规范事业单位档案管理的策略探析

摘要：档案管理作为事业单位管理工作中的一项基本内容，能否按照规定的程序来进行科学的管理，直接关系到档案资料使用的效率和效果。虽然近年来信息技术在档案管理工作中的应用，一定程度上促进了档案管理的规范化程度，但仍然存在诸多的不规范之处，导致档案信息的价值无法有效地利用。基于此，本文在明确目前事业单位档案管理工作开展过程中存在的问题的基础上，就如何规范档案管理工作提出相关策略，以深化档案管理工作的开展效果。

关键词：事业单位 档案管理 规范 策略

档案管理是事业单位对基本信息进行管理的基本方式，也是确保相关信息得以充分利用的重要方式。为了适应档案管理和资源利用的要求，有必要从规范性方面寻求相应的策略，提升事业单位档案管理的科学性。

一、事业单位档案管理过程中存在的问题

规范化管理是事业单位档案管理工作中的一项基本要求，也是影响档案资料信息使用效果的关键所在。就目前档案管理实践活动开展的实际情况来看，存在的不规范问题集中表现在以下三方面。

（一）档案管理规范化意识欠缺

虽然目前一些事业单位通过信息技术系统来对档案实行数字化、信息化管理，但档案资料的内容仍然需要相关人员进行手工输入。因此，管理人员的意识直接关系到档案管理的行为，进而对事业单位档案管理规范化程度产生重要的影响。在实际的档案管理过程中，一些人员对档案资料的内容缺乏严格的审查和仔细的校对，导致一些档案资料的内容出现差错，弱化了档案资料的信息价值。这一问题产生的重要原因就在于管理人员档案管理规范化意识的淡薄。

（二）档案管理人员缺乏规范化的行为习惯

管理人员作为档案管理工作的实践主体，其是否具备良好的规范化行为习惯直接关系到事业单位档案管理工作的规范化效果。在档案管理工作跟踪调查中发现，一些管理人员在档案资料的存放、档案资料内容的审查整理等方面缺乏严谨、认真的态度，造成一些档案资料管理的内容和方式与整体的要求之间存在明显的出入，最终导致在调档和使用过程中出现低效、无效的情况。

（三）档案管理方法缺乏统一性

管理方法是影响事业单位档案管理效果的又一大关键因素，其直接影响到管理的效率高低。虽然一些新技术、新方法逐步被应用到档案管理工作中，但由于传统管理观念和方法的束缚，其实际应用的情况并不好。一些管理人员对数字化档案的管理缺乏足够的细心和责任心，使得资料管理方法比较随意，影响了管理工作的开展效果。

二、规范事业单位档案管理的策略

针对上述事业单位档案管理工作开展过程中存在的一系列问题，事业单位及档案管理人员要通过规范化思想和行为来加以优化解决，确保档案管理工作的规范化开展。

（一）强化档案管理规范化意识

首先，事业单位要加强对档案管理人员的培训，使其充分认识到档案管理内容对单位的重要影响，使其在日常的工作中正确对待档案管理工作；其次，事业单位要借助一些不规范行为所造成负面影响的实际案例，来强化管理人员对档案管理工作的规范化认知，消除其内心所存在的侥幸心理；最后，单位要借助制度化的规定来规定档案管理工作的每个环节，并明确对没有按照规定内容和方法开展相关工作行为的惩罚措施，借助制度強化管理人员的规范化意识。

（二）科学规范档案管理人员的管理行为

首先，事业单位要根据《档案法》等相关法律法规以及自身工作开展的要求，制订相应的内部档案规范化管理制度，明确档案管理人员在工作开展过程中所需要注意的细节性问题，为档案管理规范化开展提供明确的指导；其次，单位要定期对管理人员进行档案管理知识和技能的培训，并借助一些档案规范化管理竞赛检验档案管理的工作效率和效果，激发管理人员在规范化方面的技能提升积极性；最后，单位或相关部门要定期对档案管理人员的行为规范化程度进行考核，对于那些存在严重不规范行为的人员，进行相应的警告处分，确保档案管理的规范性。

（三）优化档案管理方式

在当前档案由纸质化向无纸化过渡的阶段，事业单位要强化管理人员的灵活思维，使其根据不同的档案类型要求，来开展差异化的档案管理工作。同时，要明确各类型档案管理的方法，防止错误管理方法所造成的信息资料遭受损失或破坏。

三、结语

随着档案资料数量和种类越来越多，传统的管理思想和方法呈现出了一定的滞后性，加之档案管理人员能力与档案管理要求之间差距的日益扩大，使得档案管理在规范性程度方面表现出明显的不足。因此，事业单位及档案管理人员要从强化档案管理规范化意识、培养规范化管理行为和优化档案管理方式等三方面入手，对档案规范化管理实行优化，确保管理工作良好开展。

参考文献：

[1]张育文.浅析事业单位档案规范化管理及优化策略[J].办公室业务，2018（18）.

[2]高娟.推进事业单位档案管理工作规范化标准化的策略研究[J].中国集体经济，2018（09）.

（作者简介：里景川，女，本科，中共大安市委老干部局，馆员，研究方向：档案管理）（责任编辑 刘月娇）