或掌握了庞大的数据信息，而在于谁能够对这些含有不同价值和意义的海量数据进行挖掘、专业化处理和运用。

4.1 转变传统观念，提升人事档案信息化意识

大数据带给档案工作最大的影响是思维理念的冲击。因此，首先要转变传统观念，引导群众重视人事档案，正确认识人事档案管理，充分利用互联网信息资源，建设大人事档案数据库，运用数字手段，挖掘大数据的潜在价值，实现人事资源优势最大限度的开发，充分发挥契合社会发展趋势的人才培养、科学研究、服务社会等功能。

4.2 以基础材料为依托，建设大人事档案数据库

完备的人事档案数据库是人事档案信息化必要的基础性建设。因此，建立科学、高效的 “大人事档案数据库”，才有可能为人力资源管理提供数据分析和趋势预测。

第一，依据现有人事档案信息的分类标准，将学校所有人员的履历、职称等基本信息全面收录至人事档案信息系统，无需保密的信息可允许教职工通过一定程序进行核实和如实补充；

第二，通过与校内办公系统等其它管理子系统建立数据接口，实时收集教职工的日常工作数据和经各职能部门审核过的权威数据，应包括日常考勤、工作量完成情况，参加培训、会议、竞赛情况，教学、科研、业绩成果与获奖情况，还应包括教师的评价情况（领导、同事、学生评价）以及教师深入企事业单位（如借调、挂职等）、服务社会（如精准扶贫期间驻村）的实践情况等；

第三，充分发挥互联网优势，拓宽原始数据的来源与类型，主动收集教职工的社会关系、身体健康状况、银行个人信用状况、违规犯罪记录等信息， 增加原始数据的“广度与厚度”，提高原始数据的丰富性与真实性，构建一个基于互联网时代的，以档案数字资源为主体，以文本、图片、音视频等为形式的“大人事档案数据库”，为人力资源管理提供数据分析和趋势预测。

4.3 運用大数据技术，挖掘人事档案信息的潜在价值

大数据时代背景下，人力资源管理的目标是在海量数据中进行深入分析和有效挖掘，充分利用具有潜在价值的信息，掌握隐藏在数据内部的规律，预测人力资源发展趋势。

就高校人事档案信息化建设而言，需要经过数据采集、数据整合、资源共享和开发利用几个阶段[4]。从具体操作层面来讲，可以建立一个分层次的数据平台，将前期收集到的大人事档案数据根据不同主题、来源、形式分类存放，一方面，对这些数据进行简单统计分析，实现检索的快速便捷，并能提供组合方式查询，满足不同检索需求；另一方面，可以对这些数据进行数字化加工整合，形成综合评判结果，实现与校内各职能部门的资源共享，将人事档案信息化在高校人事管理中的参考、预测和决策作用最大化地发挥出来。

4.4 推行推介式个性化的数字档案信息服务

《大数据时代》的作者维克托·迈尔·舍恩伯格认为，“大量的数据能够让传统行业更好地了解客户需求，提供个性化的服务。定制化服务的关键是数据”[3]。大数据时代，高校人事档案“你来我找”的被动服务方式将发生变革，不仅满足于利用大数据技术对档案信息进行制作、传播、转换和二次开发，而且要采集用户基本信息和需求信息，并对其进行数据分析及趋势预测，开展基于海量档案数据和先进技术分析的全息档案资源相关性研究，从而实现人事档案信息的被动利用向主动推介式个性化服务的转变。

4.5 网络安全和队伍建设是人事档案信息化建设的保障

人事档案完成信息化建设后，档案信息均可在网络系统进行申请检索和利用，其开放程度较高，数据风险较大，因此，网络安全成为人事档案信息化建设中不容忽视的问题，建立一套与之匹配的安全体系势在必行；同时，组建一支档案信息化的专业管理队伍，培养具备多种能力的复合型人才，才能满足高校人事档案信息化建设和事业发展的长远需求。

综上，高校人事档案信息化建设不仅是高校顺应社会发展，实现数字化校园的必然需求，也是档案事业顺应大数据时代发展的必然趋势。高校应多措并举，加强人事档案信息化建设，更好地发挥人事档案应有的价值，服务于高校决策与发展。

【参考文献】

[1]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济，2009，19（35）：143-146+148.

[2]朱珠.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机[J].人力资源管理，2017（06）：350-351.

[3]宁燕子.大数据对高校档案工作的影响分析及对策研究[J].科技视界，2015（01）：39-40.

[4]杨光.大数据时代高校人事档案信息化建设研究[J].人力资源管理，2017（04）：284-285.