浅论档案管理基础工作与档案管理现代化

陈翠平

（黑龙江省虎林市八五八农场，黑龙江 虎林 158419）

一、档案基础工作存在的主要问题

计算机作为一个庞大而复杂的有效处理信息和数据的主要现代现代硬件功能，它在实践中，原始数据信息必须准确和科学的计算机管理，信息和制作数据收集，编译，输入，仓储方面，使其完全符合计算机技术。综合档案大多使用具有不同特征和长时间跨度的相对复杂的文档。由于多年的封闭式管理，文件管理只是为了存储，而且文件不丢失的原则，在这种情况下形成的文件一般都不好。有许多问题主要表现在以下几个方面：记录的标题是不规则但不反映主题或标题缺乏基本要素。文档头的缺失更为普遍，并且如果使用封闭页面，则很难找到许多文档没有页码的事实。混淆现象更加严重，并且根据不同相应功能的时间和能力来定义划分。

二、实行标准化、规范化的工作方法，提高档案管理基础工作

从科学和实践经验可以了解，提高管理水平应规范档案，规范工作方法，有必要收集和处理档案，检查，记录，存储股票环节的单一程序和科学的工作方法，使他真的能做到标准规范化工作流程。

（一）重新组合案卷，实现案卷规范化

批量重组的原则是收集尽可能多的彼此相关的文件。在重组案件的过程中，还需要修改和回收没有页码，没有内部目录，没有标题或模糊标题的案例文件，以确保所有案例文件都能更加规范地填写。卷的重新布置不仅可以优化科学管理，还可以提高计算机管理档案的使用效率。

（二）规范题名保证检索准确率

为了保证检索的准确性。我们认为标准化的原则和要点必须按照规范标题下的相应标准化机制进行，组织的缩写应在标题项目的填写过程中标准化。尽量避免在检索中出现不连贯和不清晰的信息。还应该有统一的标题元素。在搜索计算机的过程中，我们会将相关标题中的负责人，标题输入，问号，文件原因，必要时，必须按照填写完整的名称，地点，时间等要素。有关规定。但语言往往需要进行标准统一，例如，一些“请求报告”等含义不清晰的语言，它们容易影响检索的准确性。因此，我们需要批准文件，写“询问说明书”，其中文件不需要被批准写“报告”，这样相应的分类，在检索过程中可以清楚地看到每个文件的实际作用。

三、数据准备充分，推进档案现代化管理进程

档案管理基础中的计算机数据准备工作在大工作的各个部分都有效，特别是与综合档案有关，而且工作量大，如果没有经典化和科学的工作方法，管理人员在计算机数据缺乏培训，甚至不会使用将直接影响档案管理的现代化进度的工作。

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要任务是使档案可供公众使用，并实现计算机管理的目标，增加档案的使用。综合档案应根据一般秩序的相应重要性，高价值和低利用率，以及根据适当方式进行相应表述的高利用率来全面规范计算机管理过程。这将加快档案计算机处理过程，提高社会使用效率。

（二）使用“关键词”

“主题字”尽管具有统一的有效性，但同时也存在寻找沉重和低效的缺点;如何利用并避免其缺点？我们认为可以用关键字替换主题字。也就是说，基于思考和使用文档的串行处理特征，识别从文档的标题或主题提供对主题内容的见解的词汇和关键词。这种做法不仅解决了慢速手动索引和自动计算机索引的缺点，而且通过减少搜索时间和提高效率来解决主题词汇内容的问题。

四、实现档案管理现代化的建议与措施

（一）加强标准化建设

标准化档案管理是现代化档案管理的基本任务，这是新时代的必要条件。档案数字化需要建立统一的技术标准化，以管理各类档案的数字化。因此，档案管理的现代化首先取决于各种档案标准的制定和管理以及标准化系统的形成。创建数字档案，交换数据，传输和交换数据应基于通用档案管理标准和系统标准，以避免在档案管理现代化过程中出现不必要的混乱和混乱，从而导致重建。有些部门过分关注部门利益，并没有特别注意标准化档案管理，这实际上是一种非常有害的短视行为，以及部署和档案管理现代化的需要。因此，这项工作必须协调合理。

（二）实现管理现代化

现代管理科学是档案管理现代化的重要保证和灵魂。档案工作者应该建立对管理有效性的理解并增强他们自己的管理知识。在档案管理实践中，先进技术和管理方法用于通过向档案活跃用户提供高质量服务来加强档案资源的合理使用，以获得应有的利益。档案管理者应该意识到现代化，加强管理，以便逐步从经验管理转向现代管理，最后实现档案管理的现代化。

（三）加快复合型人才的培养步伐

人才是档案管理现代化的基础。档案管理的现代化难以推广，它没有带来满意的结果，最终是档案管理人员因素。加强对档案管理人员的培训，提高人员素质，加强人才队伍建设，使管理人员掌握更多经济，信息技术，档案等方面的知识，使他们更好地工作。在条件方面，应选择优秀的档案管理人员到高等教育机构，专业教育机构深化，优化知识结构，获取相关的操作技能，促进档案管理的现代化。同时，为了满足档案管理现代化的实际需要，有必要引入更多与档案管理相关的高层次人才，为档案管理现代化工作带来新的思路，新知识和新的档案管理方法。要培养档案管理者的工作，热爱这项工作，深化研究，为档案的新发展做出更大的贡献。

（四）加强管理，增加经费投入

管理层应更加重视档案管理的现代化，将其纳入年度计划，保障提供必要的资金，确保安全;定期告知工作，以帮助解决档案管理中的实际问题;鼓励档案工作人员与其同事之间的交流与合作;各单位要努力使档案现代化，提高档案管理水平，规范档案，促进档案管理现代化。

结束语

在现代信息化发展迅速的今天，在加强档案档案管理工作中，根据自身的具体情况，不仅要加强基础工作，还要充分利用计算机技术和网络技术，特别是建设软件，创建和改进电子文档。电子数据管理系统，完善电子文档，电子档案的质量管理者，不断加强联系，只有在这种情况下才能准确，快速地为社会提供有用的信息资源，最终可以节省资源用于发展，并提高信息时代档案管理的水平和效率。