高职院校学生档案信息化建设探究

沈 玲

(湖南城建职业技术学院，湖南 湘潭 411101)

2019年全国两会，“档案事业”写入政府工作报告，李克强总理在政府工作报告中提出要繁荣文艺创作，发展新闻出版、广播影视和档案等事业。2019年3月29日，全国档案局长馆长会议在京举行，会议传递出两个重要的信息：第一，我国档案法制建设将取得新的进展，最新修订的《档案法》将于2019年年内出台；第二，在新修订的《档案法》中，将增加“信息化建设”专章，对电子文档的归档、电子档案的管理、运用信息网络技术促进档案资源的共享共用、档案工作的数字化转型发展等将提供法律支撑。

1 高职院校学生档案工作现状与问题分析

随着“互联网+”信息技术的发展，高职院校学生档案工作中存在的问题开始凸显，原有档案管理模式开始成为制约其发展的掣肘。

(1)档案管理水平落后，以传统手工整理纸质档案为主，信息化水平较低。高职院校招生规模的逐步扩大和档案用户的利用需求越来越多，导致学生档案的工作量逐渐加大，但档案工作的收集、利用、管理和利用等环节仍采用传统的手工处理方式，工作效率低且容易出现偏差，已经不能适应新形势下学生档案工作发展的需要。在信息化建设的探索方面，有的学校已经开始采用学生档案管理系统，提供“档案去向查询”网络服务，开发专门的档案网站推广档案业务等，但总体而言，学生档案的信息化进程推进缓慢，且各高职院校的档案信息化水平层次不齐，有的高校的信息化建设还没有开始起步。

(2)档案管理方式落后，档案服务能力有待提升。档案信息利用价值的开发，是体现档案工作的意义所在。然而在高职院校学生档案工作的实际中，普遍对学生档案工作的认知仅限于学生档案资料的“收集”与“管理”，业务考核的标准取决于档案是否收齐?档案是否妥投?普遍没有将档案工作的出发点落在为档案用户提供“利用需求”服务这一层面，“重管理轻服务”、“重藏轻用”的现象仍普遍存在。尽管部分高职院校学生档案开始采用管理系统，但该系统重在实现“档案管理”，一方面其单机管理的模式，无法实现档案信息资源的共用共享、无法为档案用户和高职院校的管理工作提供服务。另一方面，学生信息的录入千篇一律，导致档案数据既缺乏个性又不能全面地反映学生在校旗期间的表现，对用人单位筛选录用缺乏实际参考价值。

(3)制度建设严重滞后，档案工作缺乏统一的业务规范。截止目前，我国并没有专门的高校学生档案管理办法，2008年9月，由教育部和国家档案局制定《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)仅将“学生类档案”归到高校档案部门工作范畴，并没有就学生档案工作的开展进行指导与规划。就笔者了解到的湖南省学生档案工作的整体情况来看，因为缺乏全面统一的、且可操作的档案管理规定，各院校学生档案工作标准有差异，对学生档案的收集范围、归档流程、整理要求、保管利用等的要求也不同。

(4)队伍建设落后，专业的档案数据员极其匮乏。一直以来，学生档案工作始终处于高校管理工作的边缘地带。各高职院校普遍对学生档案工作的重视不够，专职档案员能够“走出去”参加档案培训和学习档案信息化建设等方面业务知识的机会不多，导致他们的专业素养与综合素质都得不到显著地提升——高职院校学生档案信息化建设急需一批既懂档案业务，又能熟练掌握信息技术的档案数据员。

2 高职院校学生档案信息化建设的意义

(1)学生档案信息化建设的重要性分析。学生档案是人事档案的雏形，其重要性不言而喻。作为用人单位筛选录用毕业生的参考依据，学生档案材料的归档完整性与丰富程度还将影响毕业生工作后的职位晋升、工龄认定、职称考试等。

学生档案信息化建设的另一个重要作用是充分地发挥学生档案的育人功效。通过数据处理的方式将原先分散的纸质档案信息以可视化的方式集中地呈现，实时更新与动态变化的档案数据为学生工作、教学工作的开展提供第一手的参考资料与决策依据，结合数据所反映的学生个性特征(如心理困惑型、学习困难型、经济困难型、单亲或孤儿、违纪学生、生理缺陷、网络成瘾、逃课、恋爱等)有的放矢地开展工作，提高应对学生突发事件的能力。

(2)学生档案信息化建设的必要性分析。从档案的形成特性来看，纸质档案多为孤本，一旦出现遗失，很难弥补，尤其是多年前毕业学生的档案很难补全。学生纸质档案的数据化处理方式是解决档案备份问题的最佳方案。

从提高工作效率、降低出错率角度来说，通过数字化的档案信息处理方式，不仅能够使学生档案工作人员从繁重的归档、立卷、整理等日常工作中解脱出来，还能够通过信息化手段下的“前端控制”，在档案数字化的过程中，将学生档案归档要求与范围提前预置到档案管理系统中，在数字档案的形成和维护阶段进行监督管理，降低出错率。

从档案用户的“利用需求”体验来看，毕业生参加工作后，舟车劳顿返校办理提档手续费时费力，而通过学生档案管理系统的外网查询渠道，毕业生只需轻击鼠标，输入检索条件或上传相关资料，即可轻松享受方便快捷的网络服务。

(3)学生档案信息化建设的可行性分析。高职院校学生档案信息化建设是在原有的校园信息网络平台基础上构建学生档案管理系统，有现成的信息化建设经验可以借鉴，对服务器硬件要求不高，服务器成本相对较低，在技术层面和经济层面上来说都是可行的。

3 高职院校学生档案信息化建设的途径与方法

(1)加强制度建设，规范内部管理。档案工作是一项制度性很强的工作，2008年9月发布的《办法》指出高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

目前，国内没有专门的学生档案管理办法，结合当前学生档案工作的形势，高职院校急需根据相关法律法规、结合学院工作实际制定一套完整、严密、科学的学生档案管理规范：如“学生档案管理办法”、“学生档案实时归档制度”等，建立对于“收集范围”、“归档流程”、“材料质量”、“整理要求”、“安全保密”等归档细则的业务标准，制定“利用服务”、“档案转递”、“去向查询”、“异地调档程序”等办法，使学生档案管理有章可循、有据可依，实现学生档案工作的规范化。

(2)明确学生档案的管理部门，完善学生档案的领导体制。2008年颁布的《办法》首次明确将学生类档案纳入高职院校档案管理工作体系,以法规的形式明确规定了学生档案的管理部门为高职院校档案部门。作为专业管理和提供利用的学校档案机构，高职院校档案部门有一整套完善、系统的方法理论指导、科学分类体系和实践应用基础，既有专业的人才队伍，能提供专业的业务指导，又有《档案法》等法律法规的约束监督，避免了高校学生档案工作管理松散、工作不衔接等问题。因此，从学生档案工作的长远发展来看，高职院校必须明确档案部门对学生档案的绝对领导地位。

(3)实行“二级管理”，优化档案工作流程，构建完整的学生档案管理体系。基于十余年的高职院校学生档案工作经验，笔者分析认为应建立档案“管理部门”与“形成部门”的二级管理制度：高职院校档案部门负责档案的“管理”、“利用”与业务指导，而纸质档案的“收集”与档案数据的“采集”则归口到各类档案资料的形成部门，如学籍部门负责学籍信息的采集、教务部门负责成绩的采集、各院系负责学生基本信息、奖惩信息的采集和入学登记表、毕业生登记表等纸质档案的收集、心理咨询部门负责学生心理健康数据的维护等。通过“二级管理”，明确档案工作各环节的责任部门，为高质高效地完成学生档案的定时建档与实时补充提供了保障，避免长久以来档案材料归档质量不高、缺乏利用价值等问题。

(4)搭建“互联网+”学生档案管理系统平台，健全档案管理网络。目前，湖南省人社系统的档案信息化建设正在进行，湖南省教育系统档案信息化建设也即将开始，各高职院校应抓住发展机遇，促进档案工作的数字化转型，搭建学生档案管理系统。在该系统的运行过程中，档案的形成部门主要负责基本数据的采集与纸质归档，档案的管理部门主要负责档案业务的指导、数字档案形成和维护阶段的监督管理，信息技术部门则主要负责提供网络信息技术支撑，通过构建运行良好档案管理网络，着力解决档案工作中存在的问题：第一，通过数据信息的存储解决档案备份与保存问题；第二，通过网络为档案用户提供便捷的服务。

(5)稳定档案工作队伍，为档案信息化建设提供人才保障。档案从业人员的业务素质水平是做好学生档案管理和保证服务质量的决定性因素，是实现学生档案规范化和标准化管理的关键。

高职院校应加强对专职档案人员的培养，通过完善档案专业人员的职称评定体系，稳定人才队伍，激发档案人员的工作积极性；同时，高职院校档案部门应创造条件，着力提高档案从业人员的信息化水平，给予档案从业人员参加业务培训和学术研究的机会与时间。同时还应落实档案的“二级管理”机制，通过加强业务指导、定期举办档案培训等提高兼职档案人员的业务能力，形成全院上下“齐抓共管”学生档案工作的合力。

(6)加强档案宣传，提高全院师生的档案意识。在信息化的档案管理网络中，做好学生档案工作不是一个部门的事，更不能凭一己之力，因此必须将加强档案宣传、提高全员的档案意识摆在首要位置。通过将学生档案知识的普及纳入“新生入学教育”范畴，使他们了解到档案的重要性，从源头上规范档案材料的形成；通过毕业生离校季进行档案转递知识的宣讲，使学生重视自己的档案去向，避免出现“弃档”和“死档”；利用每年国际档案日的契机，开展档案普法宣传、档案征文、档案主题讲座等活动，使档案意识深深植根于每一个师生员工的心中，时刻提醒他们重档、归档、用档。

4 结语

在高职院校学生档案数字化转型过程中，各高职院校应结合自身的实际情况，逐步推进对传统档案管理模式的改革与创新。在信息化建设的初期，我们应重视档案信息安全，从业人员的信息化技能提升，信息化建设，档案工作前端控制的标准化和档案实体工作如何开展等问题。然后应逐步将信息化建设的工作重点转向如何实现学生档案信息的共享共用，如何通过档案宣传来体现档案的功效、如何通过档案利用价值的挖掘提升档案地位等问题上来。