探究如何加强事业单位档案信息化建设

王金荣

（黄冈市食品药品检验检测中心，湖北 黄冈 438000）

引言

在当前的信息化环境之下，事业单位要想优化经营质量，提升经营收益，在管理过程中应当引入现代信息技术，以此来提升各类管理工作的进行质量。档案信息化建设给事业单位带来了极大的发展，推动了档案信息的处理效率提升，对于事业单位的现代化发展有着重要的作用。

一、事业单位档案信息化建设中存在的问题

要想优化事业单位中档案管理工作的信息化建设质量，则管理人员应当首先发现自身建设中存在的问题，这样才能结合建设需求，设计合适的管理优化措施，提升事业单位的现代化发展质量。当前事业单位的档案管理信息化建设中存在如下几方面的问题。

（一）事业单位对档案信息化工作的重视不足

当前事业单位中的许多管理人员工作思想较为陈旧，忽视了现代技术和信息技术在事业单位经营过程中的积极作用。在档案信息化建设中，单位的领导人员对信息化发展的重视程度不足，导致信息化建设的投入资金不足，管理制度不完善，设备的功能和质量难以满足高效的信息化管理工作进行，影响了信息化建设的效果。除此之外，许多事业单位的管理人员对档案管理工作的功能缺乏认识，将档案管理片面的理解为人事档案管理，忽视了档案分析工作对事业单位经营发展的积极作用，影响了事业单位中档案管理工作的优化和发展，导致当前的事业单位信息档案管理工作发展缓慢。

（二）档案管理工作的信息化建设缺乏必要的针对性

为了加强档案管理工作对事业单位经营的作用，在信息化建设中，技术人员应当结合事业单位的业务以及管理需求来进行档案信息化建设的个性化设计，以此来保证档案管理工作在改革之后可以有效的促进事业单位的发展。但是，当前的一些事业单位在档案管理的信息化建设中缺乏前期的设计规划，未能结合企业的实际需求，直接将其他企业的管理系统进行使用，造成了档案管理工作和事业单位经营过程的不适应，使得档案分析工作难以满足当前的事业单位经营需求。

（三）档案管理人员不适应信息背景之下的管理工作

信息化时代之下，事业单位的档案信息管理工作进行对工作人员的技术实力以及信息意识有着较高的要求，这样才能保证实际管理中对档案内容的分析准确，推动事业单位经营质量的提升。当前越来越多的事业单位将信息化技术应用在了档案管理中，随之出现的一个问题是许多事业单位中的档案管理人员未能结合时代发展趋势提升自身的技术实力，信息化管理体系之下仍然采用传统的管理思维，无法满足现代档案管理工作的进行需求，给基于网络和电子文档的信息化档案管理工作造成了不良影响。

二、加强档案信息化建设的应对措施

（一）事业单位的领导要加强对信息化建设的重视

信息化建设是当前国家发展的趋势，网络技术以及计算机技术的使用极大的提升了国家的生产效率，推动了现代市场的完善和发展。因此，为了推动事业单位的现代化建设，企业的领导应当理解信息化管理背后的意义，在设备、管理以及资金上给予充分的支持。除此之外，事业单位领导要全面认识档案管理工作。档案管理人员除了要对人事员工资料进行存档保存之外，在日常的工作中还要对事业单位经营中的各类数据进行分析和保存，可以有效的了解单位经营的不足以及市场发展趋势，可以作为事业单位决策中的参考，提升单位的经营质量。因此，事业单位要强化档案管理的重要性，在档案信息化建设中加大投入，保证信息管理工作可以有效的推动事业单位的现代化发展。在此之外，领导在日常的管理中也要敦促不同部门高质量的完成经营数据信息的归档，确保档案管理人员获取全面的经营信息，高质量的完成对经营状况的研究。

（二）增加管理中各类信息设备的投入

在档案管理工作的信息化建设中，主要使用的设备包括计算机、打印机、扫描仪、刻录机以及各类网络服务器设备，建设过程需要事业单位的较多支出。同时，档案管理工作作为系统性工程，其工作中的各个环节进行质量都直接影响最终的信息处理效率，因此，在建设中，事业单位的领导要加强对建设中各类设备的投入，确保管理工作的进行质量，应对突发情况的出现。为了优化信息存储质量，事业单位可以通过网络服务器以及电子档案对各类档案信息进行存储，方便管理人员借助网络进行的查阅，有助于档案管理质量的提升。

（三）实现档案信息资源的数字化

档案资源的信息化和数字化是未来存储的发展方向，也是实现高效的档案分析处理的基础，有助于提升档案存储质量，降低存储过程中的成本。在建设中，技术人员首先需要使用扫描仪等设备对传统的纸质文件进行扫描，之后将其作为数字信息在网络服务器之中进行存储，方便管理人员借助网络进行远程的分析和查阅。同时，为了保证企业信息的安全性，管理人员也要注意电子数字文件保存安全。管理人员要结合可能出现的信息安全部问题来完善管理规范，加强网络安全建设，降低内外网络的交流频率，并针对部分重要文件进行备份，优化电子文件的管理质量。

结语

事业单位的信息化发展是当前的发展趋势，在实际建设中，事业单位的领导可以从档案管理的信息化入手，借助档案管理工作来为后续的全面信息化发展奠定基础。档案管理分析工作可以优化经营信息的分析质量，为事业单位的经营决策过程提供参考信息。事业单位的档案信息化建设发展时间较短，尚且存在一些问题影响信息化质量。在未来的发展中，事业单位的领导要强化对信息化管理的重视，加大信息化投入，适应现代信息化建设需求，推动事业单位的现代化和信息化发展。