新意公司ERP集中财务管理研究

摘要：企业在深化改革与发展的过程中敏锐地意识到，信息化是实现企业管理现代化的必由之路。随着经营规模的扩大及管理要求的提高，集团原有的财务会计核算及管理体系已经不能适应新的财务需要，迫切需要应用ERP系统来整合企业现有资源，并提升核心竞争力。本文通过采用文献阅读、深度访谈等方式，以案例研究与规范研究相结合的方法，对新意公司ERP集中财务管理在实施过程中所存在的问题进行了详细地分析和深入地研究，并提出了相应的措施和对策，为其ERP集中财务管理下一阶段的实施提供参考和指导。

关键字：新意公司、ERP、集中财务管理

新意公司具有30多年生产历史，截止到2010年拥有总资产10亿元，流动资产3.7亿元，资产负债率0.19%；实现产值3.8亿元，实现销售收入7.5亿元，实现税金6172万元，利润总额1549万元，净利润1312万元；主要设备有八O型焦炉、六六型焦炉和30万吨捣固焦炉各一组两座，洗煤系统三套，以及相应的焦化产品回收及加工系统；主要产品及生产能力为年产冶金焦炭100万吨，焦油5万吨，粗苯和炭黑各一万吨，城市煤气6000万立方米，洗煤180万吨，同时还生产工业煤、沥青和多种炭素质品，是冶金、金属、轻纺、橡胶、建材、交通等行业的主要原料；其呈现的特点是：公司内企业间业务联系紧密、依托性强，并依赖于焦炭生产的较为单一的产业链公司。

一、新意公司ERP集中财务管理系统的实施进展状况

新意公司ERP系统的实施一般分为三个主要阶段，即：前期工作、项目实施和巩固提高。下面针对新意公司ERP集中财务管理系统实施的前期准备环节、项目启动环节、培训环节和数据初始化环节中各工作的实施状况进行进一步的分析。

1、项目的前期准备阶段

准备阶段的主要工作为领导层培训及ERP原理的培训，主要的培训对象是企业高层领导及今后ERP项目组人员，使他们掌握ERP的基本原理和管理思想。只有企业的各级管理者及员工才是真正的使用者，真正了解企业的需求，只有他们理解了ERP，才能判断企业需要什么样的ERP软件，才能更有效率的运用ERP。

在新意公司ERP集中财务管理系统实施的前期工作中，实施方对公司领导层相关理念和原理的培训力度不够，仅在项目组例会上对项目组成员进行一些ERP相关理念与原理的沟通，致使公司领导层对ERP的理解仅仅停留在概念的层面，并没有深入到ERP的真正管理核心；再加上实施方对公司的业务不熟悉，在进行现行业务流程调研的时候，新意公司相关员工对此并不理解，给双方的沟通造成极大的阻碍，经常会出现答非所问的现象，这直接导致ERP集中财务管理项目的某些实施部分十分艰难，其实施进度也相对缓慢。

2、项目启动环节

ERP的实施应成立专项小组，并确定项目的实施主计划。在项目小组确认完项目实施主计划后，应将项目的目标、工作方式、时间安排等相关信息在公司内部的中高层以及部门的业务骨干中进行一次宣传。项目启动会是一次非常好的沟通机会，企业老总在项目启动会中的讲话将会左右企业中层管理者对这个项目实施的态度。新意公司于2008年5月进行了项目启动，成立了ERP实施项目小组。本应该在项目启动时召开一个项目启动大会，却因公司高层领导担心项目实施失败而放弃项目启动大会，这就没有造成让大家重视的舆论，参与的人员抱着成功失败都无所谓的态度，也没有在组织内部形成核心凝聚力。

3、培训环节

随着项目的启动，贯穿ERP项目始终的培训工作也逐步展开。培训分为顾问对企业的培训及企业内部培训两大类。实施顾问对公司进行的培训包括ERP理念培训、软件功能培训、处理流程培训以及针对IT部门的系统管理培训。在实施顾问对软件进行培训的时候，项目的核心成员原则上必须全过程参与。但实际情况是，项目成员只有在涉及自己的这一部分的时候才参加培训，或当手边的工作与培训时间有冲突时就不来参加培训，从而导致项目成员对整个系统流程的理解较为片面，不能从全局的观念上来把握，给后期做流程或進行部门协调时带来了许多障碍。

4、数据初始化环节

初始化数据包括系统参数、静态数据、期初数据。系统参数和静态数据一般包括：物料资料、供应商资料、客户资料、计量单位及转换资料、会计科目表、会计期间等等。期初数据主要包括：总账科目余额、应收余额（分已开票和待开票）、应付余额（分已开票和待开票）、末发货的销售订单、末到货的采购单等。新意公司ERP软件的系统参数由实施顾问负责，静态数据的收集、整理由新意公司相关人员负责。由于公司总部一直应用的是用友U8财务系统，静态数据方面的收集和整理相对而言比较容易，应该说数据初始化的工作比较容易完成。但是由于数据初始化的计划较为笼统，只是规定了要完成数据初始化的工作的时间，并没有按天数安排好进度和落实相关责任人，导致在最后期限这些应该完成的工作还没有完成。

二、新意公司ERP集中财务管理系统实施中存在的问题

1、公司财务管理体系的问题

一方面是公司对财务管理的重要性认识不足，企业管理者对于财务管理从生产经营产生的信息反馈、提供的有关财务决策资料、对企业的经济效益产生的促进作用认识不深，对于财务管理的目标、职能、内容等问题了解不够；另一方面是其财务管理基础工作不够统一、规范、标准，各分、子公司与总部在产品编码、管理编码、科目编码等技术标准、规范不统一，造成企业内部“信息孤岛”现象严重，导致其信息处理过程中的综合效益发挥不出来，同时也反映出公司财务管理制度不够完善，执行不力。

2、公司财务人员素质问题

财务人员中各年龄段分配比例较合理，但财务人员市场意识较淡泊，竞争意识不足，对ERP财务管理的管理理念没有形成。此外，财务人员整体管理水平不高，高素质、复合型财务人才严重缺乏，故难以从会计核算及其他途径获得的资料中研究和分析存在的问题，找出解决问题的方法和途径。

3、内部控制失效的问题

在ERP集中财务管理系统实施以前，公司的业务系统基本都是围绕某一业务功能或者职能部门运行的，这些系统不是基于跨部门的流程来设计的。而ERP集中财务管理系统实现了从采购到付款、订单的获取到发票的开出等业务集成，实现了跨部门业务处理。在这种情况下，ERP集中财务管理系统中单一的数据库会使得过去跨部门的审批流程得到简化和压缩。压缩所造成的一个结果是，用于企业内部控制的许多审计线索在ERP集中财务管理系统的引入后消失了。同时，企业过去基于文件审批的内部控制机制，也无法适应ERP基于流程的管理需要。由于企业的业务运作更加依赖于ERP集中财务管理系统，这种依赖和信息系统本身特点所导致的脆弱性，形成了企业新的潜在问题。

4、成本隐性扩张的问题

ERP系统在实施中，软件供货商是按照服务天数提供服务并收取费用，如果在实施过程中出现种种预料之外或不可控制的情况，由于双方既定的服务天数己到，服务者或者停止服务或者增加费用，给用户带来损失或额外支出。这种按照服务天数提供服务并收取费用的方式容易造成实施成果与费用脱钩的现象。例如，用友公司在签订合同时会约定实施后的服务费自签订合同之日起一年内免费，这样实施周期的延长会缩短用户享受免费服务的时间，构成用户实施ERP的隐性成本。公司在开始考虑采用ERP集中财务管理系统之前，并没有充分了解到应用这一系统所需要的全部成本。在实施过程中，公司不能合理分配实施费用，没有将项目进度和时间安排等实施成本控制在计划之内，进而导致其隐性成本增加。

三、新意公司ERP集中财务管理系统实施中问题的解决对策

1、公司财务管理体系的进一步完善。ERP集中财务管理系统仅仅只是工具，只有提高财务管理整体水平才能确保ERP集中财务管理系统的充分利用，同时要转变观念，确立财务管理的中心地位，正确处理好生产、经营、技术、财务管理等之间的关系，把价值管理的观念落实到企业管理的每一个人，每个过程和环节。

2、加強财务人力资源的开发与管理。新意公司在这方面要高瞻远瞩、系统规划，加大财务人员培训以及引进高级财务人员的力度，遵循“引进稀缺的，用好现在的，培养将来的”原则，培养复合型的会计人才，适应不断深化的企业信息化建设的财会人员。

3、内部控制制度的建立和完善。针对实施ERP集中财务管理系统过程中所存在的关于内部控制方面的潜在问题，公司在内部控制方面应该做好如下工作：一是组织控制，在设计企业的组织结构时要体现职责分割目的，合理进行工作分工，相互制衡；二是流程控制，在工作流程设计时不仅要考虑工作的衔接和传递，还要考虑步骤和步骤之间的工作审核；三是权限控制，根据员工在企业中担当的不同职责享有不同的操作、交易处理、审核和查阅等权限；四是责任控制，要界定岗位职责，明确职责归属，在运行中一旦出现问题，可以迅速查清责任人；五是安全控制，必须在系统中设置安全防护设置，如防火墙、加密卡、数据库定时备份等，必须建立一套完整有效的系统运行管理制度，严格督促各部门、员工执行；六是人员控制，一方面通过权限的授予，另一方面要加强员工的职业道德教育（特别是系统管理员和高级管理人员）；七是操作纪录控制，保存完整的操作纪录对未来解决出现的问题有着重要的帮助；八是软硬件控制，设置专门系统管理人员，确保系统硬件、软件、程序的正常运转。

参考文献：

[1]黄丽华，傅新华.成功的企业信息化.上海：复旦大学出版社，2010.

[2]甄阜铭.ERP系统实施风险管理研究.大连：东北财经大学出版社，2008.

[3]孙惠民.ERP系统规划与典型案例.北京：清华大学出版社，2009.

[4]杜美杰.信息系统与会计内部控制.北京：清华大学出版社，2009.

作者简介：

郝素娟（1985.7-），女，四川成都人，硕士，助教，主要从事财务会计研究