合并重组高校基建档案资源融合的思考

欧阳琳， 曹 虹

(1.邵阳学院 档案馆，湖南 邵阳 422004； 2.湖南农业大学 档案馆，湖南 长沙，410000)

随我国高校扩招和新校区的扩建，大批基建项目实施，同时产生大量的高校基建档案；加上合并前各校区原有档案，如何充分利用这些资源，实现多校合并后基建档案的有机整合，使之发挥最大效益，实现高校可持续发展，是亟待解决的问题。本文从多校合并后基建档案管理的视角进行探析，根据实际工作中的经验，提出加强多校合并后基建档案的优化管理措施。

1 基建档案管理的现状

目前我国760所普通本科高校中，有440所是1999年后新建的地方高校。这些学校一般都由近区域的几所高校合并，重组升格组建而成。随着国家对高等教育越来越重视，投入加大，大部分高校顺势而为，把握机遇修建了新校区，扩建、改建原有的校园基础设施，基本建设进入了飞速发展的时期。据不完全统计，整个“十五”期间，全国高校仅新建学生公寓和学生食堂的面积就是新中国头50年全国建筑面积总和的4倍，基建档案资源也大幅增长。

多校合并后，学校对原来的管理体制，利益格局，学科建设，发展规划等进行重新整合。其中，多校区原来的基建档案管理也自然整合到一起了。这些基建档案不仅仅反映了原来各校区的基本建设情况，也是以后对学校的基本建设进行整体规划→改扩建→使用→管理→维修维护→检查的重要依据和凭证。所以基建档案管理是对历史负责，为现实服务，替未来着想的重要工作，科学利用基建档案，使之发挥最大作用，也是提高经济效益，优化建设方案，实现科学化、现代化高校管理，保持高校可持续发展的必然要求。

2 明确基建档案资源整合的目标

多校合并后的基建档案，具有新老校区兼具，管理体制不一，材料参差不齐，人员素质高低，归档形式多样等特殊性。多校区合并后，档案资源整合要实现布局合理，机构优化，分工科学，管理措施完善，服务高效，社会效益和经济效益显著，各项资源共享的总体目标。

2.1 强化意识，优化管理组织体制

《高等学校档案工作规范》明确规定应逐步做到“三纳入”、“四同时”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。因此，高校决策层不仅要将档案工作列入学校议事日程，而且应该认认真真解决档案工作中存在的实际问题和具体困难，强化学校领导对档案工作重要性的认识，强化师生员工的档案意识。对合并后高校的档案整体布局、管理体制、档案管理网络系统、档案库藏、岗位人员、设备设施等进行重新整合，建立统一领导、资源整合、责任明确、层次分明的档案管理机构。建立年龄、学历、技能层次上结构合理的高素质档案工作队伍，从而实现多校合并后的学校档案机构相互协调，配合有序，运作高效。

2.2 开发资源，实现基建档案共享

在高校建设中，加强高校基建档案管理势在必行，也是不可或缺的工作。如何综合高效利用和开发各种档案资源，为学校的整体建设和广大师生员工服务，实现档案应有的价值，是高校档案工作的最终目标。在实际工作中，基建档案管理工作者一是要改变过去的“你找我查”的传统的被动的服务方式，不断提高自身工作质量，及时主动地提供移交档案信息资料。二是要积极广泛地开展基建档案资料的收集编研工作，通过把零散、杂乱、无序的点、线、面、貌似无价值的“一地鸡毛”式的散碎材料，经过档案人员的整理、归档，加工成系统的成套的具有收藏价值和利用价值的档案。尤其是基建档案资料具备可重复利用实现其可挖掘的价值和增值的功能(如国土证、房屋产权证、红线图、丘图、地形图等)。强化参与竞争意识，与学校的发展荣辱与共，成为命运共同体，形成“校兴我荣，校衰我耻”的共识，推动高校科学化发展，在与外界交涉中，合法维护高校权益。

3 制定基建档案资源的整合原则

制定适合实际工作需要的管理机构及一系列配套的规章制度和管理办法，尤其是针对多校合并后，多校区分散办学，既要考虑点多、线长、面广的实际需求，又要按照合理、科学、低成本、高效益整理布局，使全校的基建档案工作硬件与软件管理科学化，档案收集、整理、归档、利用标准化。

(1)整体性原则。多校合并后基建档案管理工作中存在的问题主要是缺乏基建档案管理的专业人员和基本的收集档案管理制度。一是学校各级领导对加强基建档案管理认识不足，各分管领导只重视自己分管的部门处室的业务工作，没有把基建档案工作放到全局的位置。分管基建部门的领导只重视施工建设进度工期，质量把关和资金周转投入，而忽视工程档案管理。由此出现征地扩建、异地新建的档案为方便工作需要而多处存放，没有实行集中统一归档整理和管理利用散乱局面。二是建设方、施工方、设计方、监理方各环节的相关工作人员，档案意识不强，业务素质不高，加上管理措施不到位，岗位职责不明确，造成大量的原始资料缺失，严重影响了档案资料的完整性和真实性。

因此，多校合并后的基建档案资源管理，必须整合原有各校区原有的管理体系、建设体系；要集众家之长，强化全校一盘棋的全局观念，将各校区所有的档案资源作为整体通盘考虑，打破从前的“各自为政”，“独家独院”，“圈地为王”的局面，整合成完善合理的、系统配套的、科学高效的全校档案资源体系，并将其融合到高等教育系统本地乃至全国的档案系统中。

(2)规范化原则。①基建档案管理规范化、科学化、标准化是档案工作整体建设的核心内涵，也是发展高校档案事业的基础保障。依据法规制度，同时结合多校合并后各校区的实际情况，制订符合本单位具体情况的各项档案工作规章制度，用制度的强制性和严肃性来保障基建档案工作的有序进行。②多校合并后，高校基建档案资源要规范化，从整合过程到整合的内容、程序和标准都要规范化，从而构建优质的全校档案数据库，为各校区的查阅者提供方便、快捷、高效的检索系统，实现档案资源共享。逐步建立完善科学的档案信息库，使档案资源数据库的整合达到标准化、规范化。加强开发更多的二次三次信息产品，树立主动参与、多层次、全方位的服务意识，改变“坐等客来”，“你要我查”的工作方式，改变档案工作者处于封闭、半封闭的被动服务状态，转变“看摊守摊”的传统意识，满足不同层次人群的需要。

4 确定基建档案资源整合的内容

档案资源的有机整合不仅仅是档案信息资源的整合，而且包括库藏内各种类别档案、设备仪器、设备资源、管理机制等诸多方面和内容的整合，也是硬件与软件的有机整合。在多校合并后档案资源的整合过程中，要注意协调好各种关系：既要注意纸质文件(图纸)档案、电子文本(U盘、光盘)档案、实物(如奖杯、奖牌、奖章)档案等不同载体档案的整合关系，又要注意各种档案资源诸多内容的整合关系，如各校区间的基建档案在合并前又相对独立或互成小整体；还要协调好学校档案馆与校内各部之间的关系，如基建部门、维修部门、使用部门，固定资产管理部门等。

(1)从降低档案管理成本出发，整合档案管理体系，避免资源重复浪费。多校合并后形成的多校区的办学格局，原有各校区的档案管理模式，已不适应多校合并后优化共享档案资源的有机整合，应尽快建立起与合并高校管理全新体制相适宜的档案管理新模式。(如分级制模式，并列馆制模式，总分馆制模式，一馆制模式)，根据多校合并的类型和深度、各校区的实际情况选择适宜的管理模式。

(2)多校合并后，原有的各校区的档案管理体系随之解体，从实现优化档案管理功能的目标考虑，创建新的档案管理运作模式，统一机构，集中管理，把点、线、面结合成网，建立网格化管理模式，组建既符合多校区分散办学实际的情况、又方便全校档案收集、整理、归档、综合利用开发的档案管理组织模式，使档案管理体系整合后各项功能达到最优化。

(3)整合档案设备设施资源：在摸清家底的前提下，对原各校区档案设备资源进行系统整合，从全校有利于档案事业发展总体规划和目标出发，既节约成本，又充分利用，选择最优化整合方案，满足各校区资源共享的要求，做到“物尽其用”。

(4)整合档案人力资源：在档案的现代化、科学化建设中，人力资源是关键。保持稳定的现有档案管理人员队伍，广开引进人才渠道，制定优惠的引进用人政策，积极引进德、才、能兼备的高素质人才。逐步建立一支人员数量充足、岗位设置合理，年龄、学历、职称结构合理，专业技术和实际操作能力较为全面的高素质、复合型档案人才队伍。通过对档案人员实行定期定岗培训，不断提高档案人员的综合素质，尤其是基建档案管理既要求管理人员最好能懂基建工作，又能懂档案工作，这样才能使基建档案工作做到及时、完整、规范、高效，做到“人尽其才”。

(5)利用互联网信息技术共享整合原各校区的档案数据库，整合档案信息资源。使基建档案从传统的经验管理、手工操作，过渡到现代化的科学管理。在规范化、标准化的前提下，提高各校区档案信息化、网络化进程，达到优势互补、丰富馆藏，使档案资源利用达到高效。根据实际情况，把最新的最科学的最完善的管理方法，运用于基建档案管理中，吸收众家所长，对以往实际工作的经验和教训加以总结。为适应新时期的现代化档案管理要求，对实体档案进行最优化整合，如从档案馆制的布局等，全面整合各校区的布局方式，充分利用现代科学的管理方法，提高工作效率，做到事半功倍。

总而言之，要让基建档案在高校的基本建设中更好地发挥其最优的作用，实现基建档案管理的现代化、科学化，是一项长期的复杂的系统工程。需要从全局出发，通盘考虑，权衡利弊，兼顾各校区的档案工作建设，优化整合高效利用盘活档案资源，使其在全校的档案工作中发挥最大效能。