高校实施会计网上核算报销模式的问题与对策研究

王素容，谢新伟，刘海苹

（北京信息科技大学 财务处，北京 100101）

近年来，由于国家政策的支持，高校招生规模不断扩大，各高校的招生人数逐年增加，学校的经费也随着学生人数的增加而增加。此外，高校科研经费项目投入也在逐年加大，多种原因都使得高校财务部门的工作量急剧增加。为缓解报销压力，提高财务的工作效率，随着财务信息化及网络平台的快速发展，各高校开始逐步实施网上预约报销系统。

高校网上报销的基本流程为：报销人登录网上自助报销系统；根据经济业务分类，选择相应的报销类型，并按规定填写报销单据，选择报销项目编号、报销内容以及结算方式等信息，填报相关信息；核对无误后保存并送审；同时打印网上报销单，履行相应的签字审批手续，随后同原始票据一同送至财务部门审核窗口进行审核；审核通过后，财务工作人员对报销人填写的网上报销单办理入账，生成记账凭证[1]。

那么，高校实施网上预约模式与传统的报销模式相比，有什么优点？正如“一枚硬币有两个面”的道理一样，网上预约报销模式又存在什么问题？以及如何解决这些问题？本文分析如下。

1 高校网上核算报销模式的优点

1.1 提高报销的效率

在网上核算报销模式下，预约环节可以设置超预算、超范围的审核规则、预算额度、预算指标与经济科目的匹配等系统指标，并且由预约系统实时控制经费的支出；而且，在预约完成后，可以打印出预约报销单，这个单子上基本涵盖了报销业务的主要信息点。财务工作人员只需审核相关票据，对无法顺利报销的票据，按照提示补办相关手续即可完成报账，这样既减少了报销人的等待时间，也降低了财务工作人员面对报销人的紧张感和压力，使会计核算的差错率减少，提高了报销效率[2]。

1.2 提高经费使用的效率

在预约核算报销模式下，报销人所报销的金额如果超过项目经费的可用额度，则网上报销系统会自动提示出错或中断预约报销程序。因此，报销金额必须限制在项目经费所允许的范围内；此外，报销人可登录网上报销系统随时随地查看报销进度、项目经费的使用明细以及可用额度，并通过合理规划，使用剩余经费，进而提高经费的使用效率；同时，报销人需要取得项目负责人同意后才能进行网上报销，这在一定程度上避免了项目经费被他人盗用或错用的风险。这些网上预约报销的独特功能，可以有效提高经费的使用效率[3]。

1.3 提升财务部门的服务水平

网上报销系统的实施使报销人不再花费大量时间及精力排队等待报账，减少了报销人时间及精力的浪费。同时，对财务工作人员来讲，预约报销模式提供了一个相对安静的工作环境，财务工作人员可以将更多的精力放在提升工作上，这样不仅可以提高广大师生对财务工作人员的满意度，也可以提升财务工作人员的服务水平[4]。

1.4 提升报销过程的透明度

传统报销模式下，报销人持审核好的报销单到财务报销，现场等候会计人员做账，然后领取报销款，对于入账之后的其他环节，如凭证审核、复核等无法获取相关信息。网上预约模式下，报销人从登录网上报销系统填写报销单、到相关部门领导审核签字、再到财务部门受理报销单、审核、复核、付款等一系列报销环节，都可以通过预约系统随时随地查看进度，可全程追踪报销的进程。另一方面，部分高校财务信息发布管理平台还可将报销完成及款项支付等信息实时发送到报销人的手机上，使报销人能够及时掌控报销完成情况。因此，实施网上预约提升了报销过程的透明度。

1.5 支付方式灵活

一般情况下，预约报销模式通过网上银行直接把报销款转入报销人指定的银行卡内，对公转账的支付也不再使用纸质支票和汇票，而是通过“银企直联”系统直接支付给对方单位。与传统报销模式相比，支付方式变得更加多样和便捷[5]。

2 高校网上核算报销模式存在的问题

高校实施网上预约模式与传统的报销模式相比，有很多优点。但是在具体的实施过程中，还是存在各种各样的问题[6-7]。

2.1 部分报账人员不适应网上报销系统

网上报销需要报销人登录系统预约后，自己选择输或输入相应的报销信息，这一系列的操作需要报销人熟悉报销业务并能熟练操作，才能顺利进行报销。而部分报销人并不十分清楚自己要办理的业务，对网上预约报销的具体操作流程也不熟悉，在实际操作过程中不适应网上报销系统，会出现一些问题。

2.2 网上报销返工率高，信息反馈不畅通

报销人预约网上报销后，无需在财务大厅排队等候报账。而财务工作人员在审核的过程中可能会遇到报销人粘贴的票据不规范、审批手续不全或指标与经济科目选择不符等问题。如果存在上述问题，财务工作人员通常会通过电话通知报销人重新填写报销单并递交到审核窗口。但在通过电话沟通的过程中，会出现教师们忙于教学与科研没有及时联系到或是报销人填写的联系方式错误等问题，从而减慢报销进程。随着网上报销业务量的增加，网上报销单的返工量也随之增加，需要财务工作人员花费大量的时间及精力去与报销人进行沟通，这是预约模式下存在的另一个问题。

2.3 网上报销的财务审批功能不完备

报销人采用网上报销后，需要在网上填写报销单，但签字审批这一流程还是按照传统方式进行。为了保证高校财务管理质量，各大高校往往会建立起较为严格的审批机制，经费报销就需要经过多个部门审批、核实。只有报销单全部审批通过后，才能完成整个票据的填报工作，如果中间某个环节出现差错或延误，则可能导致整个审批的过程延长。高校网上报销系统因没有设置经费审批功能，将制约整个财务报销的进程，进而阻碍了网上预约报销系统的推广。

2.4 系统的稳定性和安全性存在风险

网上预约报销模式下，网络安全是十分重要的。实行网上预约报销，大量的财务数据在网上传递，对网络系统的安全性提出了更高的要求。一旦网络系统遭遇病毒攻击，导致网上自助预约系统的崩溃，将会造成财务数据丢失和外泄，如果支付信息被恶意篡改，可能造成巨大的经济损失。在期末以及开学阶段，报销业务量会集中增加，容易出现报账系统瘫痪的情况。因此，网络安全是网上预约报销系统的重要环节，需进一步提高高校网上报销系统的稳定性和安全性。

3 优化高校网上核算报销的对策和建议

从长远来看，信息技术和人工智能的不断发展，都表明网上预约核算报销模式是未来报销模式。因此，针对网上预约报销存在的问题，提出以下的对策和建议[8-9]。

3.1 加大网上报销的宣传力度，做好相应的培训工作

为了让广大报销人更快地熟悉和适应网上报销，高校财务部门可以加大网上报销的宣传力度，通过学校的官网、微信公众号等多种渠道进行宣传，并印发网上报销系统使用手册等相关资料，使报销人充分了解网上报销的程序和方法。同时，做好相应的培训工作，通过对高校报销人员进行科学培训，强化相关工作技能，使其能高效、快速地解决网上报销工作中出现的问题，减少报销所花费的时间，以提升报销效率。

3.2 构建信息化互动平台，增强双方的沟通

网上预约模式下，通过信息传递平台，财务工作人员将审核过程中发现的问题及时反馈给报销人，也可以将报销相关规定、网上报销的具体操作流程、常见问题等发送到信息平台供师生进行查看学习。此外，报销人也可通过该平台对网上报销过程中所遇到的问题进行咨询。互动平台的构建可以加强财务工作人员与报销人之间的沟通与交流，有利于双方的沟通。

3.3 完善网上报销的审批功能

在实际应用中，一些大型的企业，如微软等以ERP系统为基础，将报账系统与审批系统有效连接，成功实现了财务信息与审批信息的共享，有效提升了财务工作的效率。但这种连接方式通常只在企业内部实施，没有对外推广。高校可以结合高校审批流程以及审批权限，借鉴这些企业的成功经验，开发相应的审批管理系统，实现审批、报账一体化的管理模式，进一步提高报销效率。

3.4 增强系统的安全性和稳定性

财务部门应当从以下几个方面加强网络安全管理。一方面是加强网路安全基础设施的投入，避免因硬件崩溃造成的网络病毒攻击；另一方面，建立严格的安全制度，并由专门的技术管理人员来监督执行，定期检查系统的安全性，防患于未然；最后，还需做好银行系统和网上报销系统间的对接情况监测，不断完善学校资金与银行对接的接口，采取必要的技术手段来保护财务信息，增强系统的安全性和稳定性[10]。

3.5 构建系统监督机制

网上预约报销模式，不是简单地把手工填写报销单改为网上填写报销单的变化。它是一个系统的工程，涉及高校自身、银行和国库等多个部门，包含预约、查询、监控等多个环节的财务管理模式。为保证系统运行质量，高校应建立健全的相应的监督管理机制。选择合适的安全监督防范软件，监督各个操作过程，防止发生非法操作；制定出适用的报账规范制度，并及时发布和培训，以帮助广大教师形成良好的操作习惯，保证实际报账操作质量。有效的监督措施是网上预约销模式不断完善的保障。

4 结语

网上预约报账系统在高校中的运用，可以提高财务人员的工作效率，节约报销人员的排队时间，有效提升报销效率。它的优势显而易见，但也难免有局限性。各高校应客观分析学校自身的特点，通过监管制度的建立、人员操作培训的强化以及其他手段，使网上预约报账系统符合高校自身的特点，能够为高校师生提供更加便利、优质的报账服务，达到理想的报账管理模式。