浅谈如何做好档案信息资源的开发与利用

鞠凌燕

（中石化胜利油建工程有限公司，山东 东营 257073）

当今世界已经步入了信息化时代，档案作为一项基础性的信息资源，既是信息资源的重要组成部分，同时也是国家和社会的重要财富和资产，在经济和社会发展中发挥着日益重要的作用，为社会的发展、进步和繁荣奠定了重要的基础。档案管理工作也正逐步从封闭型向开放型、从重保管到重服务重开发、从传统管理到现代化管理的转变。随着社会的发展，档案信息资源日益受到广泛的重视，档案作为历史记忆的重要组成部分，已经逐渐在人们意识中潜移默化，被社会各界所认识和重视。以提供档案信息，满足社会利用为主要目的，通过深入研究档案内容，按一定组织形式对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为档案信息资源成果大力开发利用档案信息资源势在必行。作为档案管理者，开发利用档案资源，是实现档案价值的有效途径，是档案工作的最终目的。档案社会化服务作为实现档案价值的重要途径，已经成为当今档案管理工作的重要内容。只要全社会的档案意识不断提高，档案工作者坚持不懈地努力、积极主动地推进，档案管理工作的社会化服务水平必将得到更大程度的提升。

档案信息资源的开发与利用是档案管理部门将收集到的档案资料根据利用者不同的需求，进行的不同方式、不同深度的整理和加工，并以各种信息产品的方式提供给利用者。通过开发将无序信息变为有序信息，将浅层信息变为深层信息，最大限度地发挥档案信息的资源优势。编研式开发利用是以满足利用需求为目的，以档案信息为基础，以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项工作。档案信息资源的开发利用形式多种多样，首先也是最传统、最直接的利用服务方式，就是在档案室为上门的档案利用者提供需要借阅的资料；其次将档案信息资源数字化后通过网络或者系统给予利用者权限可以实现网上查询；再次建立档案展室或者举办档案展览，将档案信息资源展示在大众面前；还可以进行档案编研，由档案管理人员将档案信息分类汇总提炼，将库房中的档案转变为有价值可利用的信息，方便档案利用者的利用。下面笔者就如何做好档案信息资源的开发与利用尤其是针对档案编研工作浅谈一下自己的看法。

一、档案编研式开发利用简介

档案编研式开发利用的意义在于有利于提高档案管理人员的业务水平，有利于提供档案管理部门的工作质量，有利于档案信息的保护，有利于编史修志工作的开展。编研式开发利用一般需要进行选题、选材、加工编辑、审核、出版发行等步骤，最终提供到利用者的手中，服务于生产生活。

编研成果在选题上要侧重于选择与现实工作密切相关与利用者需求密切相关的课题，紧紧围绕主题有针对性地选择档案信息资源，比如被频繁利用的档案等，使成果价值具有实用性、针对性、具有较高的利用价值，体现档案编研成果的价值和档案编研工作效益，使编研成果成为高层次、富有成效的档案信息开发利用。在选材上还需要选择档案资源相对丰富内容可靠、档案材料相对集中且完整程度较高，从而具有充分的可操作性。还要要根据档案编研的课题，对素材进行鉴别筛选，对所选用素材的内容进行考证和订正，保证内容的真实性、准确性和有效性。然后确定编研成果的形式、格式，对档案资源进行分类汇总、整理加工、审核修订后最终完成档案编研成果。

二、档案编研式开发利用的几点建议

（一）着力打造新型档案管理复合型人才

档案管理复合型人才是指既能掌握档案专业理论和管理技能，又具有较为广博的知识，对于档案库藏资源所涉及的各个领域尽可能多地去学习去了解，做到能够及时适应外部环境，胜任多方面工作的高素质的档案管理人才，而不是仅仅局限于把档案管理好就可以了。因为高层次档案人才的创新能力决定了档案事业的可持续发展，档案管理人员要能够善于掌握和积累知识，具有知识面广、反应快、点子多、适应性强、勇于开拓、善于创新，具备较强的学习能力和适应能力，同时又具有团队观念、协作精神、人际关系能力强，才能建立起适应新时代要求，与现代社会全新管理模式相谐调的档案人员体系，档案管理工作就可以迈上新的台阶。

（二）加强档案资源建设，拓宽开发渠道

首先要加强库藏档案的收集与管理，也就是档案基础性的工作。只有信息资源丰富了才能为档案编研工作提供保障。档案室是信息资源的集聚地，丰富库藏的建设，是加大档案信息开发的必备环节。俗话说巧妇难为无米之炊，没有档案这一最基本的资源，信息的开发与编研工作就无从谈起。没有足够的档案信息资源，就不可能进行档案的开发利用，从这个意义上说，档案资料的收集工作是档案信息资源开发利用的基础。档案管理部门应当及时、准确、客观地收集档案资源，大力丰富档案馆藏，最大限度地满足开发利用提供丰厚的物质基础。要做到库藏档案丰富而全面，就要做到建立健全归档制度，按照制度要求收集与归档档案，整合档案资源，依法治档。只有这样才能为档案的开发与利用提供有价值的信息资源，拓宽开发与利用的思路与渠道。

（三）加快档案信息化与数字化建设

随着现代社会信息化程度的提高，大力推进信息化，已经成为覆盖现代化建设全局的战略举措，档案信息建设也成为档案管理工作需要日渐加强的重要方面。要搞好档案馆信息化建设，必须着重做好档案馆自身数字化建设、办公自动化建设、档案信息网站建设等几个方面的工作。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，进一步整合档案信息资源、实现档案信息资源社会共享，是新时期对档案工作的要求。摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。档案信息化建设有效地推动了档案事业的发展，档案自动检索提高了档案管理人员的工作效率；通过档案数字化的前期处理工作，使档案的整理、编目、统计方便快捷，档案的利用价值也能得以充分体现。

（四）紧跟时代脉搏，选好编研课题

作为编研成果，选择好课题非常重要，只有紧跟时代脉搏或者企业发展的编研成果才具备使用与利用价值。以笔者单位近今年的编研成果为例展开说明：

管理类档案包括党群工作、行政管理、经营管理、生产管理等企业工作的方方面面，为一个单位的管理提供着有效的支撑；人事档案也在人们的工作和生活中扮演着十分重要的角色。它可以证明一个人从学校到工作岗位各个不同时期的人生轨迹，是学习经历、工作经历的真实记录。从管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供丰富、动态、真实有效的原始资料，在工作中形成并用文字材料记载着个人经历、政治思想、业务能力、工作业绩等各个方面。要想充分发挥管理类档案和人事档案的作用，合理利用各种资源，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的，就要求档案管理部门进一步提高档案的信息化管理水平，将档案资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与关键数据电子化并存。根据需求对档案中记载的信息进行深层次的开发利用，以提高档案的作用，更好地为公司的生产经营服务。我公司档案室将室存的管理类档案和人事档案相结合，完成了《专业技术人员职称演变情况汇编》。它详细汇编了公司4000余名专业技术人员的职称名称、职称聘任时间、职称批准文号以及发文时间，为便于利用者的工作查考提供了依据。

基本建设项目档案系统地记载了基建工程项目的建设管理全过程，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，是基建工作和档案工作的重要组成部分。基建档案不仅服务于企业的工程建设，也服务于日后的生产管理和技术改造，在工程的扩建、改建、维修及技术改造中都发挥了重要作用。收集基建档案的最终目的是为了利用，只有将基建工程资料科学地收集归档并转化为档案信息资源，才能使其在工程建设、生产管理中得到充分的利用，发挥应有的价值。并且由于基建档案使用频繁，加剧了档案资料的老化和磨损，为了提高工作效率，减少档案原件的使用频率，延长档案的使用寿命，我公司档案管理人员特编辑《基本建设项目档案汇编》。该汇编收集了公司存档的800余项基建工程档案的开工报告、单位工程质量综合评定表、工程交工证书和竣工报告。将其中的关键信息整理汇总成册。

这些编研成果的完成标志着公司档案室的档案管理理念的转变，由以前的传统手工整理档案转向数字化档案的同时，树立超前服务意识和主动参与意识，着力档案信息资源的深层次开发工作，更加突出档案的开发利用。编研成果紧跟公司发展脉搏，方便了利用者的查询和借阅，提高了利用者的工作效率，突出了档案的使用价值和利用价值，为今后的工作查考留下了详实的参考资料，为公司的生产、经营、管理和思想政治工作提供大量信息和有效服务，受到了大家的广泛好评。