如何做好企业档案管理工作

和红芝

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）9-223-01

摘要 在企业的发展中，档案管理工作是非常重要的一部分。随善社会的不断发展，企业档案管理工作，面临着越来越多的调整，做好企业档案管理工作，对于企业的发展具有重要作用。本文主要从企业档案管理现状和做好企业档案管理工作的建议进行了阐述，从而更好提升企业档案管理水平。

关键词 档案管理 信息资源 方法

在企业的发展中，离不开档案管理工作的支持。在企业档案管理工作中，不仅要适应企业的发展，还需要具有一定的前瞻性。在企业发展中，需要对企业内部档案管理工作作出科学的分析，然后健全档案管理系统，培养档案管理人员素质，建立档案管理信息化体系，从而更好的提升企业档案管理水平。

一、企业档案管理的现状

（一）重视程度不够

在企业的发展中，对于企业档案管理工作不够重视。一是，在企业发展中，企业的档案管理工作量比较大，工作比较繁琐，在办公室费用投资比较少，从而在一定程度上阻碍了档案管理工作的发展。二是，档案管理人员水平偏低，专业知识相对缺乏。三是，有些单位领导对于企业档案管理工作不够重视，从而在一定程度上制约了企业的发展。

（二）管理方法落后

近年來，随着信息管理技术的发展，档案管理水平不断提高，落后的管理方法严重阻碍了档案管理工作的良好发展。很多老旧的档案管理模式存在着效率低、费时费力等缺点。很多时候由于效率落后，统计数据不及时，影响了工作的进展。其次，档案法律法规体系有待健全，档案管理网络没有建立到科室和具体的工作岗位，工作职责不够清晰，不能做到责任到人。最后，在档案库房的管理上，设施简陋，管理不够规范，物品摆放杂乱无序，甚至将档案室当仓库使用的现象也很常见，导致存档文件无法及时归档，甚至出现了档案丢失的情况。

二、做好企业档案管理工作的建议

（一）增强意识、加强领导是前提和基础

领导对档案工作价值的认识，在很大程度上影响档案工作的发展。因此，增强意识，加强领导，设置专门的档案管理机构、配备专业的档案工作人员，是一个企业做好档案工作的前提和基础。对档案管理人员来说，应该充分发挥其主观能动性，把开展宣传工作贯穿档案工作的始终，档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里，使宣传与档案工作同步进行。特别是要在各级领导层中加强对档案工作重要性的宣传，真正做到上下齐抓共管、全员积极参与，切实将档案工作真正纳入与各主要业务部门工作同等重要的地位。

（二）健全档案管理制度

建立健全行之有效的档案管理工作制度，使档案工作与企业的各项管理活动相同步，与项目的实施过程相同步，确保档案资料的完整、准确、系统。首先，要结合企业自身的管理体制、档案材料的形成规律，建立一个纵横交织的档案管理网络体系，协调企业内部之间的关系，从而做到从上而下，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础工作。其次，企业档案管理人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤。不仅要收集文书档案材料，还要收集企业经营管理档案、音像材料、实物和电子文件，要特别注重做好重大活动、重大事件、重点工程、重要领导人来访等形成的珍贵档案资料的收集，力求收集的档案资料完整齐全。及时对收集的大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展企业管理工作服务，为企业各项管理工作提供详细、可靠的档案信息资源。只有做好企业档案的收集工作，才能保证企业档案的完整性。

（三）要培养一支档案管理理论基础好，业务技术过硬的档案工作队伍

现有档案人员普遍专业知识不足，业务能力不够，档案工作经验经历缺乏。同时缺乏理论基础深厚、业务能力全面、能独立解决档案工作新问题、新挑战的业务带头人。我们应该采用自学、跟师、内部办班、外派培训、参观、交流等多种方法，持续数年进行累进培训，普遍提高档案人员业务水平，重点培养几名业务骨干，承担技术把关、内部帮带、解决业务难题的责任。

（四）实施档案数字化战略

将档案信息化建设纳入企业信息化建设总体规划和目标，将数字化技术、网络技术广泛应用于档案管理。建立室藏档案案卷级或文件级目录数据库。对重要的和利用频繁的档案建立图像数据库。纸质档案全部实现数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览。实现办公自动化系统与档案管理系统相衔接，档案部门在网络环境下能够实现对各类电子文件的收集、整合、控制和传递。文件形成部门负责鉴定归档电子文件的真实性、完整性和有效性及确定密级和划定保管期限。重要电子档案进行纸质等载体的异质备份。电子档案一式三套存储在脱机载体上。收集和传递网络化，拓宽管理思路，实现文档一体化和重要档案的全部数字化，实现档案资料的网上远程查询和借阅功能。

三、结语

在企业的发展中，为了更好的促进企业的发展，需要在企业档案管理工作中，不断对企业档案管理制度进行完善，提升档案管理人员的专业水平，对档案管理工作实施数字化战略，从而更好的提升企业档案管理水平。