收集决定成败

金洁

摘 要：人事档案工作只有与时俱进，采取措施，立足实际，切实抓好人事档案管理以提高档案质量，才能更高效地为人事工作服务。而档案材料的收集与整理工作是否齐全规范，将直接影响着人事档案的质量。因此，做好收集与整理工作是人事档案工作中的重中之重。本文根据笔者多年工作经验，阐述了在实际工作中基础材料收集方面的工作方法及注意事项，以供参考。

关键词：人事档案管理；基础材料；收集；存在问题；注意事项；重要性

人事档案材料是人事档案的基本构成要素，是人事档案的核心内容。每个阶段的每一份材料都浓缩了这一时期的人生经历，反映着个人在社会活动中的成长过程，是一个人成长的原始记录，具有重要的凭证和参考作用。然而，随着人事档案目标管理工作的深入开展，通过对人事档案审核，暴露出这样或那样的问题，而究其产生的原因，无外乎两个方面：收集不齐全与材料内容填写不规范。这当中，收集工作是基础中的基础，没有收集齐全的基础材料，也就无从谈起制作的规范与否了。

在市场格局不断变化的新形势下，集团公司机构改革调整的频率也相应增多，有许多单位所管理的人事档案都经历了多次分离、归并、接收，有部分档案甚至是经过二次、三次移交；同时，人事档案管理组织机构和人员也随着改革而发生变化，致使现职档案管理人员在随后的日常档案提供利用的工作中，出现查而无据，又无法说明情况事情发生，而那些缺少的档案材料也无从查找，无处补齐，使得人事档案材料不能全面反映一个受控个体的真实情况，影响到组织劳资部门以及个人各方面工作需求，也直接影响到人事档案的利用价值。

产生这种问题的原因，其根源有以下几个方面：一是整个社会和普通职工的档案意识淡薄，给收集工作带来困难；二是材料的“旧、空、缺”现象，给收集工作带来困难；三是形成材料不及时、不规范，归档制度不严格执行给收集工作带来困难；四是材料形成部门的分散性、人事档案主体的流动性，给收集工作带来困难；五是档案材料最初生产者的整体业务水平不高，给收集工作带来困难等等。实际上，彻底解决这种问题，并非是一件无法做到的事情，每个与人事档案材料产生息息相关部门和人员，尽到本职责任，杜绝源头问题发生，就能保证档案材料的完整和准确，着手方向应有几下几点：

1 加强人事档案材料收集工作的宣传，明确收集工作的重要性

人事档案工作长期处于封闭和半封闭状态，外界很少了解。只有通过广泛宣传收集工作的重要意义和作用，提高基层领导、劳动人事工作人员和职工本人对人事档案管理工作的认识，取得他们的重视、获取他们的支持是做好人事档案管理工作的基本保障。

由于人事档案材料的产生和形成涉及许多部门和单位。又因为种种原因往往形成积压，未能及时向人事档案的管理部门转递，造成了档案内容的失真。因此，必须把人事档案管理的宣传工作深入到基层单位、深入到每个人的头脑中去。可以采取以下几种方法：一是联合组织和劳资部门加强培训。重点讲授一些普遍存在的、大家经常遇到的有关技术性和业务性的知识，对业务工作进行有效指导，增强各层次人事工作主管领导和具体操作人员的认识。二是通过与档案材料产生部门人事工作人员加强业务往来，建立联系点，多与他们进行业务交流，研究工作中出现的新情况、新问题，从而为人事档案管理工作起到积极的促进作用。三是开展业务自学活动。近年来，由于档案管理员流动比较快，且有些并非专职档案员，都身兼多职，有些档案员甚至不知道哪些材料需要存档，哪些材料不需要存档，给材料收集工作带来不便。因此需要边工作、边学习，根据工作人员的实际情况出发，采取需要什么学什么，缺什么补什么的原则，以尽快缩小实际能力与工作要求的差距。

2 积极收集、多方积累

人事档案材料产生于不同的部门，渠道繁多，涉及面广。研究和探讨人事档案材料的形成规律和特点是提高收集工作质量的关键。只要我们档案管理工作人员勤于思考和善于观察，认真调查研究，摸清档案材料的来源，知道从什么地方去获取，才能保证人事档案材料收集工作的预见性和计划性，争取收集工作的主动权，减少被动性。

一是做好经常性的收集工作。收集工作经常化，既是档案工作自身发展的要求，也是保持人事档案内容真实的有效手段，应采取一切措施尽快地将所形成的、新发现的人事档案材料收集起来，及时归入本人档案。为做好经常性的收集工作，首先要使档案管理工作人员充分认识档案材料收集工作的长期性和艰巨性。人事档案内容的连续性决定了收集工作不可能一劳永逸，不是一次、两次突击便可以了事的，而是一项经常性的收集工作任务。其次是结合本部门的实际情况，必须与材料形成部门密切配合，疏通渠道，提出切实可行的具体要求，使收集工作长期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。二是主动上门、重点收集。人事档案材料收集的重点应根据各个时期的现状来确定。所以，档案工作人员要主动加强与各有关单位的联系，积极主动、踏实细致，做到手勤、嘴勤、腿勤，及时发现收集线索，及时登门去收集。主要是通过党、团组织，重点收集在职工职工党团方面入党、入团、退党、退团等有关材料；通过与学历、资历管理部门联系，掌握每个职工继续学习深造等方面的信息，通过多方渠道，督促其将学校学习期间形成的材料和表现，以及知识和学历的变化，收集起来归入本人档案；通过纪检监察部门构建信息交流网络，重点收集干部违法乱纪等有关方面的材料，为人事管理工作提供正确可靠的依据。三是建立健全收集工作制度。1）遞交制度，人事档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得职工档案的归档材料，人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的人事档案材料归档范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，并发至相关各部门执行，任何组织与个人都不得以任何理由积压、滞留应归档材料。2）索要制度，建立档案材料索要函，对于未能按时递交到人事档案管理部门的人事档案材料，要及时向档案产生部门发索要归档材料函，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收档案材料现象的发生。3）登记制度。为了便于了解收集工作的情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，对已经整理完毕，放入个人档案中的，要在《职工档案材料转入登记簿》相应记录后，注明已归档表识，避免档案材料遗失或散落。4）检查核对制度。检查核对制度应与缺少材料补充制度相结合。以单位为序，检查收集情况，发现漏交单位，及时填写《职工档案缺少材料登记表》，同时向相关部门催要归档材料。四是方便利用，促进收集。人事档案和人事档案管理工作能否继续存在和发展，取决于人事档案的利用能否满足本单位人事管理工作的需求。人事档案材料收集工作的最终目的是为本公司发展服务、为职工个人服务、为经济建设服务，有效的开发和利用档案资源是人事档案管理工作的生命所在。

3 人事档案材料收集工作应注意的问题

一是人事档案在现实生活中具有现实效力和作用，要力求反映每一名职工的现实面貌，这就要求人事档案管理部门更应该注意新材料的收集工作，所以，人事档案管理部门不能等待各部门把材料堆积如山时才去收集，也不能坐在办公室等材料报上来，要克服消极等待的思想，讲究工作效率，增加工作的主动性，及时迅速地收集应归档的人事档案材料。二是把深入细致的工作态度和工作作风贯彻始终。要做到不能只满足于发文件、打电话、一般询问和等别人把材料送上门，应当深入到有关部门进行调查研究，广泛进行宣传动员，疏通材料来源渠道，摸清档案材料形成的规律，在具体工作中不允许马马虎虎，粗枝大叶，否则一方面影响收集工作效率，增加鉴别的工作量；另一方面也直接影响人事档案作用的发挥， 只有把握住收集工作的主动性，做到有的放矢，才能收到事半功倍之效。三是要处理好数量与质量的关系，力求数量与质量统一。不能因为急于收集档案材料，而忽视在归档与接收前的审核与鉴别，重蹈历史覆辙。因此，收集应是有选择的，既要防止“有文必归”的片面做法，又要防止“应归不归”的错误倾向。对于有价值的归档材料绝不遗漏，没有保存价值的也不乱收归档。

收集工作是档案管理工作的起点。及时、准确、完整地收集归档材料，是人事档案管理部门取得和积累档案的一种手段，在人事档案管理工作中处于特殊的地位。收集是人事档案管理工作的基础。只有将档案材料完整齐全的收集起来，科学的整理和鉴别，人事档案的信息资源才能得到充分的开发和利用。因此，收集工作的质量，直接制约着各项业务工作的开展和管理水平的提高，档案管理工作人员必须下大力气做好归档材料的收集工作，占有丰富而齐全的档案材料，才能为档案管理打下坚实的基础。

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