浅谈机关档案室档案利用工作存在的问题及对策

迟鹏鹏

（山东省胶州市委市直机关工委，山东 胶州 266300 ）

机关档案是机关各项工作开展过程中直接形成的真实历史记录，是国家档案事业的主体。其利用工作是机关档案管理的一项重要内容。因而，充分发挥档案的价值和作用，认真做好档案开发利用工作，对促进和保障机关各项工作的健康开展具有十分重要的现实意义。

一、机关档案室档案利用工作存在的主要问题

近年来，随着《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》的深入实施和贯彻落实，我国的档案事业获得了飞速发展，机关档案工作更是取得了长足进步。但由于社会整体档案意识不高，档案法制观念不强，人们对档案和档案工作的重要性认识不足，因此直接导致档案工作发展的不协调不平衡，仍然存在许多问题和不足。主要表现在以下四个方面。

(一)是机关档案人员多数兼职，难以拿出过多时间和精力开展档案工作。机构改革后，多数机关受编制的限制，很难配备专职档案人员，大多数由文书或者秘书兼管档案工作，他们往往是一身兼数职，头绪繁多，内容繁杂，要想拿出精力干好 档案工作，心有余而力不足。

(二)是档案没有实现集中统一管理，影响了档案信息的综合开发利用。实际工作中，受“八项规定”影响和机关实现集中办公的限制，除部分比较大的机关有条件实现档案集中统一管理外，多数单位常常根据机关自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分别立卷和分散保管的方式，档案基本处于分散管理状态，造成了档案管理“人人都负责，人人又不负责”的比较混乱状况。

(三)是档案人员专业素质不能适应和满足工作开展需要。首先是缺少创新意识，工作上被动，缺乏新思路，新举措，难以适应新形势对档案提供利用的需求。其次是档案人员自身素质的不适应，由于兼职过多、参加档案专业培训不够系统，难以达到人人持证上岗的目标要求，必然导致其自身档案专业素质和业务技能的不足。三是面对档案工作出现的新领域、新问题，特别是面对档案信息化时代的快速发展，许多档案人员往往表现的束手无策。

(四)是机关档案室之间不能实现档案信息资源共享。长期以来，档案工作出于保密和为政治服务的封闭状态还没有从根本上改变，各机关档案室的工作仍然处于被分割和封闭状态，缺乏横向联系，难以实现馆室共享、室与室之间共享，无法充分发挥和利用各自的档案信息资源的优势，综合服务功能难以提高。

二、对策

(一)坚持依法治档，为机关档案工作健康发展营造良好环境。档案工作是机关的一项重要基础性工作，它对领导科学决策、业务正常开展以及各项管理工作等具有非常重要的资政参考和指导意义。因此，必须依法加强对档案工作的组织领导，通过大力宣传档案法律法规和档案工作的重要意义，来不断增强各级领导重视档案工作、支持档案工作的法制观念和依法治档的自觉性，使他们在对待档案工作上做到三到位，即认识到位、人员到位、措施到位，切实帮助解决“人、财、物”等实际问题，形成有领导分管、有具体人员抓落实、制度健全、职责明确的有效监督约束体制，以进一步改善档案工作健康发展的内外部环境。

(二)加强基础业务建设，不断提高档案管理水平。档案管理是档案利用的基础，档案工作质量的高低直接关系到档案利用工作的好坏。当前，行之有效的办法是积极开展机关档案规范化目标管理认定活动。通过认定活动，不仅可以实现档案综合管理，促使档案业务建设进一步规范化、标准化，而且最关键的是为档案信息综合开发利用提供了便利条件。只有先管好档案，才能利用好档案，只有不断提高档案管理水平，也才能更充分地发挥档案价值和作用，使其更有效地为机关各项工作服好务。

(三)强化业务培训，进一步提高档案工作人员的整体素质。档案提供利用工作的优劣关键在档案人员身上。因此，一方面，档案人员要从自身素质提高做起，加强政治理论学习，尤其要用习近平新时代中国特色社会主义思想武装头脑，牢记“档案工作任何时候都要为党和政府的中心工作服务”这一大局，立足本职，主动作为。另一方面，要通过专业培训、上岗培训、继续教育等形式，进一步提高档案人员的专业素质和业务技能水平，不断自我加压，自我丰富，自我知识更新，以适应和满足档案工作改革发展的新形势，从而把档案利用工作做得更好。

(四)突出编研，实现档案利用工作向深层次发展。开展编研工作，是做好档案利用工作的有效形式和手段。注重抓好三点：一要突出为现实服务。由于机关档案室每满十年就需向国家综合档案馆移交档案，因此现有保存的档案一般时间跨度不长、数量不大，这就要求档案人员在开展编研工作时，选题必须科学合理，与时俱进，编研出来的成果必须能满足社会急需，满足当前工作需要，否则，就会缺乏生机与活力。二要突出为领导服务。领导的科学决策，必须依靠大量的参考依据。

(五)创新思路，实现档案利用工作的新跨越。二十一世纪已进入信息时代，人类社会对信息资源的需求愈来愈大，要求也越来越高。因此，机关档案利用工作若仍然停留在目前的水平，显然不能适应新形势的要求。随着机关办公自动化的实现和网络技术的飞速发展，档案提供利用工作也必须迈出新的步伐。当前，有条件的单位，建立机关文件服务中心，使档案提供利用工作面向社会，服务大众，无疑是一种行之有效的好方式。下一步建立区域联通中心，实现档案信息共享，机关档案室通过利用互联网络，就可以有效克服机关档案室的孤立状态，使大规模、快速度的档案提供利用工作成为可能，从而，为实现档案信息资源的最大利用奠定了基础。