如何在档案利用中做好档案宣传工作

徐莹

摘 要：档案利用是档案管理业务诸环节中的重要一环，做好档案利用工作，对于发挥档案的价值和作用具有重要意义。而档案宣传则是档案部门增强档案影响力，促进档案利用的重要途径。如何在档案利用中做好档案宣传工作，是档案部门和档案机构需要思考和实践的一个重要问题。鉴于此，本文是对如何在档案利用中做好档案宣传工作进行研究和分析，仅供参考。

关键词：档案利用；档案宣传

在新时期，机关单位要想充分发挥档案的价值和效能，使其更好地为本机关建设服务，同时确保不发生失泄密问题，就必须正确认识和处理档案利用与保密之间的关系。一方面，档案部门可以加强档案管理，强化保密意识和管理意识，积极做好档案保密工作；另一方面，档案部门还可以充分运用各种有效手段进行档案管理，并逐步建立健全档案管理监督机制。

1 档案宣传工作的必要性

1.1 增强档案工作影响，提高社会档案意识

社会档案意识是人们对档案和档案工作这一客观事物的反映和认识，是社会对档案和档案工作的认识和反映程度的整体观念。档案宣传是向人们传播档案、档案工作相关的知识等，从而影响人们行为的过程。通过定期与不定期的档案宣传工作，加深普通公众对档案工作的了解与认知，使档案越来越贴近公众，从而扩大档案工作影响，提高普通公众的档案意识。

1.2 为党和国家的中心工作提供支持

档案是对一个国家历史的真实记载，具有原始性和可靠性。因此，档案在社会的各项工作和活动中，发挥着凭证作用，是人类认识历史的重要依据。2008年拉萨“3·14”事件是由境内外“藏独”分裂势力策划煽动的严重毁坏社会秩序的事件。事件发生后，国家档案局利用档案，制作了5个专题网络视频，以铁的事实证明西藏从元代起就是中国的一部分，揭露各种分裂谎言。这凸显了档案的史实价值，为党和国家的中心工作提供了强有力的支持。

1.3 增强我国档案工作国际影响力，传播中华文化

1980年，我国正式向国际档案理事会提出申请，被接纳为甲类会员国。从此不断地参加国际档案理事会及其所属的有关专门委员会、地区分会的活动。1996年9月，在中国北京召开了第13届国际档案大会，进一步加强了我国档案工作的国际合作与交流。档案的文化属性从本质上看，体现出的是历史文化的真实。对历史档案等信息资源的开发利用，再通过一定的档案宣传工作的开展，既能共享档案信息资源，又能传播中华文化，有利于增强国人的文化自信。

2 在档案利用中做好档案宣传工作

2.1 因时、因事制宜，采取多种宣传方式

传统的档案宣传方式包括档案书籍与期刊、档案展览等，具有较强的权威性、专业性和导向性。如：1978年中国人民大学创办的《档案通讯》（现《档案学通讯》）。随着自媒体时代的到来，智能手机的普及，各档案部门和档案机构的工作人员与时俱进，借助于时效性强、受众范围广的微博、微信等平台，向公众传播与档案有关的信息工作有。如：《图情招聘》、《档案那些事》等微信公众号。不管是采用传统的宣传方式，还是采用现代的宣传方式，都应当因时、因事制宜，注重实效，切不可空洞的说教。

2.2 注重自身建设，提升宣传品质

决定档案宣传工作效果的关键在于档案部门的自身建设。无论是在传统媒体环境下，还是新媒体环境下，丰富的档案资源、高效率的档案工作、优质的服务态度本身就是最有效的宣传方式。因此，各档案部门和档案机构应注重自身建设，打造属于自已的品牌，形成“品牌效应”，使各档案部门和档案机构本身就能成为一张宣传自我的名片，做到自我宣传。加强自身建设，提升宣传品质，需要从以下几个方面入手：1）丰富并改善档案信息资源结构。巧妇难为无米之炊，丰富的馆藏量才是满足档案利用者利用需求的前提。因此，档案部门和档案机构应多渠道收集档案资料，扩大档案的接受范围和门类，形成一个种类齐全，结构合理的档案信息资源保障体系。2）改进档案利用的方式，编制档案利用手册。长期以来，我国主要是在档案阅览室开展档案利用工作的，大多为档案原件，这种“阵地”式的利用方式已经难以适应现代社会利用的需要。因此，档案部门和档案机构应大力改进和完善档案利用的方式，在档案利用中的过程中，要尽可能地使用计算机技术和现代缩微技术，以缩微复制品、复制件替代档案原件。一直以来，我国的档案部门和档案机构过分强调保密性，导致多数公众对档案和档案馆没有准确的认知，不知如何查找利用档案，档案意识水平偏低。因此，档案部门和档案机构应从普通公众的实际需要出发，编制开放档案目录，并将开放档案目录编印出版，便于公众熟悉。除此之外，馆藏单位还应将本单位所收录的各种类型的档案告知公众，便于公众利用。有些普通公众并没有档案利用的经历，出于一种猎奇的心理，走进了馆藏单位。对于这些没有档案利用经历的潜在顾客，档案部门和档案机构可根据以往档案用户的查档经历，把那些使用频率较高的档案编制成档案目录并打印出版，从而引导公众用好档案。

2.3 增强档案宣传的持久性

档案宣传工作并非一朝一夕的事，切不可采取突击式的、阶段性的宣传方式，需要循序渐进地开展，利用线上线下的方式，做到持续性的宣传。例如在一些文化中心、体育场、公园、旅游景点等公共娱乐、休闲场所举办巡回流動的宣传展览，让档案活动时时刻刻出现在公众面前。除此之外，档案部门和档案机构要做到对本单位档案网站的持续更新，切不可让档案网站成为了摆设。档案部门和档案机构还可开通本单位的微信公众号，以微信公众号的方式向公众推送档案信息，做到持续宣传。因此，只有做到连续的宣传，才能够获得预期的效果，让更多的社会大众认识档案，利用档案。

3 结束语

档案人员肩负着档案管理与保密工作的重任，必须从思想上重视起来，尽可能地防止档案泄密。正确认识和处理档案利用和保密间的关系问题，是新时期开展档案利用工作需要认真对待和解决的问题。档案只有被合理利用，才能体现档案的价值。我们需要加大对档案的利用，做好档案的宣传工作。

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