浅析制药企业档案信息化建设

李婷

（广州花城药业有限公司，广东 广州 510555）

制药企业的档案资源是企业的精神财富、物质财富的总和，因此档案资源可以作为企业的特质文化而存在。对于现代化的制药企业来说，需要其在创立之初就应当积累药企档案，并且通过技术的积累以及档案资源的有效利用来实现自身的长久发展。在制药企业档案管理工作中，可以为企业的发展提供一个良好的平台，也可以构建一个良好的企业文化内涵。因此在新时期下，制药企业档案工作人员就应当创新思想，开拓档案管理功能，尤其是借助信息技术等新兴技术来应用到档案管理工作中，针对制药企业当管理的潜力予以深入挖掘，进而确保制药企业档案管理工作保持源源不断的内生动力。

当前档案管理工作应当随着信息技术的普及而革新管理观念，传统的档案管理模式已经无法适应新时期下大量档案资源的管理需求，也无法更好的做好服务工作，因此实现信息化建设也是档案管理工作实现可持续发展的必然趋势。在其中就需要面对新形势下所带来的诸多挑战，需要其中的工作者深入认识到档案管理工作的内涵，并且针对其中存在的诸多问题采取有效的应对措施，进而在新时期下实现档案管理工作质量的提升，通过资源开发、利用、共享来为档案管理工作的开展奠定基础。

一、档案管理信息化建设的内涵

顾名思义，档案信息化建设是结合档案法和全国档案信息化建设实施纲要作为主要指导方针，在集中通过传统的档案管理工作与现代化的信息技术相融合，进而实现档案资源数字化。将以纸质为主的档案资源通过扫描、打印、刻录等方式转化为数据资源，这样可以方便对档案资源的调用、维护等工作，也能够更好的发挥其服务价值。

二、档案管理信息化建设的意义

在新时期下，对制药企业档案管理实现信息化建设有着积极的意义。首先通过将资源信息化建设，对于传统的档案来说可以进行有效的开发，尤其是对于那些可能损坏的档案进行及时的抢救。这样可以保证档案资源的真实性，同时针对那些濒危档案资源有着积极的意义。其次，在信息化过程中也创新了管理手段和模式，因为在其中会引入信息技术等，信息技术的引入也使得其中可以加快对档案资源的利用等工作，这样可以确保在收集整理归档的过程中更好的实现一体化操作。再者，通过档案管理信息化建设也提升了其对整个社会的服务水平，因为档案资源本身就具有很强的服务特征，充分对其中的资源进行挖掘，可以使得其更好的实现资源共享，通过信息平台来构建一个人性化的档案资源网络平台，这样就可以结合需求来对自己所需要的内容进行及时查阅、及时应用，提升了制药企业档案资源的应用价值。

三、制药企业档案管理信息化建设策略

（一）变革档案管理工作人员意识

对于档案管理信息化建设来说，首先就需要相应的工作人员投入其中，通过革新观念来为各项工作的开展铺平道路，这既需要各级领导高度重视相关工作的开展，也需要一些基层工作人员革新理念，积极的参与其中，需要为档案管理工作的信息化建设提供有效的人力物力和财力作为支持。对于制药企业档案管理工作来说，就应当充分的实现相关资源的信息化建设。在其中，会结合诸多档案资源进行分类，结合不同的资料内容、信息进行保存，对于企业面对的客户、药品信息、索引、原材料、供应商等内容都可以进行有效的归类，其中也有很多和企业发展息息相关的内容，将之实现信息化建设不仅可以提升档案资源管理质量，还可以实现长久保存，减少了对档案资源进行翻阅调取时的繁琐步骤，这样能够显著提升档案资源利用率。因此需要通过理念作为引导，更好的为其信息化建设提供动能。

（二）完善制药企业档案数据库建设

对于新时期下档案管理工作来说，要想更好的借助信息技术来实现自身的现代化建设，也应当实现数据库的建设，通过网上数据库资源来为相关工作提供保障。从技术层面可以使得纸质资料充分的转化为现代化的电子资料，这样可以大大节省档案资源的空间，并且对于档案的翻阅查阅的都更友好。通过上述技术支持来建立档案全文数据库，将制药企业内部档案资源都录入到数据库中，将纸质资源转化为电子资源，这样可以为以后的调取提供方便。同时在其中直接置入搜索引擎，就可以按照需求来直接调取自己需要的档案资源，这样会使得档案管理资源利用工作更为高效，而在其中就需要档案馆更好的意识到自身的责任，需要集中精干力量，充分借助现代化技术，如计算机扫描仪器等设备来实现数据库的建设。在其中也应当引入先进的人才作为保障，既需要做好档案资源的拍照、扫描、打印整理等基础性工作，也需要做好文件级的目录、数据库以及相关资源编研力度，以此为基础才能够构建一个更加科学规范的检索体系，并且在资源的获取中可以更加高效便捷。

（三）实现制药企业档案资源共享

档案资源的信息化建设也需要实现资源的共享，这也是信息时代下信息资源发展的主要趋势。对于现代的档案馆来说，其与传统的档案馆有很大的不同，也就是其能够借助信息技术来将资源上传至网上，并且方便相关部门的需求，便捷地实现信息共享。在其中可以借助互联网技术来摆脱时间与空间的限制，更好的适应信息化社会，这样可以方便相关部门在档案查阅时更加高效便捷。在其中可以设置中心服务器和数据交换机，通过创立独立的电子文件数据管理中心，进而推动不同单位不同区域以及不同档案管理工作的相互连通，这样可以通过完善的档案资源作为主要媒介来实现资源的共享，通过档案的远程查阅、调取的可以更好的发挥档案资源自身的价值。

（四）加强制药企业人才队伍建设

档案信息化建设离不开人力资源的支持，在新时期下，对于各个行业的竞争来说，归根结底都会落到人力资源的竞争上。因此要想更好的实现档案管理信息化建设，就应当完善人才队伍的建设，在其中需要构建一支专业化高素质的档案管理人才队伍，进而为信息技术在档案管理工作中的应用提供保障。在其中工作人员应当熟练使用软件开发、利用等工作，电子档案信息采集、加工工作、网络维护、设计工作等，只有构建一批复合型的人才队伍才能够为档案信息化建设提供保障。

（五）建立档案管理安全保障机制

在构建信息化的档案管理工作时，由于在其中会引入很多信息技术，因此也会存在很多互联网固有的风险。因此就应当尽快建立信息安全保障体系，通过相应的机制作为保障来为档案管理信息化建设保驾护航。在该过程中，档案资源大多都是以数字化资源作为介质的，因此在共享的过程中，可能会由于网络自身的缺陷而产生资源泄露或者资源被恶意利用等现象，所以要更好的构建信息安全保障体系，防止黑客病毒的入侵，在其中通过采取实名认证或者密钥管理的方式来对局域网进行加密隔离，通过防火墙、杀毒软件以及有效的权限设置来完善档案资源信息安全体系。

（六）档案管理和制药企业文化建设相衔接

制药企业的档案资源开发管理与建设，也应当与自身的企业文化相衔接，通过档案资源的开发以及信息化建设来为企业文化提供优质服务，进而使之具备文化教育功能。当前很多现代化的制药企业也意识到档案资源开发与建设的重要性，因此在其中也会将制药企业的文化融入到档案管理工作，并且使得二者相互配合，相得益彰。随着当前制药企业市场不断扩大以及科技的快速进步，也使得其中工作人员的思想观念发生了转变，需要为制药企业档案管理工作提供内生动力，这也是制药企业不断进步发展的源泉。因此需要通过企业文化、企业精神与制药企业档案管理工作相结合。比如结合企业的技术资料、工程资料以及获奖荣誉档案等内容，将之与档案管理工作相整合，同时也可以作为企业文化内容的一部分进行宣传教育，让员工其了解制药企业的真正文化以及发展前景，会产生浓厚的归属感，同时也可以让员工感受到做荣誉感，使其在工作中受到教育和鼓舞。

四、结束语

档案管理工作信息化建设不仅是新时期下的要求，更应当是完善档案管理的基本需求。在其中能够对档案资源进行有效的挖掘，并且完善档案资源的服务功能。通过本文的论述，为新时期档案信息化建设的内涵意义进行阐述，希望为相关工作者的研究提供理论支持。