探究高校图书馆档案管理措施

姜新禹

（白城师范学院，吉林 白城 137000）

档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要图书馆各个部门的材料汇集｡材料 是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一｡ 搜集和汇总后的档案材料经过加工、输出又为管理工 作服务、提供各项数据｡同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用｡ 档案管理是图书馆管理的一部分，同时又显现和作用于整个图书馆管理当中｡所以说档案管理不能简单的说是图书馆管理的一部分｡

一、当代高校图书馆档案管理工作的内容

随着时代的发展，社会及科学技术的进步，不同时期图书馆档案管理工作有着不同的特点，高校图书馆档案管理工作的内容也存在着异同。在经济社会信息高速发展的今天，高校图书馆档案管理的内容主要包括以下几个方面：

首先，党组织建设相关档案。主要包括党组织建设、发展、党员发展、党组织活动、培训材料，党组织工作总结、工作计划等等，是保证党的建设和基层发展及为图书馆的发展和建设头功理论依据和发展方向的重要组成材料；其次，行政工作方面档案。行政工作档案涵盖面较广，主要包括图书馆整体运转的各个方面，包括行政事务、资产管理、财务管理、人事管理、工作计划、工作总结、考评材料等等内容，做好行政工作档案的管理工作是保障图书馆高效运营的基础；最后，业务档案。主要包括图书馆图书纸质书籍馆藏资料、电子图书、期刊、数据平台资料、期刊、杂志、报纸征订、上架及过刊馆藏等，是整个图书馆运营的中心和关键，是图书馆开展业务工作的重心。

二、图书馆档案管理建设面临的问题

（一）档案管理建设工作的问题

目前少数图书馆领导对档案建设工作的重要性认识不足，长期以来各级领导存在“ 档案工作 说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的工作作风，常常是做了好多工作都在脑子里装着 却没有及时建立完整的档案，认为部门档案管理是额外负担，这样就不能为今后工 作的总结和改进提供?ね际楣莨芾碛氲蛋腹芾砉叵低疾慰家谰?，也不能为自己的继任者提供宝贵的管理经验，这是无形资产的流失，是资源的浪费｡此外，有的在收集基层各部门归档材料时，为了自己工作考查方便，也不愿 意将文件材料送交 档案管理 部门｡在基层部门文件材料立卷归档过程中，不是常常以种种理由进行搪塞，就是采取漠然 视之的态度，这样就会造成档案归档不全，使档案管理工作很难有效的开展下去｡

（二）图书馆管理中存在的问题

(1)各项规章制度不完善，缺少档案管理制度及管理工作中的建档制度｡一人一 个干法，缺少规范化，使档案建设受阻｡

(2)随着科技的发展以及各种电子仪器设备的剧增，这些设备的使用管理、操作规程、 基本技术等缺少技术档案的建立｡技术档案建立后，不仅可以帮助管理者迅速完成各项维护工作，而且使后续专业技术人员能很快地熟悉整个图书馆的计算机局域网设备的配置、运行 情况，尽快地投入工作｡只有这样才能避免因为个别专业技术人员调离等原因，使图书馆的现代化管理工作处于被动情况的出现｡

(3)人才队伍不稳定，人员流动过于频繁，工作缺少连续性，使档案搜集和档案管理缺少 稳定性和长期性｡

三、图书馆档案管理工作的措施

（一）高校档案信息化建设人才培养方法

1.创新管理理念。如今，网络信息技术发展迅速，对档案管理工作提出了较高的要求。档案管理人员自身与档案管理工效率的提升有着直接联系，对信息化建设有一定的影响。所以，在进行信息化档案管理过程中需要创新管理理念。

2.完善用人制度。企业想要长久的发展，完善的制度管理是必不可少的，档案管理人才的培养也是一样，只有制定完善的用人机制才能推动档案信息化建设的有效实施。学校是人才培养的集中地，档案管理人才的培养可以借助这一有利优势；但是怎样制定有效的用人机制。

第一，根据档案管理工作开展状况，实行择优选择，树立竞争意识，在人才选择上需要对其综合素质、管理经验等进行综合考量，择优录取，进而实现档案管理工作的进步，当管理人员具有高度的竞争意识后才能主动提高自身管理水平。

第二，档案管理工作效率与管理人员薪资、绩效考核相关联，表现好的管理者或是对档案信息化建设有创新想法的员工给予一定的奖励；而对于滥竽充数的人员进行相应的惩罚，只有这样才能激发员工工作积极性，进而提升档案信息化建设步伐。

（二）多元化档案管理方式

随着科学技术的不断发展，智能技术及移动互联网网技术的不断普及，档案管理的方式也应之进行改革，多元化档案管理方式，根据不同的档案管理内容，结合图书馆档案储存目前状况，多元化档案管理方式，如对电子期刊进行信息化处理及管理，利用系统或平台实现“无人”自动智能服务读者等。

（三）制定图书档案管理应急预案

图书馆是高校师生学习和查询知识的平台，但是一旦平台发生事故或意外，高校师生将失去这些资源，同时学校也承担较大的经济损失，因此做好图书馆档案的日常应急备份，在图书资源发生意外的时候可以在最短的时间内恢复图书馆光藏资源的流通和服务，为高校科研和教学研究提供资源保障。最后，与时俱进的进行图书馆档案管理工作的创新。[3]总所周知，每个时代都有每个时代的特点，那么图书馆档案管理工作也如此，因此把握各个时期的图书档案管理工作特点和重点，做好图书管理工作创新，是图书馆高效运营的基础。如在信息化的今天，运用信息化技术和平台进行档案管理和运营等。