针对档案管理现代化的探讨

刘丽洁

（河北省涞源县城乡居民社会养老保险管理中心，河北 涞源 074300）

随着我国的经济水平不断提升，信息化也随之而来的快速发展，因此各种行业对于信息技术方面的要求就有所提升，人们在日常的生活中已经不能离开信息技术了。最近几年，我国在档案管理方面逐渐往信息化上努力。每个企业所需要做的首要任务就是进行档案管理。在档案管理中，信息技术往往起到了重要作用，企业中的每个档案部门也越来越重视档案的信息化管理，在实际的工作中积累经验，使得档案的信息化管理井然有序。

一、现阶段档案资料管理工作中存在的问题

（一）建筑工程档案管理存在的问题

1.建筑工程的档案资料管理质量偏低在建筑工程管理过程中，施工的准备期文件、施工中的过程记录文件、竣工完毕后的检验文件，全部属于工程档案的内容。目前我国很多企业对档案的收集比较重视，而时常忽略掉档案鉴定工作，进而会出现档案中增加无需记录的内容，交给降低档案管理效率。2.未能形成规范化的建筑工程资料管理体制由于施工企业、建筑企业每个人在意识形态方面的认知度不一样，因此导致了建筑工程档案未被企业所重视的后果，很多公司都把建筑作业的工作放在了首位。很多人认为是否有档案管理都无所谓，这一环节不会使公司生产力得到提高，所以很多人不会把档案管理放在重点去考虑。3.有关人员的档案意识薄弱事实上，在建筑工程中，档案管理是一件很复杂的事情，特别是在施工之后的安全评估环节，所需要记录的信息比建筑时候的信息更多。如果在短时间内没有发现质量问题，那么短期内即可把工程交付，之后施工团队会离开工作岗位，然而在验收期，由于时间短，并不能把所有的文件详细记录，因此就需要一个智能化系统来对档案进行管理。

（二）文书档案管理工作中存在的问题

1.相关负责人对文书档案工作的重视度不够文书档案管理员并没有真正意识到管理档案是一个复杂的工作，只是简单的做一些资料收集和整理，就觉得档案管理完毕了。于是他们把更多的精力放在其他事情上，以求高标准的经济回报。2.文书档案管理部门与其他部门之间配合不到位文书档案管理其实是一个独立的管理部门，但是在实际工作中需要和其他部门进行有序的配合。但是，在跨部门合作中，也是有难度的，各个部门在与档案管理部门进行合作时，往往提交的资料并不完整，甚至虚假，因为有一些部门是利益驱使，隐瞒了一些实际内容，造成信息的不完善。3.文书档案管理不规范在我国目前的企业发展中，某些公司的文书档案管理需要进行进一步强化，主要表现在档案记录的时间自己文件归类等方面，有些公司对档案管理人员随机分配，没有一个专员负责档案管理，就导致了档案归类不合理的问题。因此，在日后的档案检索中难度也随之上升。

（三）观念过于陈旧，没有创新意识

许多企业的档案管理者并没有一个具体的培训机制，因此档案管理者的认知相对较少，并不知道档案管理是需要一个往信息化和科学化以及简化方面去发展的。而且管理者思维稍微落后，享受着坐等代收的工作方法，进而出现了真正遇到了困难，无法快速解决的尴尬局面。

二、现代档案信息化管理的解决措施探讨

（一）加强组织领导并统一管理

每个企业都是由若干个部门组成的，但由于部门太多，企业就并没有一个完整的档案管理系统，进而导致了企业在信息化建设中的脚步放慢，因此企业需要把现代档案信息化管理放在企业管理中的一个重要位置上，并实地进行操作。并且企业还要优化部门的组成，让企业档案管理工作专员、主管、企业政策改革部门人员、会计部门人员、资产管理部门人员等组成一个公司档案管理部门的改良小组，做到行动上统一部署，各部门之间相互配合，监督，发现问题立刻处理，每个部门取长补短，对企业档案进行信息化有序的管理。

（二）加强建立符合信息化内容的档案管理体系

大中型企业档案信息化管理的首要条件就是建立和企业有关管理体系相连接的档案管理体系。档案文件的格式与处理方法要朝着多样化的发展趋势去发展，还要完全保留纸质档案的所有功能，实现档案的一体化发展。

（三）加强培养现代档案信息化管理的人才

现代档案信息化进程是由管理人才的基本素质决定的，因此，企业要经常进行内部培训，培养高水平的档案管理人才。不到要对理论知识理解透彻，企业也要积极组织员工进行模拟实验，加强员工理论和实践双发展的良好趋势。

（四）加强防护现代档案信息化的网络

为保证网络的安全，在现代档案的信息化管理中推荐使用封闭式网络，必要的联网时，要启用网络安全防火墙。同时，为了能够从源头上组织病毒侵入，企业要对现代档案的信息化网络制定相应的规章制度。另外，为了加强记录档案计算机的防病毒能力，需要安装杀毒软件，在开机时自启，也可以有效的抵御病毒侵害。

（五）加强实现信息资源共享

发展“信息资源共享”是档案信息化管理的发展趋势，现代档案信息化管理要树立更高更强的奋斗目标，不断向前发展，企业要对档案的整理进行结构优化，优化档案信息资源的布局，进而实现资源共享。

档案信息化建设是各个政府和企业加快信息化建设的重要环节，需要进行合理的规划，并建立起一个完善的档案管理机制，提高档案信息化的管理质量。档案信息化管理是在档案管理中不可缺少的一个环节，我国在档案信息的管理中，虽然取得了一些成就，但仍然有一些问题需要解决，将这些问题顺利解决才能更快的发展档案信息化。综上所述，要把档案信息化管理作为政府和企业长期需要重视和发展的内容，努力培养人才，来适应复杂多变的信息化发展趋势。