基层检察院档案信息化建设刍议

张静静 张喜鸽

摘 要：当前司法体制改革正在全面推开，深化司改离不开提供信息源的档案，这就要求档案工作要实现信息化，与司法改革工作相匹配。但基层档案工作普遍存在管理滞后问题，笔者结合工作实际，就档案工作面临的问题、改进的方向出发，从软硬件两方面进入探讨，以期促进基层检察档案的信息化。

关键词：检察档案；信息化；利用率

档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，是一个很复杂的系统工程。[1]检察档案是人民检察院在依法履职过程中形成的具有查考利用价值的原始记录，是按照有关规定立卷归档，并集中管理的诉讼文书、声像材料及其他材料的总称，是以文字、音像、实物等形式储存下来的记载检察机关历史活动的第一手信息资料，也是记载着检察机关全面发展的重要专业文献。随着大数据时代和“科技强检”的不断推进，检察档案的数字化、信息化价值显得更为迫切。笔者结合工作实际，就检察档案发展存在与检察工作发展不相匹配的问题，分析档案信息化工作的现状、面临的问题及改进的方向，进行粗浅探讨，以其促进检察档案工作的数字化进程。

1 当前检察档案工作的现状、问题及其原因

1）档案管理“库房化”，专业化程度不明显。在基层检察机关，司法档案与人事档案是档案工作的主要组成部门，在当前情况下，人事档案由检察机关政工部门负责管理，司法档案由案管部门负责收集、审核，对司法档案的质量负责，办公室档案室仅负责编号、定期、入库、上架等外围工作，因为存在收管“两张皮”问题，检察档案的专业化水平不高。此外，从管理体制上看，检察院档案室与本地县级档案管理部门、上级院档案部门对下级档案的指导、监督不够，档案工作停留在粗放管理水平，仅能保证档案整理归档时间等基础工作。

2）电子、纸制档案分离，信息化水平落后。随着社会社会分工的不断细化，检察统一应用系统的规范化程度越来越高，虽然纸制案卷不会缺项，但与档案的信息化不相一致，纸制档案与检察统一应用系统档案部门内容不符，形式审查纸制档案与监管严格的电子档案往往难以对应。此外，档案信息化建设也面临多样化、个性化、深度化、精确化、规范化需求。但基层检察院受条件所限，存在信息库存不完善、检索覆盖面不够等短板，除了用了办案查询、达标升级这些途径外，档案工作存在使用缺陷，信息化水平有待加强。

3）档案工作“零碎化”，复合型人才严重不足。信息化建设往往需要既懂技术、又懂业务的复合型人才，他们齐心协力才能完成。但当前既懂检察业务、档案管理，又精通计算机软件技术的人才极为匮乏。以江苏省徐州市泉山区检察院为例，档案工作有两名同志负责，档案电子、数字化水平不高，造成原始纸质档案的破损，且由于申请省一级档案室对电子目录、全文数据库、制度汇编等有严格要求，从事档案升级等工作必须借助第三方社會力量，自身能力力不从心。同时，档案员要兼顾档案工作和办公室工作，面对日益繁多的工作量和复杂的档案存储，疲于应付日常工作，很难进行档案开发利用。

2 检察档案工作的新要求和新理念

强化检察档案的开发利用是新时期检察档案工作的重要任务，也是检察工作需要。[2]随着信息技术的发展，检察档案工作应该进行系统化构建、规范化管理、服务化利用，推进信息技术与档案工作的深度融合。

1）推动检察档案工作由系统内部向社会公众开放。检察档案是检察机关在依法履职的过程中产生，是化解社会矛盾的存证，它在服务检察系统的同时，也应注重协调社会矛盾、服务人民群众。在司法体制改革的背景下，律师、法官、检察官、法律教育工作者已经成为一个“法律职业共同体”，以实现司法公正为共同目标。在司法实践中，经常有律师、公安乃至案件当事人到检察机关申请调取档案，在符合有关规定的情况下，应当为申请人提供服务，如此检察档案的社会化程度在不断加强，检察机关应积极适应这一变化，以此为契机，并且不违反监督工作的要求和保护当事人合法权益的前提下，掌握好档案的公开范围，以信息化建设为契机，采取多种形式向社会提供利用，满足社会不断增长对检察院各类档案的信息需求。

2）推动检察档案工作的标准和规范化。如果检察档案的数据标准不统一，将对数据的采集、加工、保存以及信息化共享带来问

题。[3]作为基层检察院，要从实际需要出发，提前规划，从网络平台建设、软件投入、硬件投入、技术服务等方面出发，着眼于未来检察档案工作的发展和数字化的推进，完备设施，形成体系，再加安全设备的日常性维护，在档案部门、检察业务部门及技术人员的的共同参与下，破解瓶颈性问题，最大程度地整合现在检察档案资源，实现检察机关基础信息化和档案信息化的共同推进。

3）推动档案工作从辅助化到数字化转变。要在检察机关内部，整合专、兼职档案员的力量，积极做好宣传工作，提升领导对档案工作的认知和了解，让他们有机会认识、认可档案工作，提升档案工作参与度。工作重心要由收集、保管向综合利用转换。当之前工作重点放在了档案的收集、保管齐全、完整上，对鉴定销毁等工作开展采取了消极等待的态度，这已经不能适应新形势的需要。要抓档案利用工作这个核心，以信息化建设为切入点，主动预测、捕捉档案工作中出现的新情况、新问题，并公布或提供服务的范用、内容，体现检察档案的价值。

3 推进档案与司法改革工作同频共振的对策和建议

在当前的检察机关中，诉讼案卷在归档时，各部门内勤对案卷材料应逐一检查，不符合质量要求的应重新整理，发现遗漏及时补齐，并与收案登记对照，检查是否收齐，最后统一保管，每年及时向档案室移交档案和清册，以保证档案室收集的各类档案准确、有序、按时完成录入、入库等工作，确保归档档案文件质量。

1）突出重点，严格规范立卷归档基础工作。诉讼档案是检察机关最为专业、最为重要、利用率最高的档案类型。档案部门在工作中应突出诉讼档案这个重点，加强与业务部门的沟通对接，争取每本卷宗都做到材料齐全完整、目录详细规范、页码编制准确、全年档案及时归档，为后期的扫描、档案信息化打好基础。同时，档案部门应加强与技术部门、上级部门和涉密信息系统运维公司的沟通协调，取得支持，改善涉密信息系统和档案软件运行状况，消除档案软件无法使用的障碍，提高档案工作的效率。

2）提升效率，确保信息共享与安全兼顾。一要加快检察档案信息资源的开发利用工作，实现信息共享。检察档案工作的开展，除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应大力加强检察档案信息资源的开发利用工作。因此，档案员、技术人员应增强做好档案信息资源开发利用工作的责任感和紧迫感，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制科学、适用的检索工具，建立健全检索体系，及时、系统、完整地提供所需档案信息，最大限度地实现信息共享。二要积极推进档案信息化建设，把检察档案的信息化建设纳入检察机关工作规划，促进检察档案信息化建设与检察总体工作同步发展，在确保档案信息资源保密安全的前提下，严格档案管理流程，实现档案信息资源共享，为检察工作提供优质的档案信息服务。

3）提升档案人员综合素质，适应信息化建设要求。档案信息化建设对档案人员、案件承办人提出了更高要求，因此提升专、兼职档案员的综合素质迫在眉睫。对此，一是要加强对档案人员的培训教育。注重在实用性上下工夫，加强全体干警的档案意识，强化岗位学习和训练，不断提高业务素质和工作效率，更好地适应档案工作信息化管理的要求。二是要加强对检察人员的培训教育。要以培养复合型专业人才为目标，对档案员进行专业化的培训，使之掌握专业的档案知识与技能、法律业务知识和计算机操作能力，适应档案信息化工作的模式和方法，更好地发挥检察机关档案信息资源的社会效益。

参考文献

[1]龚瑛，李才庭，王滨.《开展档案信息化建设的做法和体会》，载《法制与社会》2011年第7期（上）.

[2]何乐，翁琴琴.《浅析检察档案信息化建设与利用》，载《法制与社会》2013年第6期（中）.

[3]张晓然.《基层检察院档案信息化建设的探讨》，载《办公室业务》2014年第4期.