浅谈图书资料档案信息化管理的优势

李前进

（孟州市档案馆，河南 焦作 454750）

引言：在我国科学技术迅猛发展的社会形势下，图书资料档案建设与管理工作越来越重要，而在互联网的社会背景下，图书资料档案管理工作向着信息化的方向迈进，已经成为一种必然的发展趋势，只有充分利用网络化技术，发挥其信息化管理的优越性，才能实现图书资料及档案等等的资源共享，达到为社会服务的目的。

一、当前图书资料档案管理工作中存在的问题分析

（一）缺乏完善的管理制度

管理者不知如何规范和管理图书资料档案，致使工作人员在收集资料的时候面临着各种各样的压力和挑战。有的不知道哪些资料是用来归档的，哪些不是归档范围内的，这就导致图书资料档案范围不够全面、材料不集中和不能及时归档等现象时常出现。目前，还没能建立一套完整的图书资料管理的制度。

（二）缺乏信息化管理的意识

图书资料档案是档案工作中非常重要的内容，它能够反映图书工作的成果。由于人们没有认识到它的重要性，这样就不能及时有效地搜集档案资料。也无法把图书资料档案管理工作列入档案工作的主体和重要组成部分。

（三）传统思维理念的束缚

传统的图书资料的归档方式比较落后，缺乏开放与创新意识。由于大多档案资料都是以纸质形式存在的，随着时间的推移，档案资料也堆积的越来越多，不但会占用大量的储存空间，还需要做好湿度、温度控制和防虫工作，导致档案管理成本非常高，使用效率却比较低的问题。

二、信息化管理在图书资料档案管理中的作用及优势

（一）让图书资料的价值最大化

图书资料档案的信息化管理是图书资料集成管理的基础，在网络平台上，将图书档案文件等集成电子信息，只有在信息通道的基础上，各不同功能的部门、环节才能跨越空间、时间以及不同环境的障碍，实现信息的自由流通。只要做到了图书资料档案的信息化管理，才能提高档案管理运作的整体水平与社会效益。

（二）提高了对图书资料的有效保护

在资料室或图书馆中，工作人员要对各类图书资料进行及时的记录。将图书资料档案进行信息化处理后，可以有效地保护图书资料原件，避免档案原件被过多地直接使用或过多借阅，减少了资料原件损坏的风险。通过这样的管理达到了保护图书资料档案原件的目的，有效地降低和避免重要资料的丢失，使图书资料档案的保存方式得到了极大的改善。

（三）实现了资源的有效共享

通过进行系统的信息化管理，使得图书资料档案的信息具备了有效性和共享性，进一步扩大了这些档案资源的使用范围。在网络平台上的档案电子文件比原件更易于导航，方便了使用者快速浏览所需要的信息；也可扩大原始档案的应用程度和应用范围；更有利于工作人员按需浏览，保持随机存取，极大的提高了档案原件的利用率，最大限度地实现图书资料档案信息的资源整合和共享。

（四）信息化管理更加方便和快捷

将图书资料档案进行信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，使用者在应用时只需输入图书资料的关键词，相关档案资料信息就可呈现在计算机屏幕上。工作人员和借阅者只要有需要，就可以及时、准确、系统的获取更多的图书资料档案信息。

（五）节约人力、物力和财力

将图书资料档案进行信息化管理可以使档案管理人员从重复繁琐的劳动中解放出来，利用计算机进行工作，极大地改善了工作条件。在档案信息改动时只需输入相关的指令就可以自动完成，减少档案管理人员手工操作的错误，有效地提高了工作效率，大大节约了有限的人力资源。

（六）提高了服务的质量

建立一个基于局域网的档案信息化管理系统，可以让内部工作人员自行查询所需信息，并且能和客户进行及时的沟通和联系，从而为客户提供更为方便和快捷的服务。将图书资料档案进行信息化处理后，工作人员对其管理的各类图书资料档案都非常了解，提高了客户的满意度。

三、实现图书资料档案信息化管理的办法及策略

（一）加强信息化建设

图书馆要充分利用其信息资源、设备资源以及人才资源的优势为社会大众直接的提供知识信息化服务。其次，应该充分发挥图书馆的专业人才的资源优势，加强与地方文化建设机构的联系，帮助地方文化建设，构建社区图书馆等。最后，图书馆可以采取共建的模式，在政府进行文化投资的基础之上，加大宣传力度，发动社区群众捐赠期刊、捐赠图书，建立社区图书馆数据库，以满足社区公众对与信息知识的需求。

（二）提高工作人员的综合素质

要实现图书资料档案的信息化管理，最根本的是要转变意识，转变管理人员的意识，加强信息化意识的教育。让其树立牢固的信息化管理意识。另外，要加强图书资料档案管理人员信息化管理的水平，通过信息化培训提高其实际的管理技能。从深度和广度上扩大图书资料档案的信息化管理。

（三）促进资源共享

我国图书馆在长期的封闭发展过程中，形成了割裂的局面，有公共图书馆、高校图书馆、科研图书馆、专业图书馆、儿童图书馆等之分，并且每一个类型的图书管各自管理、不相往来，这样也就导致了图书资源、网络资源的重复采购，造成一些资源的封闭使用，没有充分发挥其利用率，也不利于读者的选读和利用。因此，为了实现图书馆的图书资料档案的信息化管理，图书馆应该加强联系，实现各类型的图书馆资源传递，资源共享。

四、结束语

总而言之，图书资料档案作为提高人们文化水平的重要工具，实现其信息化管理，提高资源的共享性，以便能够为广大的社会服务，是促进我国社会主义精神文件建设的重要手段。面对当今形势和信息技术的发展，通过图书资料档案信息服务手段，对档案资料进行加工和整理，满足社会公众的需求，使档案信息做到真正地服务于大众，服务于社会。