基于现代人力资源管理的人事档案管理初探

李俐虹

（重庆日报报业集团，重庆 401120）

前言：现代人力资源管理将人才的开发与培养作为根本目标，而人事档案是记录人才各方面信息的主体。所以，基于现代人力资源管理的要求，人事档案管理工作必须变革与创新，从而满足人资管理的需求。

一、现代人力资源管理与人事档案管理的关系探微

人事档案管理发的主要对象是人事档案，其中记录了各岗位工作人员的基本信息、健康情况、入职时间、岗位绩效情况以及技能资格水平等各类信息，这些信息在人力资源管理实践中将会成为主要的依据，基于人事档案中所记录的信息进行细化与拓宽，可以获取更多的员工信息资源，进而为现代人力资源管理提供有效依据。由此可见，人事档案是现代人力资源管理的重要依据。

二、现代人力资源管理视角下人事档案管理分析

第一，现代人力资源管理视角下，人事档案的收集机发生改变。传统人事管理指导下，人事档案主要包含的就是各岗位工作人员的基本信息。随着现代人力资源理论的诞生与实践，对于人事档案信息提出了新的要求，不仅需要基础信息作为基础人事管理的依据，由于现代人力资源管理侧重战略性管理，立足人才开发与培养，所以要求人事档案中必须包括各岗位工作人员的职业技能、职业素养以及职业精神等相关方面的信息，这些信息都需要档案管理工作人员在日常工作实践中积极的搜集、分析与整理。为了挖掘上述隐性的信息，档案工作者必须要积极转变传统工作理念，明确现代人力资源管理的目标与宗旨，根据单位人资管理制度以及各项考核制度，定期展开考核工作，在考核的过程中分析各岗位职工的工作能力、发展潜力以及职业素养、道德品质等相关信息，并将其整理之后纳入到人事档案当中。与此同时，还要将各岗位工作人员对于岗位以及单位内部管理等方面的想法、建议、意见等纳入人事档案信息系统当中，尤其一线工作人员对于岗位以及工作的态度更应该重视[1]。由此可见，现代人力资源管理对于档案工作人员提出了更高的要求，需要相关工作者在实践中可以实事求是、与时俱进，结合单位实际情况以及人力资源管理机制，在搜集档案信息的过程中拓宽思路，注意搜集各岗位工作人员在实践中所产生的隐性信息，从而为单位的管理活动以及决策提供依据，确保单位内部形成良性的发展机制。另外，档案工作人员在日常工作中一定要积极与各岗位工作人员沟通，了解他们的内心想法，聆听他们的声音，进而挖掘更多有价值的隐性信息。

第二，现代人力资源管理视域下，人事档案的管理机制需要变革。在传统人事档案管理实践中，主要针对的是各岗位工作人员的基础性信息进行归档与保管，不需要对信息进行深入性的挖掘，档案管理活动只是一些基础性的工作。而从现代人力资源管理的角度出发，为了确保现代人资管理机制的顺利构建与落实，档案管理人员需要从宏观战略的角度出发，科学规划档案管理工作的流程，制定档案管理工作的目标体系与运行机制，例如如何对人事档案进行细化与深度挖掘等。在开展人事档案管理工作的过程中，需要相关部门领导对其进行监督管理，及时检查档案管理工作的目标达成情况，同时需要对档案工作人员实施考核，将档案工作者的目标达成情况与薪酬福利挂钩，从绩效考核与激励机制的视角激活档案工作人员的积极性，使其可以按照现代人资管理要求展开工作。基于此，事业单位档案管理人员应该进一步强化对人事档案分类与汇总的力度，集中针对知识成果以及技能水平提升方面“做好功课”，从而使得单位内部的各类信息可以有次序的保存下来，促进单位内部各岗位工作人员知识水平的动态性提升[2]。众所周知，在一个单位内部人员是存在一定流动性的，所以档案信息一定要实时更新，这就需要档案工作人员能够时效性的掌握个工作岗位人员的最新信息，并将其整理归档。为了达成这一目标，事业单位的档案工作人员要变被动为主动，积极主动的搜集单位内部的人事档案信息，并且快速的整理归档，提取具有价值的信息。

第三，基于现代人资源管理的人事档案管理必须充分利用信息化技术，所以构建完善的人开始档案信息管理系统当务之急。传统的人事档案通常为纸质形式，纸质人事档案在管理、提取、查阅等过程中具有一定的难度，不仅增加了档案管理工作的工作量以及难度，同时也不利于人事档案利用效率的提升。为了适应信息时代的需求，全面提高人事档案的利用效率，事业单位应该借着信息化时代的“东风”，积极构建人事档案信息管理系统，将人事档案电子化，全部纳入到信息系统当中，方便各部门的查找与传递，从而满足各部分工作的需求。与此同时，信息化档案管理系统的构建，可以为人事档案的实时更新提供方便，将会极大程度的提高人事档案的管理效率。在事业单位中，人事档案信息管理系统可以利用Web的B/S模式，充分利用网页浏览器连接到人事部门的人事档案管理客户端，为了确保档案信息的安全，需要在系统当中设置系列管理权限，区分管理人员与用户的身份，从而便于人事档案的查找、提取、调阅与管理，方便人事档案信息的利用，满足单位人才开发与人力资源规划等方面的需求。

结语：综上所述，人事档案在现代人资源管理中发挥关键作用，可以为现代人力资源管理机制的构建与运行提供依据。为了更好的适应现代人力资源管理的需求，人事档案的搜集机制、管理机制以及运行机制都要变革与创新。希望通过文章的阐述，可以使得事业单位档案工作人员深刻认识到人事档案管理工作的重要意义，结合现代人力资源管理理论与要求，与时俱进的转变工作理念，实事求是分析当前工作的不足，积极探索人事档案管理工作的创新路径。