智慧校园环境下档案利用的探究

郑映妹

【摘要】信息技术的快速发展有效推动了智慧校园环境电子档案工作的开展。文章以技师学院为例，针对智慧校园环境下档案利用的现状进行全面、系统的分析，并在此基础上采取一套针对性的具体措施，充分发挥智慧校园环境下档案的利用。

【关键词】智慧校园环境；档案利用；概况；具体措施

现阶段智慧校园环境下的档案利用是档案管理工作的核心，在技师学院教学活动与学院发展中发挥了积极的作用，对提高教学工作质量与行政管理效率有着重要的现实意义。尽管目前智慧校园环境下档案利用的发展势头良好，我国政府有关部门还给予了政策和资金上的支持，使得信息化和网络化趋势与教学活动、行政管理较好地结合，但是受传统教学理念和落后管理模式的限制，智慧校园环境下的档案利用还未真正推广，在日常教学活动与行政管理中还未得到充分发挥。因此，探究智慧校园环境下档案利用需要了解其基本状况、特点、现状、优点和存在的问题，这样才能为后续提出和落实有效措施打下良好的基础。本文从智慧校园环境下档案利用的概况出发，对当前技师学院智慧校园环境下档案利用的具体措施进行分析和研究。

一、智慧校园环境下档案的概况

（一）智慧校园环境下档案类目

为了更好地研究技师学院智慧校园环境下的档案利用，首先，了解技师学院综合档案室归档档案类目是非常重要的。技师学院有着周期性的正常教学周和假期特点，从工作角度与资料属性上分为教学类档案和行政类档案。教学类档案以学年度为单位，每学年第一学期初移交前一学年的教学档案（共两个学期所形成的教学材料）；行政类档案以年度为单位，次年三月份移交前年行政类档案。教学类档案涵盖毕业生学籍卡、教学计划、实习计划、教师教案、教师授课工作量表、课表等等。行政类档案涵盖技师学院发文、会议纪要、计划总结、大事记，各类花名册、国际国内交流合作、合同与竞赛、招标材料、各项重大活动形成的材料、校园网站OA办公系统办结的电子件等等。随着技师学院办学规模的扩大，学生和教师的人数越来越多，业务范畴在不断扩大，工作中形成的电子件与纸件材料不断增加，档案管理工作也不断复杂化。如果每年这些材料无缺漏、齐全地移交学院综合档案室归档，那么学院综合档案室档案的覆盖得以全面化，档案在教学和行政管理工作中必定能起到参考和借鉴作用，充分发挥档案的利用效用。

（二）智慧校园环境下档案利用的现状

随着信息技术的快速发展与技师学院招生规模的扩大，现阶段技师学院综合档案室档案管理的状况体现在以下几个方面。

1.工作量大，人员少。传统专业的改进和新型专业的增加都使得档案种类增多，无形之中档案的数量在大规模地增加，如果这些档案没有及时进行整理、分类、立卷、归档，档案的利用必受影响。

2.信息化程度较低，传统的纸质档案管理方式存在保存难度大、查找不方便等缺陷，无法发挥信息技术在档案管理中的积极作用。

3.标准化程度不够高，具体表现为没有严格的制度要求和统一的管理模式，二级学院、各行政部门与技师学院综合档案室缺乏交流等，不利于档案管理技术的提高和檔案利用工作的进行。

（三）智慧校园环境下档案利用的优点

智慧校园环境下电子档案的利用有着诸多好处，曾得到研究人员和管理人员的认可和支持。

第一，提高管理工作的效率和档案的利用率，强大的信息处理能力可以很好地解决工作量大和难度大的问题，有效处理传统档案管理中统计分类费时费力、查找时错误率高等不足之处，从而缩短档案检索时间。

第二，与传统档案管理中存储时间有限、查询繁琐、程序复杂且容易丢失的情况形成鲜明的对比，信息技术的应用使得档案利用效率明显提高。

第三，电子档案更容易保存，所需要的存储条件比较低，取消纸件存储以及纸件档案盖章等归档流程工作，增加了库房的存储空间，避免了不必要的资源浪费。

第四，提高了档案的安全性和时效性，极大地提高了文件存储和传输的速度，保证了档案运用的及时性。

二、智慧校园环境下档案利用的具体措施

根据智慧校园环境下档案利用概况，可以得知具体措施需要从全方位、多角度进行落实，才能弥补其中的薄弱环节和不足之处。基于对智慧校园环境下档案利用的了解，可以根据智慧校园环境下档案利用的发展趋势，采取档案发展规划与适应学院发展需求，建立档案管理标准和构建高效管理平台等措施，从注意事项等多个方面进行分析，积累有用的经验和教训，利用好现有的信息交流平台和可靠的资金与政策，使智慧校园环境下档案利用中存在的问题得到有效的解决，保证相关教学活动、行政管理工作的顺利进行。

（一）提高电子文件的可用性

电子文件一般是在一定的数字设备及环境中生成，主要是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体中，借助计算机等设备进行阅读和处理，其存在形式包括文本文件、图像文件、图形文件、声音文件、影像文件、程序文件等。在智慧校园环境下可以使电子文件的可用性得到有效提高，主要包括以下几个方面。

1.智慧校园环境下能够有效提高档案信息的可识别性，教职工可以根据自己的需求来准确查找档案信息，提高查询的效率。

2.能够确保信息传输载体的兼容性和完好性，这样不仅可以提高档案信息的传输效率，而且可以确保档案信息的完整性，有效提高档案信息的利用效率。

3.提高存储体系的可靠性。智慧校园具备一套系统、完善的安全体系，能够对档案信息给予安全保存，将潜在的安全隐患阻隔在外面，从而提高存储体系的可靠性。

（二）加强档案软件建设，优化档案信息管理系统

在智慧校园环境下，要结合技师学院档案管理的实际特点，构建一套切实可行的档案信息管理系统，借助智慧校园网络来实现对学院综合档案室档案的收集、保管、整理、检索和利用等工作，从而实现档案信息管理一体化。

一是在进行档案信息化系统建设过程中，实现与校园网站OA办公系统的对接，档案管理人员对OA上办结的电子文件进行批量接收、分类、立卷、归档。

二是在进行档案信息化系统建设中，考虑为二级学院、各行政部门设置端口、权限，各兼职档案员上传各类电子档案，如电子文件、照片、图片等数字档案，实现无纸化数字档案移交。这样档案工作的整体水平和工作效率明显提升，增强档案利用的时效性，综合档案室档案管理、档案利用再上新台阶。

（三）加大档案信息资源利用方式的创新

随着智慧校园的不断发展与创新，技师学院档案管理工作为了更好地服务于教学与行政管理工作，需要对档案信息资源利用方式进行一系列的改革与创新，具体需要从以下三个方面着手。

1.学院综合档案室的工作需要在学院校园网中建立档案模块，构建档案信息共享平台，进行权限设置、审批设置等，从而实现档案信息的共享。

2.在智慧校园环境下，学院教职工可以通过校园网络实现对档案的借阅、利用、规划，这样不仅可以提高档案资料的借阅与归还的效率，而且可以有效提高档案信息资源的利用效率。

3.实现无纸化办公，既能够减少纸质资源的浪费，而且能够有效提高学院综合档案信息的利用效率，为学院的发展奠定良好的基础。

（四）加大信息化建设资金投入力度

如今，随着技师学院普遍扩招，无形之中增加了学院综合档案室管理工作的难度，传统的人工档案管理已经无法满足时代发展需求。此时就需要尝试加大信息化建设资金投入力度，构建多元化的档案资源，这样既能够节省人力资源，而且可以有效提高学院档案管理工作效率。同时，智慧校园环境下的档案工作还可以把纸质档案转化为数字档案，将综合档案室库房保存的纸質档案运用扫描、拍摄等手段进行数字化加工，转换成图片、数字的存储形式，构成有机的统一体，确保传统纸件档案存储安全，实现原始纸件档案数字化管理，促进档案管理，提高档案利用效率和质量，逐步实现档案工作无纸化，管理工作上新台阶。

三、总结

总而言之，智慧校园环境下档案利用的探究是切实有效的，既能在了解智慧校园环境下档案利用现状的基础上发现其中的潜在问题，又能采取有效措施弥补其中的薄弱环节和不足之处，为技师学院教育事业的发展做出重要的贡献。智慧校园环境下档案利用还可以满足教职工对提高教学水平和创新教学方式的要求，更好地服务于技师学院教学活动与学院的发展，充分发挥技师学院综合档案室档案管理的工作效率。

【参考文献】

[1]孙大东.高校档案利用体系理论模式构建研究[J].档案管理，2013（06）：13-15.

[2]刘子侠.微信在高校档案利用服务中的应用探析[J].山西档案，2015（05）：112-115.

[3]崔静，刘亚平，薛晓娟，等.高校档案利用统计分析[J].兰台世界，2015（11）：66-67.

[4]郭晓文.做好高校档案利用服务工作的途径分析[J].赤峰学院学报（自然科学版），2016（21） ：110-111.

[5]宋竹，雷稚蔷，冯文博.基于知识管理的高校档案利用服务创新[J].黑龙江档案，2016（06） ：43.

[6]邰春兰.试论高校档案利用服务创新[J].办公室业务，2017（04）：133.