信息技术在人事档案管理中的运用

余童

（重庆医药高等专科学校，重庆 401331）

随着我国步入5G时代，信息化进程速度在不断加快，各行各业对于信息化技术的运用也在广泛推广，如何提升信息化水平是当前生产生活质量发展程度的标准。人事档案管理相当于掌握人才的生死簿，如果无法有效及时更新人事资料，那相当于对人才判了生死，无疑与从根本问题上杜绝了人才后期发展与自身提高。而人事档案管理也关乎着人才的选拔与培养价值，对单位发展与社会发展具有重大的含义，而信息化技术的加持，将更为突出的优化人事档案管理价值，从而适应信息化时代变化，改变人事档案管理的劣势，将管理工作做得更为彻底。

一、现存人事档案管理的问题

目前由于我国人事档案管理工作较为落后，使得许多人事档案在管理过程中出现更新滞后的问题，这使得许多人才进行人力资源转业与申报评职称时，往往遇到档案无法及时显示人才信息，从而影响了人才未来发展与其工作开展，并造成严重的后果。

（一）缺乏档案管理工作监督意识

在许多单位中存在着各种各样的规章制度与监督机制，唯独在人事档案管理工作中却忽视了监督工作与监督意识的加强，往往造成人事档案管理工作出现纰漏，形成不可挽回的损失，并对于信息技术在档案管理工作中的表现得以影响。档案管理与档案所有人之间并没有直接沟通关系的规定，使得实际工作中造成了许多不必要的麻烦。而部分单位会思考利用行政部门职责来监督档案管理工作，但是实践证明，其监督工作并没有达到实际想要的结果，并且档案管理工作显得极为不规范与正规化。

人事档案管理关系着人力资源的合理分配与调动，如果档案管理出现纰漏或者信息出现失误，那对于人事调动与人事考核也必然出现问题，从而无法合理与正确的发掘每个人的自身潜力，造成资源过度浪费。所以人事档案管理工作应积极应用信息化技术，将数据保存至云系统中，从而为人事调动与考核提供及时有效的信息资料，而只有做好了这一点才能够确保人力资源工作的顺利开展，往往目前人事档案管理工作并没有重视信息技术的运用，忽视了其运用优势，从而使得档案管理工作滞后，也无法为人事变动提供有效及时的信息参考。

（二）人事档案管理人员专业能力不强

由于人事档案管理工作较为繁杂与沉闷，使得许多档案管理人员从业者较少，而单位对于这类人才的需求比较大，这就造成许多单位开始采用无相关经验或者相关经验不足人员进行档案管理工作，这无疑使得人事档案管理工作更雪上加霜，由于缺乏足够经验与专业技术的支撑，使得信息化技术与信息化管理方法不能够很好的融入到管理工作中，造成信息化资源浪费，从而无法发挥应有的价值。

（三）忽视人事档案管理工作的价值

对于大部分单位的人事档案管理工作而言，由于各个行业不同，其人事档案管理工作的要求与内容也不相同，所以，信息化建设目标与内容也不相同，但是由于人事档案管理往往在单位中处于最末端的部门，得不到单位的重视，造成许多人事档案管理工作标准千篇一律，而信息化建设与信息化技术运用也只是统一采取，这种忽视人事档案管理工作的做法，一方面让档案管理工作缺乏信息化设备与信息技术的支持，造成信息档案无法有效及时更新，另一方面让信息化管理软件开发举步维艰，从而无法实现人事档案管理与人力资源有效挂钩，并阻碍了单位人才的发展，造成人力资源过剩或者浪费。

二、信息技术在人事档案信息管理中运用对策

（一）强化档案信息资源管理的力度

如何促进信息化时代人事档案管理中信息技术的运用，是目前各个单位需要重要思考的问题。为促进人事档案管理信息化进程的加快，应不断完善信息化资源调度，协调人事档案管理工作的各个环节的开展，抵消跨部门工作的间隙与矛盾，并依据不同单位人力资源管理办法进行不同内容的人事档案信息化管理，从而进行档案信息的鉴别分档，并细化人事资料的数据，从而建立起完整与正规的人事档案网络数据库。并且，在信息技术运用于人事档案管理工作过程中，应将之前缺失或没有及时更新的档案信息进行修复与填补，确保信息的有效性。在人事档案信息管理中要努力强化管理人员对于档案信息工作的重视程度，严格要求其按照标准程度进行档案采集、分类与归档，保证信息核对的正确性，从而对于发现问题的档案进行及时修复，避免出现信息出现失误。而对于人事档案管理工作人员的管理应进行严格监督，可采取惩罚机制。同时，建立一套完整的惩罚奖励机制，将有效的对工作人员进行管理，确保档案管理进行信息化技术改革过程中不会出现任何批量。

（二）提升人事档案管理工作人员的信息技术专业素质

许多从事人事档案管理工作的人员缺乏应具备的专业技术水平与专业素质，这就使得档案管理与信息化技术融合的过程出现问题，对于提升工作人员整体素质与技术水平要求日益增强。在单位人事档案管理工作人员培训过程中，应聘请优秀的信息技术人才进行培养，让档案管理人员认识到信息技术的重要性，从而优化信息技术与档案管理工作的整合，并懂得档案管理信息化工作流程。单位进行定期培训与知识学习，能够确保档案管理工作时刻处于新鲜阶段，让工作内容更新速度加快，以配合信息技术工作在档案管理中的应用。

（三）工作人员网络信息保密意识的强化

在信息网络时代，人们最害怕的便是个人隐私的缺漏，这也是信息化时代存在的弊端。而对于人事档案而言，其保密性要求更为严格，这是档案信息特点的要求，如果信息出现泄漏那对于整个单位而言也是一种毁灭性损失。如果出现信息泄漏问题，那便是工作人员在进行信息化操作时出现失误，从而造成严重后果。单位应针对管理人员保密意识进行强化培训，让工作人员时刻谨记工作的保密性，进一步优化工作人员信息技术运用水平，确保信息化档案管理工作能够在信息化优点加持下规避缺点，做好人事档案管理工作信息的保密，从而发挥信息技术与档案管理整合的最大优化。