关于财政文书档案归档范围及保管期限的划分

黎燕萍

（广东省肇庆市端州区财政局，广东 肇庆 526060）

一、财政文书档案归档范围

从传统的财政文书档案保管工作来看，将保管的期限分为永久保管、长期保管和短期保管三种，其保管的时限分别是长期为10年到15年，短期是15年及以下。财政部门是政府的组成部门，其工作内容涉及到综合经济管理方面，财政部门的档案数量庞大，且涉及到的内容较为广泛，要利用好财政档案资源，以史为鉴，对当前的财政改革与发展提出有利依据。对财政文书的档案归档范围要明确，根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，财政文件需要进行归档的范围分为四类，第一类是对财政工作和国家建设以及历史研究有利用价值的材料，这些材料能够体现财政局的主要职能活动以及基本的历史面貌；第二类是财政活动当中具有凭证价值的材料，这些材料能够涉及到维护国家、集体和公民权益等内容；第三类是本级财政局需要贯彻上级财政局以及同级机关的材料，还有下级财政局报送的文件；第四类是对本级财政局的工作具有查考价值的材料。在存档之前要标明文档的归档范围属于以上哪四类，这样再次查找的时候能够提高效率。

二、归档范围需要注意的问题

在归档范围的设置当中，有很多重视红头文件的归档而轻视白头文件归档的情况，为了贯彻落实好国家档案局的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，我们要重视财政单位工作中的文件材料归档范围划分问题，提高对具有重要查考价值的白头文件归档工作的重视程度，从源头上保证档案材料归档的齐全问题。财政单位的业务职能较为庞大，而且部门较多，业务文件内容之间存在较大的差异，在归档的工作当中，归档人员没有对这些情况进行调查统计，只是按照归档的方案对文件进行归档，那么归档人员无法了解其内容的完整性，查阅没有具体性，对档案的划分范围并不明确，所以我们还要对归档范围进行具体描述，档案人员要对这一问题进行完善，以便于查阅时更加精准、提高工作效率。

三、财政文书保管期限划分

在传统的文书保管期限划分当中普遍采用的三分法的划分方法，文书保管的期限划分为长久文书档案、长期文书档案以及短期文书档案。对文书档案保管期限的规定当中包含定期保管与永久保管等内容，保管期限表示文书档案的附属文件，对标时制保管文件的保管标准进行细化，定期与永久在语义上存在含混的表达，重要的业务文件与一般性的业务文件也无法进行明确的划分，其规定的标准并不明显，提高了存档工作的复杂性。所以我们可以按照永久性与非永久性对保管的档案进行期限划分，按照保管期限的长短进行分类，让档案保管人员对档案的期限分类更加明确，所以在实施档案保管的过程中要以二分法作为档案保管期限划分依据，另外，我们还要对财政文书档案的实际情况进行具体细化，从而提高档案存档的准确性。

长久性文书档案涉及到上级机关颁发和转发的财政业务的命令、决定等文件，上级机关召开的与本局工作相关的会议文件，本局领导在上级召开会议上的发言稿，本单位与其他单位共同召开的会议文件，本局编制的长期财政计划和年度预算、决算，年度工作计划和总结，调研报告等方面的资料。非长久性文书档案涉及到直属上级机关颁发的本局业务以及需要执行的资料，上级财政局颁发的与本单位相关的业务资料，本单位制法的具有查考价值的材料，本局内部制定的各种制度和规定，普查形式的工作文件资料，本局各部门的年度工作总结，本局向上级财政单位反映的问题汇报材料，上级财政单位下达的年度工作计划等资料。

四、财政文书保管期限遵循原则

财政文书档案保管期限所遵循的原则是永久保存、非永久保存，根据档案的不同价值和作用来划分保管的期限，（1）需要长久保存的档案是能够反映本单位主要职能活动以及基本历史面貌，且在财政工作当中具有长远查考价值、利用价值的档案，（2）需要非永久保存的档案是能够反映本局基本业务，具有较长期查考价值的档案，以及在短时间内需要查考的材料。在划分保管期限的时候，不仅要考虑文件的形式、标题，还要针对文件的内容进行划分，如果其中的内容能够反映本局工作查考的价值，那么就要重新决定这类文档的保管期限。

比如，红头文件与白头文件的要求、形式有所不同，有的红头文件是上级财政局对本级财政局的工作指导、批复或决定，所以要对这类文件进行长期或者永久存档，有的红头文件是上级财政局对本级财政局的一般性通知和意见，具有短期查考价值，那么就要对这类文件进行短期存档。有的白头文件比红头文件的保管期限还长，例如涉及到本局的普查性文件、报表、调查报告、合同等，这些内容对本局的工作有长期的查考价值，其保存的期限相对较长，所以我们要对具体文件的内容进行具体分析，不能只注重文件的形式。

五、对财政文书档案保管期限划分方法的优化策略

传统的财政文书档案保管期限的划分以三分法为主，从一般和重要的角度进行存档，随着网络科技的发达，在档案管理方面通过电子化存档方式相结合能够大大提升存档及查阅的效率，而且纸质存档所占用的空间较大，我们可以利用计算机技术设计数据库管理，增加数据库的容量，为档案进行个性化备注，在检索的时候能够更加便捷，并设置运用多种关键词进行检索，让检索的形式更加多样，从而提高查阅档案的速度、优化查找档案的步骤，而且电子化存档还能够延长档案的保存期，纸质版的存档方式经过几十年的保管，字迹、墨印会出现模糊的情况，而电子版在存档之前就会扫描成电子版的形式，几十年之后的留存效果仍然与存档时一样，不会影响查考工作的进行，尤其是对重要文件的存档，更要以电子化存档为重要形式。

六、结语

总而言之，对于档案保管期限、归档范围等方面的步骤是档案管理的重要环节，档案保管期限的新规定给档案工作提出了更高且更具体的要求，随着科技的进步，我们要利用好手中的资源，不断优化档案保管期限的划分方法，从而提高档案管理工作的质量和效率。