高职院校档案资源开发利用的思考

裴 鑫

(广东机电职业技术学院，广东 广州 510515)

档案的保密和利用是一个矛盾有机体，但档案价值终究是通过利用来实现的，因此，规范高职院校的档案提供利用是一项十分重要的工作。近年来，我国大部分高职院校在档案资源的开发利用工作上取得了较大的进步，同时也由于档案利用过程不够规范导致安全隐患的产生。档案的安全包括实体安全与信息安全两个方面，而档案利用过程的规范化程度是影响档案信息安全的重要因素，因此，高职院校在致力于开发利用档案信息资源的同时，必须积极采取措施纠正档案提供利用过程中各种不利于档案安全的行为，提升档案利用的规范化水平。

1 高职院校档案的特点

(1)档案信息内容广泛、数量较大。档案真实地记录着一所学校的发展历程，是记录学校建立、变迁、发展和壮大的宝贵资料。我国高职院校普遍具有学校更名次数较多，校址变迁频繁，专业设置变化多样等特点，这些特点导致高职院校发展过程中所产生的档案资源内容丰富、数量庞大；此外，近年来，由于国家政策的支持等原因，高职院校规模不断扩大，招生人数的急剧攀升，所以产生的档案资源数量呈动态增加趋势，特别是基建类和教学类档案数量越来越多。

(2)馆藏资源结构较为单一。现阶段，大部分高职院校档案馆藏仍以纸质文书档案为主，而声像类、实物类等类型的档案资源比例较小，电子档案资源收集也不够充分齐全，档案资源发展不均衡，馆藏资源难以满足日益多样化的档案需求。

(3)档案价值有待开发。高职院校档案既是广大教职工实践经验和智慧的总结，又是传承学校历史文化的重要载体，更是院校总结经验、制定计划、处理问题、改进管理的重要依据，对院校的发展有着重要的影响。然而现阶段，不少高职院校建校时间较短，院校建设任务较重，其档案资源开发利用进展较为缓慢，档案资源开发利用工作还存在着许多问题与不足，档案资源利用率较低，档案编研成果较少，导致高职院校的档案价值未得到充分发挥。

2 高职院校档案资源利用过程中存在的问题

(1)缺乏健全的档案利用制度。一方面，随着对档案资源开发利用工作的重视程度逐渐加强，大部分高职院校普遍制定了档案利用制度，但部分院校的档案利用制度在细节方面还不够完善，导致在实际工作过程中出现了很多不规范现象。如部分高职院校对档案利用的申请、审批以及提供等环节都没有具体的步骤与管理程序，致使档案利用混乱无序；另一方面，随着信息技术的发展，电子文件与电子档案数量急剧增多，然而大部分高职院校档案信息化制度不健全，相关的工作制度也是停留在传统阶段，导致电子档案资源在利用过程中操作不够规范，档案信息安全问题凸显。因此，急需建立一套行之有效的且与学校实际相符合的电子档案资源利用制度。

(2)档案利用制度“宽要求”。由于需要便于工作开展等各种主客观因素的影响，部分高职院校在现实实施档案利用制度的过程中经常放宽制度要求，出现流于形式、执行不严等现象，如借阅单填写不完整，利用审批手续不完备，查阅资料内容和目的填写不精确等违规操作，特别是对于电子档案的利用管理，步骤和程序杂乱无章，档案信息安全隐患较大。

(3)档案利用环境有待完善。第一，档案室基础设施建设有待完善。由于受经费和人员等因素的制约，部分高职院校档案室的建设规模和水平与重点本科院校相比还存在一定的差距，如多个校区却只在一个校区设立档案部门，缺乏足够的档案工作人员和工作场所，这就导致无档案部门设置的校区档案利用困难或档案利用无固定地点、档案利用者来回奔波等问题；第二，档案信息化建设的基础设施不够完备。在信息时代大环境中，高职院校档案工作的主要矛盾变成了日益增长的档案利用需求与高职院校当前的档案管理水平和提供利用服务能力之间的矛盾。现阶段，高职院校基本都已配备了计算机设备，但在相应的档案系统软件设备的应用方面还存在明显的局限，信息化水平不高，影响了信息资源开发利用的效果。

(4)档案利用规范化意识较为薄弱。一方面是档案工作人员的素质和能力有待提高。部分高职院校没有配备专门的档案管理员，而是由行政人员代为管理，缺乏专业的档案管理知识和管理素质，致使在实际工作中没有落实相关制度规定，对档案利用过程未进行有效控制，以及内部各部门之间并未积极沟通合作等，导致虽然有了制度但依旧是“纸上谈兵”，如利用时档案工作人员未在现场，档案借出后不追不还等；另一方面是档案利用人员的利用经验或保密意识不强。很多人认为所查档案资源属于自身的工作内容，所以在申请利用时不愿意履行相应的审批手续；此外，制度制定后，由于宣传力度不足，利用人员的规范意识和安全意识较差，或擅自摘抄、复印和拍照档案信息内容，或将借出档案随意转借他人等。

3 高职院校档案资源开发利用规范化思考

(1)加强高层领导对档案利用规范化的重视。只有学校高层领导充分认识到档案利用规范化的重要性，才能够制定出合理的档案利用制度规范，才能够确保制度规范的有效执行。具体表现在：第一，加大对其人力、物力、财力的投入力度，完善档案利用基础设施建设和人员配备；第二，做好对档案利用制度执行情况的督导检查工作，让单位所有职工都能够对档案利用规范化管理有全面深入的理解和认识，引导全员参与到档案利用规范化管理的工作中；第三，加强对档案信息化建设的重视，积极引入档案信息化系统，加强档案管理的信息化建设，从而保障档案利用的高效开展。

(2)制定细化的、针对性的档案利用制度。档案利用制度的建立必须遵循符合单位实际情况、流程审批合理、可操作性强等特点，因此，高职院校档案工作人员在制定档案利用制度时，应当广泛征求各部门、各类工作人员的意见，避免主观制定造成执行力不足的问题。一个完善的档案利用制度必须要有明确的档案利用范围，对档案利用流程进行细化，最大限度保障档案的安全性与完整性，真正做到档案提供利用的任意一个流程环节都有制度可依，有制度可执行。

首先，要明确档案利用的范围。根据档案的不同密级程度，确定不同的利用对象以及利用范围，规定可以利用档案的事由，对利用人员的身份、级别等做出相应的限制。

其次，档案利用程序应当规范。对不同的利用方式如查阅、外借、复制等的审批手续应做相应的规定，对单位内部人员和外单位人员的利用程序应有所区别，备有档案利用登记簿，可在线上线下发布查档须知或服务指南等，将信息利用者需要了解的馆藏档案内容、档案利用地点及利用时间和咨询电话等标注清楚，做到提供利用服务精准引导。

第三，改善档案利用环境。一方面，要配备专门的档案阅览室。档案查阅利用应在阅览室内进行，有条件的高职院校还可配置摄像头等工具进行实时监控。另一方面，要深入推进档案信息化建设。要积极加快档案数字化信息库建设，建立档案信息资源管理系统，实现各部门档案信息资源的共享，从而提高档案信息资源的利用率；同时，也要与时俱进，不断完善档案信息资源管理系统，在系统功能、访问权限设置等方面不断进行优化，从而确保档案信息系统的安全运行。

(3)提升档案工作人员的素质和能力。 高职院校应设立专门的档案管理部门，配备专门的档案管理人员，全面提升档案利用规范化管理意识。一方面在档案提供利用的过程中，严格按照相应的章程开展工作，认真核对利用申请，如审批程序是否正确完备、利用内容和利用事由是否合理，拒绝不合理的申请，督促利用人员履行登记手续等；另一方面要做好利用监督，对利用过程中的不规范行为要及时提醒，帮助利用人员树立良好的利用习惯。

(4)加强对档案利用规范化的宣传教育。要经常开展档案利用安全教育工作，把档案利用规范化的重要性讲清、讲明，加深他们对档案利用规范化重要性的认识，增强安全意识和保密意识；要积极开展有关档案利用制度的培训，使本单位全体人员熟悉档案利用范围和程序，明确自身的权限和义务，增强利用意识和责任意识。

4 结语

总之，在高职院校的档案提供利用工作中，制度是基础，落实是关键，人员是保障，要加强对档案利用的规范化管理，做到既能有效利用档案，又能维护好档案的完整与安全。