事业单位档案管理相关问题探析

高国瑞

摘 要：档案管理在事业单位中是非常重要的一部分，是各项工作有效开展的依据和基础。随着现代信息化不断发展，事业单位的档案管理也必须进行自我管理的完善。本文结合对事业单位档案管理的特点分析，就目前的管理现状作了介绍。并在最后给出了优化档案管理的几点建议，以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；收集；现状；措施

事业单位作为公共服务机构，日常工作中涉及到的信息都与国家的重要规划，政策及机密有关系，所以必须重视自身的工作制度建设。这就要求事业单位必须将自身的工作形成档案加以严格的管理。随着社会的不断发展，事业单位也在进行着自身的工作创新。事业单位的档案管理工作也要通过强化收集和保管，确保各个社会服务机构的信息资源能够得到有效的保存，为后续工作的順利开展打下基础。

1 事业单位档案管理的特征

事业单位是国家的重要组织机构。事业单位承担着社会政治以及经济发展中重要社会服务的职责。在事业单位自身的工作中存在大量的档案信息，很多都是涉及到国家机密或者是政策法规里的重要文件。事业单位必须加强对这类信息的严格保管，以防泄密。同时社会发展的各个行业中，大量的信息都汇集到事业单位。事业单位各服务机构必须为各行业的发展提供有效的信息保存，让信息能够有效的促进经济效益的转换，为国家和社会提供相应的信息查询和借阅工作，提升我国的信息化管理水平。

2 事业单位当前的档案管理现状

2.1 档案的收集工作效率较低

由于档案室的工作不能为单位直接创造经济利益，使得档案室的工作得不到重视。工作人员在档案收集上比较消极。同时档案管理人员因为工作的需要而出现频繁的流失和调岗，使得事业单位的材料管理不够规范和严谨。事业单位正常工作开展中所发生的各类材料档案，不能得到定期的收集和整理。很多材料出现了丢失现象而没有具体人员进行补充监督。档案材料得不到有效的收集，也就使得档案管理失去了实际的意义。

2.2 档案管理工作得不到重视

虽然国家也制定了相关的档案管理办法，但是在事业单位的档案管理中相应的工作还是得不到足够的重视。针对传统的纸质档案管理办法，一直没有得到改进，管理意识薄弱。特别是在当前市场竞争环境比较激烈的形态下，各单位机构都把主要的人力和物力集中到经济建设中，而没有将档案管理工作作为一项重要的事物来对待。很多单位的档案管理只是停留在简单的抄抄写写上，档案管理工作得不到创新，这就阻碍了事业单位的档案管理质量和水平提升。

2.3 档案管理专业人才匮乏

档案管理工作应该需要专业的人员进行实施，因为答案管理不是想象的那么简单，需要管理人员具备系统的答案管理知识。但是在实际的工作开展中，档案人员都是兼职人员。他们一方面也不具备档案管理的专业知识，没法对整个档案管理工作进行系统科学的规划。另外档案管理人员因为流动性比较大，使得档案管理的熟练程度一直得不到提升。这类管理专业人才的缺乏使得档案管理工作无法真正的落地，同时由于专业档案管理人才的缺乏，也无法确保档案管理工作有效的开展。

2.4 档案管理手段缺乏先进性

随着计算机信息技术的普及，档案的信息管理工作逐渐的走向现代化和智能化。很多电子文档已经完全取代了传统的纸质档案。但是从很多事业单位的档案管理来看，一方面他们的管理系统功能比较落后，无法根据实际的要求进行系统的升级。在档案的信息检索、加密以及借阅等方面都不能很好的进行信息的管理。这不仅不利于档案管理效率的提升，还会增加工作人员的实际档案管理劳动量。所以说，针对档案管理系统比较落后的问题，是非常不利于整个档案管理长期的收集和有效保管利用。

3 提升事业单位档案管理水平的几点建议

3.1 重视对档案的收集工作开展

档案收集工作是档案管理的第一步。档案收集是否全面直接关系到整个档案管理的后期管理效果。为此，事业单位必须根据各个模块的档案情况设定专人进行档案的收集。对档案进行定期的收集，让分散的资料集中化。在档案收集中对所有的档案的完整性进行检查，确保档案资料的清晰性和实用价值。只有确保所有的档案能够得到定期的完整收理，才能有效地保障档案管理后期工作的高效开展。

3.2 事业单位要加强对档案管理工作的重视

首先要从管理层进行档案管理的认识，以领导为核心，建立符合自身机构要求的档案管理制度。从制度、资源以及政策上对档案管理工作进行支持，满足档案管理各方面的实际要求。提升档案管理的科学性和健全性。为档案管理提供良好的物质条件和政策条件，同时要加强档案管理工作的重要性宣传。让事业单位各级人员对档案管理重要性形成一个清醒的认识。通过群策群力的形式来共同关注事业单位的档案管理。

3.3 注重对档案管理人员的专业水平提升

管理工作最终要靠管理人员去实施。所以事业单位必须注重对从事档案管理人员的素质提升。让他们明确自身的档案管理职责。并为档案管理人员提供各类档案管理培训，制定可行的培训计划。使档案管理人员从理论和实践上都得到专业的提升。从而确保事业单位的档案管理工作得到实际的开展。另外，档案管理人员的培训还要注重其计算机操作水平上的培训，让他们适应当前的自动化办公条件，灵活地进行档案管理系统的操作。同时，事业单位还要加强对档案管理人员的绩效考核规划，通过合理的薪酬制定来提升档案管理人员的工作积极性。

3.4 不断进行档案管理系统的优化

在当前的信息化时代发展下，传统管理模式中完全通过进行纸质档案保存的形式已经落后。必须将档案管理进现代化管理形式引入，借助计算机技术对档案进行全面的管理。充分发挥计算机系统的功能，实现对档案的检索分类以及归档的电子操作手段。在档案管理中进行信息化手段的应用，不仅能够提升档案管理的工作效率，还会充分调动员工的工作积极性。从而能够真正的推动事业单位的档案管理走向一个新的台阶。

3.5 加强对档案管理资金的投入

在当前的科技时代中，各行业的发展已经越来越离不开计算机技术。将档案管理与现在的信息化手段相结合，就必须要加强对档案管理软件的资金投入。使档案管理软件能够随着档案管理需求的提升，不断的进行升级和优化。并加强相关的硬件设备的配备，通过政府给予资金支持的形式，确保档案管理硬件设备和软件设备的改善。

3.6 重视对档案的保密工作开展

事业单位的档案很多都是涉及到国家政治以经济发展的政策性机密信息。这就要求对事业单位的档案管理，必须注重保密性。首先档案室的建立必须严格按照国家的相关安全规定进行选址。同时对于档案的借阅和归，还要有明确的制度支撑。并通过安排专职人员进行管理的方法，确保档案借阅保存的工作开展严谨性。强化对从事档案管理人员的责任意识提升，让我国的事业单位档案管理能够得到认真、持之以恒的实施。

4 结语

总而言之，档案管理在事业单位的日常工作中非常重要。相关单位必须对档案管理引起足够的重视。加强对现有档案管理现状的分析，不断地探索新的档案管理办法和管理系统。完善事业单位的档案管理相关信息库建设。强化档案管理的各项制度和技术手段。并注重档案管理人员的知识提升和专业素养提升。在实际的档案管理工作中，不断的进行新方法的探索。能够为事业单位的工作开展提供有效的档案管理服务。

参考文献

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