如何做好机构改革档案处置工作

张晓冬

（孟州市档案馆，河南 焦作 454750）

引言：在我国现代化企业越来越多的社会形势下，为了加强企业管理，提高市场竞争力，机构改革成为社会发展的一个必然趋势，而档案资料管理与处置工作则需要根据企业、单位改革的现状去进行相应的完善与管理。

一、充分认识机构改革中档案处置工作的重要性

档案是一个单位或企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是其资产的依据和凭证，属共家所有。一个单位的档案真实 地记录了该单位成立、成长和发展的过程，同时也是国家资产清理、登记、评估工作的重要依据，具有十分重要的历史价值和现实价值。做好机构改革过程中档案接收工作，是档案工作为机构改革 服务，确保机构改革顺利进行的需要；也是防止档案资源 损毁和流失，确保档案完整与安全的需要；还是维护社会、经 济发展历史真实面貌的需要。

二、做好机构改革中档案处置工作的办法及策略

（一）做好机构改革单位档案处置归属管理工作

机构改革过程中，档案的归属与流向问题是做好其处置工作的第一步，这也是保证各个档案资料完整性的关键。具体而言：

1.保留、纳入重新组建、撤销建制的部门和单位，自变动之日起档案全宗终止，档案按专业要求规范整理后移交同级国家综合档案馆。新组建机构确因工作需要暂时保留涉改单位档案的，必须书面报同级档案行政管理部门同意，由新机构按原全宗代管，实行封口管理，单独保存和利用，达到规定年限（10年）后再移交同级国家综合档案馆。

2.以原机构为基础组建、更名、职能优化的部门和单位，继续沿用原档案全宗。

3.新组建机构自成立之日起，形成的档案由新设档案全宗进行管理。全宗号向同级国家综合档案馆申请。

4.设在有关部门和单位的议事协调机构及由部门统一管理对外保留或加挂牌子的机构，不单独设档案全宗，其档案纳入有关部门和单位档案全宗管理。

5.因整合、优化需要，原机构的部分职责划入其他机构，划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗，不得分散，不得擅自带入新机构。相关机构需要利用该部门档案的，档案保管部门应按照规定提供利用。

（二）明确机构改革中档案处置的主要内容

1.档案管理的内容。要想做好机构改革中的档案处置工作，就必须要明确档案管理的主要内容和类型等等：文书档案、科技档案、专业档案、公务礼品档案、音像档案、实物档案、电子档案与数据等等，档案和类型不同，所包涵的内容也不一样，比如说公务礼品档案不但包括一些实物性礼品，而且还必须要保留其文字说明材料和附件，却又与实物档案有着本质性的区别。

2.资料管理。这些资料是单位在各种活动中所形成和记录下来的，包括各种业务职能活动中形成的资料，以及本单位组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、公开出版发行物、图书等。

3.检索工具。检索工具是档案管理工作的前提，也是其规范性的保证，具体可以包括纸质目录、电子目录、全宗卷等。

（三）档案处置工作具体要求

1.迅速制定管理与处置方案。各涉改单位应在本级机构改革方案正式公布后尽快制定本单位档案管理与处置方案，并经同级档案行政管理部门审查同意后实施。档案管理与处置方案内容包括：档案工作负责机构和人员安排，档案收集、整理的要求，档案清点、交接程序及日常的保管、利用要求等。

2.全面收集清点。各涉改单位应根据本单位的档案管理与处置方案，及时清点档案，统计档案门类、数量。对照本单位的文件材料归档范围，结合单位主要职能，清查散存在各内设机构和个人手上的文件材料，并进行登记造册，做到应收尽收。收集清点的档案形成时间截止到组建的新机构成立之前。

3.认真组织鉴定整理。各涉改单位应严格按照国家和行业的有关档案标准规范对所有档案进行鉴定整理，并编制好检索工具，完善全宗卷，方可移交给同级国家综合档案馆或组建的新机构。组建的新机构成立之前形成的文件材料归入原机构档案全宗，由各涉改单位负责整理；组建的新机构成立之后形成的文件材料，由组建的新机构收集整理归档。各涉改单位机构改革期间，严禁销毁任何档案。

4.严格规范处置手续。各涉改单位应严格履行档案处置交接手续。一是规范内部移交手续，对散存在单位各内设机构和个人手中的档案，由单位档案室统一接收，办理交接手续。二是规范向同级国家综合档案馆或新机构移交手续，移交工作应在交接双方分管档案工作的负责人主持下，确认无误后，双方在交接文据上签字，一式三份，由交接双方分别存入各自全宗永久保管，1份交同级档案行政管理部门备案。档案处置工作应在新组建机构成立之日起2个月内完成。

三、做好机构改革档案处置工作的监督

各级党委政府应把档案处置工作作为评估机构改革工作是否落实到位的重要指标，加强检查与督促，组织精干力量做好档案处置的各项工作，督促有关单位按时保质移交档案，防止因接收不及时出现档案遗失等问题，确保国家档案资源齐全完整和安全。并且涉改单位在档案处置过程中应确保档案处置经费，才保障档案处置工作顺利进行。对拒不按国家规定处置和移交档案的单位和个人，依法追究单位领导和有关人员责任。

四、结束语

总而言之，在机构改革的同时，也给单位的档案管理工作带来了很大的变化，我们只要从机构改革的现状出发，制定科学合理的档案处置管理工作规划。保证在档案处置工作中不丢失、损毁、泄密，维护社会、经济发展历史的完整性。