谈谈房地产档案的管理

孙晓飞

（河北省涞源县自然资源和规划局，河北 涞源 074300）

房地产档案,是指过去和现在的房地产管理机构、房地产工作人员从事房地产经营管理活动,直接形成的各种形式的对国家和社会有保存价值的历史记录。

一、房地产档案的作用

（一）凭证作用。

房地产档案不仅反映了房地产的演变过程和本来面目,这些都具有无可争辩的法律效力,还客观地记录了以往的历史,包括从申请人提出申请、提交相关 、房地产登记收件、核查、测绘、出图、领导审批等一系列程序中形成的各种文件,所反映的内容具有无可置辩的证据作用。

（二）参考作用。

房地产档案不仅记录了历史活动的事实和经过,而且记录了人们在活动中的思想发展,档案材料是历史的真实记载,所以从档案中获得的信息具有更高的可靠性。各类房屋的所有权、使用权、占有权、收益权等的演变历史和所有权归属均在房地产档案中有真实记录,这就要求房地产档案管理必须根据自身的特点,按照档案管理的一般规律结合房地产档案的特殊规律,做好房地产档案管理工作。

二、房地产档案的特点

（一）时间长、变动大。

房屋从建好居住到拆迁,中间最短需要几十年,长可达几百年。在这一时间段内,有关房屋的各方面都不是一成不变的,其中包括房屋的产权问题、结构、使用等。为了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地产档案也随着时间的推移不断变化。

（二）来源广、内容杂。

房地产档案来源于房屋管理、使用、修理的全过程,所产生的材料规格大小不一,体式复杂多样,这给档案材料的收集、整理带来了一定难度。所产生的具有保存价值的文件材料包括：房屋所有权性质及变化记录、改变使用功能和房屋结构所产生的材料、修缮记录、使用记录等等,内容较复杂。

（三）专业性比较强。

房地产业是一个比较庞大的系统工程。这其中不仅要有土地划拨、开发企业、施工队伍等硬件,还要有房产银行、房产监察、价格体系、法制建设等软件,因此,要保证房地产档案的齐全完整,做好动态管理工作和提洪利用工作,必须了解党和国家有关房地产工作的一系列方针政策,了解地方有关房管工作的各项具体规定和办法,熟悉单位内部各项业务工作的力之事规则和程序。

（四）利用率很高。

房地产档案是房屋管理、使用、修缮的原始记录,对房屋的所有权、浅谈房地产档案的特点及管理方法结构面积、功能变化等都有详细记录。权威、及时、准确的房地产档案信息是一切企业经营活动的基础,其实质在于反映市场的真实情况及市场运动规律,帮助人们做出正确的决策,因此它的利用率非常高。

三、加强房地产档案管理的几点思考

（一）要加强法制化建设,树立全员管理档案概念。

《档案法》的颁布标志档案工作步入了法制化轨道,我们要采取多种形式、广泛宣传房地产档案的经济社会价值,提高人们对房地严档案作用的认识。同时要加大行政执法力度,确保档案与实物的高度统一,积极推进房地产档案管理工作的法制化进程。要通过学习档案法律法规以及档案管理知识树立全员参与管理、全员重视档案的观念。在房地产开发企业的各项管理工作中要强化档案意识,以责任感、使命感指导我们的工作。

（二）我们要完善现有的管理信息系统,引进新的管理理念。

我们要建立完善准确的电子档案库,电子档案与纸质档案相比可操作性强,占据空间小,不受限制,还可以保护纸质档案。但是纸质档案本身就是资源,承载着一段历史,这是电子档案无法比拟的。因此,我们实际操作当中应该做到二者并存,互相补充,实现纸质档、电子档的相辅相成。

（三）加强房地产档案管理工作人员队伍建设。

实现房地产档案有效管理,离不开高素质的管理人才。加强房地产管理工作人员队伍建设,要着力抓好以下几点：一是档案主管部门要加强业务指导,使档案工作人员及时掌握有关档案工作的法规、政策、规范并运用到自己的工作中去。二是房地产档案管理人员,要具有高尚的思想觉悟和职业道德,积极参与经济建设,立足本岗,甘于奉献。同时,要不断完善自身的知识结构,既要掌握档案专业知识,又要熟悉房地产权管理知识,更好地适应工作需要。三是加强档案管理人员的业务培训,提高其业务知识和管理水平。四是开展房地产档案管理单位之间的业务交流,在交流中取长补短,不断提高单位的整体业务能力,使房地产档案管理适应新形势的需要。

（四）档案管理人员应该不断提高自身的服务水平

严格来说,档案管理同时也是一种专业的服务,是专门服务社会的。现如今,社会各界对房地产档案信息服务的需要越来越迫切,希望通过房地产档案管理信息系统了解房地产的相关政策。因此作为房地产档案管理人员,我们要努力提高服务水平,积极服务好社会、群众,接受新的服务理念,顺应时代的发展,满足人民的需要。

（五）加强房产档案管理,为城市基本建设服务

随着城市建设的飞速发展,旧城区的改造步伐越来越大。旧城改造、道路拓宽和内河整治等大量的建设拆迁工程,无不牵涉到众多居民住宅及部门单位房的拆迁安置工作。它关系到千家万户的切身利益,关系到社会稳定。由于被拆迁人的房屋及附属物大多年代久远,历史上这些房屋的产权演变情况复杂,一些居民擅自搭建违章简易房屋,因此对原有房屋的历史沿革和现实状况客观、真实的历史记载就显得更为重要。工程初期,房产档案部门要根据规划部门批准的拆迁范围,对所有房屋逐栋逐户进行查档核对,将房屋的结构、楼层、建筑面积、四界关系、产权来源等房产档案材料,提供给拆迁单位进行可行性分析。由于拆迁范围的规模大、户数多,而且时间紧,为让拆迁人尽快进入拆迁阶段,房地产档案部门还要及时组织人力,加班突击。

（六）档案管理人员要为档案内容保密

首先要加固存放档案的库房的门窗,把库房作为重点保护对象,安排专人负责看守库房,看守人员应该严格遵守库房管理制度,闲杂人等一律不准入内。严格管理库房是做好保密工作的基础。