浅谈如何发挥计生业务档案数字化管理的服务职能

梁秋英

（周口市商水县化河乡计划生育服务中心，河南 商水 466131）

一直以来计生业务档案的管理都是受到条件和管理以管理体制等方面的约束，存在很多的问题，导致服务职能发挥不完全，也制约了相关部门和机构的管理。我国是人口众多的国家，信息量庞大，所以科学的管理方法非常重要，应用数字化可以快速处理工作中的问题，使计生业务档案管理不断完善适应现代化发展需求，提高服务质量发挥其服务社会的职能。

一、计生业务档案管理服务职能的现实状况分析

（一）计生业务档案管理人员的服务意识

现代社会信息化全面普及应用，计生业务档案管理也在不断提高，由于计生业务档案管理都是被动服务的，所以要想改变这样的状态激发其服务职能，就要转变计生人员服务意识。随着人口数量的不断增加，计生档案管理工作也越来越重，这样的情况促使许多档案管理人员将基础性工作作为工作中心。忽略了服务行工作，因为这些工作无法在档案中显示，也无法反应档案管理人员的工作效果，所以不被重视导致档案资源价值没有得到充分的激发。

（二）计生业务档案管理不规范

由于计生业务档案管理规范性不强，限制了档案管理的效率，影响其服务职能的发挥也影响了工作效率。数字化管理下，因档案信息管理不完善录入不及时，使档案查找调用不方便快捷，档案使用需求得不到满足，对档案服务满意度低。

（三）计生业务档案管理者与资源需求者没有建立良好的沟通机制

在实际工作中应当与档案的使用者进行沟通，这样的方式有助于快速了解使用者的需求，根据需求提供精准的服务。由于体制的原因计生业务档案管理人员都归属于卫生和计划生育部门的管理下，独立性较低所以导致沟通较少，也受沟通形式的影响，使得计生档案使用者和需求者与计生档案管理人员存在很大的距离，难以深入了解满是实际需求。

二、制约计生档案管理数字化发挥服务职能的因素，坚持发展计生业务档案数字化管理

（一）制约计生档案管理数字化发挥服务职能的因素分析

现阶段数字化管理模式是在原来纸质管理上建立的，其主要的管理特点和模式没有发生改变，所以原来的缺点也是存在的。信息的载体是管理的核心，要想根本改变是控制对象，将原则的纸质档案转换为数字化档案管理。实际情况是很多的计生业务档案管理者没有经过专业的培训，数字化收集意识不够，对其重要性没有足够的认识，对档案整体流程了解不够，导致对档案经常使用的材料不能进行及时的处理和处理的不够完善。

（二）坚持发展计生业务档案数字化管理

管理者在进行数字化管的过程中，为了符合数字化档案管理的要求应当对应用数字化进行信进行有效的监管，使计生业务档案发展更加便利快速。计生业务档案管理数字化能够让操作人员运用更加合理且方便快捷，档案管理和查询快速便利，更好的发挥服务职能为档案使用者提供更好更高效的服务。信息化数字化是现代管理的必然，在未来的发展进程中数字化将会被很多领域所应用，计生档案管理也会大量的应用数字化管理，更好的服务计划生育工作，发挥其辅助作用。使计划生育工作人员不仅可以快速准确的查询档案，也可以更好的建立档案管理制度，更方便管理计生档案，在计算机网络的覆盖下创建高科技的工作管理环境，并不断发展壮大逐渐加大普及范围，使人们对计生业务档案数字化管理和服务更加了解并充分发挥其服务职能。

三、发挥计生业务数字化管理服务职能的策略和方法

（一）培养高素质人才

计生业务档案管理人员的素质决定着计生业务档案管理和服务水平，计生业务档案管理者要尽快适应数字化管理的模式，随着数字化的广泛引用，灵活掌握使用数字化的人员应当给以重视，重点培养成为业务骨干，带领新员工，激发其他工作人员的工作积极性。使所有的工作人员都能快速的熟练掌握理论基础并熟练运用，计生业务人员不仅要掌握现代化的档案管理制度也要熟练掌握计算机网络技术，精通计生档案数字化管理业务，成为技术全面业务能力强的复合性人才。计生业务管理者也要不断引进新的人才来进行管理，可以自主培养也可以引起人才，通过各种方式方法来提高计生档案人员的知识结构和综合素质，为计生档案业务数字化管理培养一支优秀的人才队伍，使计生档案数字化更好的服务社会。

（二）创新意识的培养

计生档案管理人员要善于总结经验发现问题，结合实际工作为计生档案服务献计献策，运用新的理念和思路为计生档案管理增添新活力，改变原有的传统思想，转变思维方式创新管理和服务理念，促进计生档案管理发展。

（三）加大投入，强化计生业务档案管理规范化建设

在数字化过程中，要运用各类软件完善基础建设，所以要相关的机构和管理部门加大投入力度，使计生业务档案部门拥有先进的设备，有利于计生业务的开展，支撑档案管理更加科学更好发挥其服务职能提供强有力的保障。强化计生业务档案管理规范化建设，要先强化档案管理基础工作规范化，然后要定期归档并对其进行检查。其次规范信息的录入，要求信息完善准确录入，为档案使用者查找和调用提供方便。

（四）加强计生业务档案的监控和情报监控

数字化进程中，不断运用新模式能够有效的增强档案的标准与安全性，在信息情报管理过程中，进行网络监督询问能有效控制更新计生信息得到最新资料。

结束语：

结合全文，就如何发挥计生档案数字化管理进行简要的阐述和分析，数字化管理是发展趋势，如何将其优势充分发挥，使计生档案管理更加科学合理，更广泛的服务于社会，是计生部门应当关注的问题。如何制定合理的政策和完善服务体系，使档案管理走向更科学的发展道路，更能服务于社会，促进我国计生档案数字化管理发展进程。