试论机关事业单位档案信息化建设问题与对策

陈莉

（湖北省黄冈市食品药品检验检测中心，湖北 黄冈 438000）

引言

随着电子科技的发展，信息化办公已经融入我们的生活，作为机关事业单位，应加强信息化建设，尤其是档案管理的信息化建设，对于提高工作效率，丰富管理功能，更好的为广大民众服务，促进社会文明和谐发展都起着十分重要的作用。虽然事业单位已经在档案信息化建设中取得了一定的成绩，但由于受到各种因素的制约，致使机关事业的档案管理未能跟上信息化发展的步伐，亟需采取有效措施，解决机关事业档案信息化管理的问题

一、机关事业单位档案信息化建设存在的主要问题

（一）档案信息化建设重视度低，缺乏专业人才

虽然机关事业单位档案室引入了档案管理的软件，进行了档案的信息化录入，但由于重视程度不够，导致档案信息化工作没有全面展开，甚至于认为只要把档案信息收集存储在电脑里，就是档案信息化管理了。机关事业单位档案管理部门没有在思想上对档案信息化建设给予足够的重视，只重视日常的中心管理工作，忽视的档案信息化建设的管理，致使档案信息化管理在没有物力、财力、人力的支持下，造成档案信息化经费严重不足，档案信息化设备设置不足，使档案信息化建设无法有效展开，严重影响了机会事业单位档案信息化建设的发展。机关事业单位档案信息化建设不仅需要大量资金投入，而且也急需相关专业人才。由于各机关事业单位缺乏相关的技术人才，所以档案信息化工作人员大多是兼职的档案管理人员。既不熟悉档案管理业务，对互联网，计算机等信息技术更是知之甚少，形成了机关事业单位档案管理力量薄弱，严重景响了档案信息化的进度。

（二）档案信息开发建设缺少统一标准，存在安全隐患

由于当前信息开发公司纷繁复杂，各类档案信息管理软件名目繁多，行业间自行其事，缺少档案信息管理的统一标准。加之机关事业单位档案管理缺乏有效管理，相关技术人员严重不足，对档案信息管理软件知识不甚了解，软件开发的质量不高。从而造成档案软件的选用出现较大的差别。软件相互间的兼容性较差，在相关部门档案转交的过程中，无法做到无缝连接，加之缺少有效的安全保障措施，影响了档案的传输和利用，给档案信息化的安全管理留下了隐患。

（三）建设前期资金量投入较大，数据信息不全面

对于机关事业单位的档案信息化建设来说，前期建设需要大量的资金投入，比如机房、服务器、磁盘陈列等设备组成庞大的网络系统工程。此外还需要采购相关的电脑、扫描仪等相关的信息录入存储设备。这些设备与网络构成档案信息化系统，共同完成档案信息的收集、传输、以及网络间相关部门信息共享等共同实现档案信息的交互利用。虽然有些单位建设了档案信息数据库，但由于缺乏对档案信息库的有效管理，致使档案信息库信息量不足，相关功能得不到有效开放，最终使档案信息库的有效查询使用功能受到了限制，造成了档案信息只能满足本单位内部的查询使用，无法实现其它单位对电子档案文件的调取查询，无法实现档案使用方远程查询的作用。

二、加强机关事业单位信息化建设的方法

（一）提高领导意识，加强信息化建设的力度

由于档案信息化建设需要投入大量的人力物力建设，容易对单位中心工作产生冲击，从而使单位领导忽视了单位档案信息化建设的管理，单位档案信息化不是单位一个部门两个部门的任务，需要的是全单位各部门的努力，更需要大量人力、物力、财力的支持。因此，对于机关事业单位的领导，要从思想上要提高对档案信息化管理的认识，把单位档案信息化当作单位的重要工作来抓。还要把单位档案信息化纳入到单位的年度工作计划中，在资金预算上给予支持。同时明确责任分工，层层签订责任状，上下一心，形成齐抓共管的局面，为档案信息化管理创造良好的氛围。从而有效推进机关事业单位档案信息化管理的进程。

（二）加强对档案信息化工作的有效管理

一是成立专门的档案信息化管理的组织机构，制定明确的档案信息化发展规划，建立完善的管理制度，保证单位的档案信息化建设有序发展。二是规范档案信息化标准建设，合档案信息化资源格式规范，档案齐全。三是加强对档案的管理，完善档案交接手续制度，确保档案不丢失，不泄密。四是加强档案信息化系统的体系建设，做到全网互联互通，实现档案资源信息共享，更好的方便民众。

（三）加强档案信息化工作人员的管理

只有多方采取有效措施，才能提高档案信息化工作人员的素质。档案信息化管理是一项专业技术性很强的工作，它需要档案管理人员，既要有相关的档案管理的相关知识，又要具有互联网、计算机等综合性的人才。只有提高档案信息化管理人员的素质与水平，才能提高档案信息化管理的水平，因此，针对档案信息化工作人员有针对性的进行培训，提高互联网络、电脑知识、档案管理的技能，从而切实保障档案信息化管理的有序进行。加强档案信息化技术人才的引进，通过人才引进，引导带领档案信息化工作人员按照档案信息化标准流程收集整理信息，充实档案信息化人才管理队伍，提高机关事业单位档案信息管理的整体水平。

结语

总之，随着电子信息技术的不断发展进步，档案信息化建设必将是机关事业单位档案信息化管理的最终结果，档案信息化对加强事业单位信息化档案管理，提高单位信息管理效率，更好的方便广大民众，服务于民，有着重要意义。因此，各机关事业单位应积极加强本单位的档案信息化管理的建设力度，重视档案信息化的管理和应用，为单位的发展做好服务。