PDCA循环在医院档案管理中的作用研究

摘 要：医院档案管理是医院综合管理的组成部分之一。PDCA循环一般用于工厂生产或被组织应用于质量管理和控制，帮助质量管理的持续改进。两者的结合能够提升档案管理的效率和水平。本文对PDCA循环的理论内容进行了概述，详述了如何将该理论应用于医院的档案管理中，并提出了该应用对档案管理的重要意义

关键词：PDCA循环；医院；档案管理；应用

近年来，档案管理逐渐成为各单位关注的重点。医院档案是所有单位的档案中形式最多的，医院档案包括病例档案、人事档案、医疗设备档案、文书档案、会计档案等等。因此，档案的形式也是多种多样，有文字的、图像的、声像的等等。不仅有医生的档案，更多的是病人的档案，涉及到病人的隐私管理，医院都会格外小心。此外，随着互联网技术的不断发展，大数据、云计算等新科技也会逐渐应用于档案管理中，这样，档案管理工作就不仅仅再是和纸打交道，管理手段和渠道的拓宽也会影响到档案管理工作的效率和水平。

1 PDCA循环概述

PDCA循环是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。它是质量管理中的重要理论，很多企业在实际的管理操作中都有采用PDCA循环，以此来达到全面质量管理的目的，不断提升产品质量和企业管理水平。

PDCA的四个字母分别代表计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、行动（Action）。这四个步骤循环往复，每一次循环都是一个管理过程，每个过程中都可能会展现出一定的问题，管理者可以依靠这样的循环检查企业或组织在管理过程中的不足，从而加以改进、完善和提升。通过这种永不停止、周而复始的运动过程，使得管理过程中发生的情况或出现的问题逐步消失、解决。该循环是综合性循环，四个环节是相对的，是不可分割的。它可以使我们的思想方法和工作步骤更加的条理化、系统化、图像化和科学化。

2 PDCA循环在医院档案管理中的应用

医院档案管理是医院综合管理的重要组成部分。档案在医院的重要性不言而喻，運用PDCA循环进行档案管理，能够有效提升档案管理质量。

PDCA总共有四个环节，八个步骤。其中计划环节包括四个步骤，分别是：（1）分析现状，找出问题；（2）制定目标，做成计划；（3）分析产生问题的原因；（4）找出影响问题的主要因素，决定对策方法。在执行环节，主要包括的是步骤（5）执行计划。在调查环节，主要包括的是步骤（6）检查认证、评估结果。在最后一个处理环节包含的则是步骤（7）标准化和步骤（8）处理遗留问题。

2.1 计划（Plan）

步骤（1）：分析现状，找出问题

在医院的档案管理过程中，普遍存在的主要问题包括以下几个：一是管理人员的档案意识淡薄，对档案管理的重视程度不够，认为档案管理是非常简单的工作，不需要医院为此花费大量资源。二是档案管理制度不健全，归档的内容、方式和要求各不相同，没有统一的制度要求，档案管理混乱。三是医院档案部门的投入不足，这其中包括资金设施方面的投入和人员投入。由于对档案工作的不重视，因此资金、设施均不到位，档案管理的信息化水平较差，传统的管理方式依然在被沿用。而人员投入方面，一些医院的档案管理人员并不是专职的管理员，也非档案管理专业毕业的专业人员，这就对档案管理质量和水平的提升带来了不小的困难。

步骤（2）：制定目标，做成计划

在对现状作出分析，并找到问题之后，要进行目标的制定，并开始计划如何进行改善。在医院不断发展的过程中，医院的档案管理工作也要进行相应的发展，要跟上医院的脚步，不能滞后发展。要想尽一切办法确保档案管理工作尽快上水平。

步骤（3）：分析产生问题的原因

分析造成问题的原因，可以归纳以下几个方面：一是在思想根源上，档案管理就被归为了不重要的部门，所以该部门的基础设施建设和人员配备自然不会被列为重点关注项目。二是医院本身财政紧张，在这个前提下，肯定要保障的是医院重点部门的运营和引进高水平人才所需资金。

步骤（4）：找出影响问题的主要因素，决定对策方法

在确定了问题，分析了原因后，可以进行对策研究，开始制定解决方法。一是首先要提升医院的管理层对档案管理的重视程度，要将档案管理列为医院的重点建设项目。二是要制定档案相关的体制机制，加强制度要求，让工作人员在日常管理中有章可循。修订已有的档案管理制度，依据国家颁布实施的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等法律法规制定相应的、符合医院实际情况的档案管理条例和执行办法，从制度上保证档案部门的管理工作。三是要加大对档案管理的资金投入、设备投入和人员投入。从医院的预算中拿出一部分专项资金，添置档案管理所需要的信息化设备，下大力气做好档案管理的信息化建设，努力适应现代档案管理模式。同时，要引进具有专业知识的档案管理人员，可以在各部门设立兼职档案员，帮助档案部门做好归档工作。此外，还要不断进行继续教育培训，促进相关人员的业务能力提升。

2.2 实施（Do）

步骤（5）：执行计划

制定了对策措施后，要开始按照计划执行，制定制度，加强管理。在执行的过程中，要明确责任部门和责任人，切实做好档案管理质量的改进提升工作。

2.3 检查（Check）

步骤（6）检查认证、评估结果

要成立检查小组，在计划执行一段时间后，对进行的情况进行评估，检查是否在按照计划执行，是否取得了一定的成效，是否完成了既定目标。

2.4 处理（Action）

步骤（7）：标准化

根据检查的结果进行总结，将成功和失败的经验教训都纳入有关档案管理标准、规程和制度之中，巩固已经取得的成绩

步骤（8）：处理遗留问题

根据检查的结果提出这一循环尚未解决的问题，并分析计划进行过程中造成的新问题，把它们转到下一次PDCA循环的第一步去。然后再形成新的循环。

3 PDCA循环在医院档案管理中的重要意义

3.1 有助于问题的解决，操作性强

通过实际操作，我们可以了解到，PDCA循环在医院档案管理中是可行的，是有助于问题的解决的，是操作简单、效果较好的一种科学的管理手段。利用PDCA循环，我们可以快速找到档案管理中的缺陷和不足，逐步规范和改进医院档案管理工作，提升服务水平和满意度，不断提高档案管理的内在质量，进一步满足医护人员、病患、行政人员等对档案的需求和要求，真正做到为人民服务好、服好务。

3.2 提升了医院档案管理的效率和水平

档案管理虽然是医院管理必不可少的一部分，但档案管理往往被忽略，PDCA循环让医院在档案管理过程中的问题暴露出来，每一次循环都能达到持续改进的效果，从而使得医院的档案管理水平呈现阶梯式上升的状态。好的经验继续留存，总结出成果，继续运用到下一个循环中，周而复始，循环往复，不断总结新的经验和好的做法，再应用到下一个循环中；不好的做法及时剔除，引以为戒，最终促使档案管理更为科学、合理和规范。档案管理水平的提升，归根结底是为医院整体综合管理水平的提升打基础，任何一个组织都需要各个部门均衡发展才能最终达到整体前进的目标。因此，运用科学手段提升医院档案管理的质量是具有现实意义的。

参考文献

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[2]高和平，高阳.综合性医院档案管理现状及优化策略分析[J].科技经济导刊，2018（14）.

[3]黄恩梅，陈珍珠.现行医院档案管理存在的问题及对策[J].中国病案，2006，7（5）.

[4]李庆远.一看就懂的生产管理法——PDCA在工厂中的应用[M].广东：广东经济出版社，2012.

作者简介

成艳（1975-），女，汉，山东淄博，大学，馆员，研究方向：

档案。