互联网时代医药公司档案管理的研究

李婷

（广州花城药业有限公司，广东 广州 510555）

引言

档案是事物发展变化的重要原始信息记录，可以对历史活动原貌及各种信息场景科学展现，具有可靠性、客观性、准确性等特点，对记录医药企业发展历程及企业成长重大事件有着重要帮助，可增进和巩固医药企业劳动成果，展现医药企业重要价值。档案管理的重要意义是针对档案信息有效挖掘、科学利用及长期存储，使具有高价值的原始信息记录更好的为企业发展服务。由此可见，医药企业发展过程中做好档案管理工作，提升档案价值，实现档案的科学化管理，对提升企业市场竞争力，推动互联网时代档案事业发展有着重要意义。

一、医药企业档案管理特点

（一）法律保护性

医药企业档案信息作为独属于医药企业的独特信息资源，是医药企业发展变化过程中的信息价值载体，一旦形成科学规范的信息档案，就受到相关法律保护，其使用、存储都受到监督审查，并反映企业的经营状况，并形成长效的信息管理机制，及时为企业管理者提供参考。所以档案是具有法律效力的文件，不仅清晰表现企业的经营状况，也是解决企业经营过程法律纠纷问题的重要证据，对企业的管理发展有着重要价值。

（二）专业保密性

档案信息与其他形式的信息资源有着本质的不同，对于医药企业而言，档案是重要的信息记录和价值载体，除了部分可供参考的档案信息进行内部公开外，专利档案及其他商业信息档案具有严密的保护机制，而档案管理人员始终要对未公开的档案信息建立严格的保密制度，并敦促各方执行保密条例。

（三）保护时效性

理论上，档案信息资源是可长期保存利用，并可借助互联网技术开发多种档案资源产品，提供给企业管理人员。但对于技术类、专利类、经营领域的档案资源而言，在相关法律制度体系下，经过一段时间的利用开发，发挥档案资源的使用价值，一些重要的档案资源也需要公开，而我国政府颁布的《档案法》、《档案管理条例等法律条文》只适用于短期内的档案资源保护，而出于对档案信息资源长期开发利用的目的，技术类、专利类档案资源在经过一段时间存储后，需要以信息技术予以开发，并结合企业使用的需求及时制作成满足信息参考咨询的信息化产品，为企业经营及新产品开发提供必要的支持。

二、互联网时代加强医药企业档案管理的重要意义

档案资源对医药企业的发展有着极为重要的支持作用，档案资源的有效利用不仅涉及到企业的管理、技术保护、信息资源共享等问题，对企业正当权益保护和有效的技术共享也有着重要作用，在企业的新产品研发、技术共享、专利保护方面也有着重要意义，有效的档案资源支撑能全面提高企业经营管理效率，促进企业人力、物力资源的有效分配。从国内外企业的经营案例来看，跨国公司及大型医药企业的并购都会用到档案专利。例如世界医药巨头辉瑞斥巨资收购惠氏公司就是为了获取该公司良好的市场前景和已经获得专利授权的新产品，其所重视的不仅仅是该企业在医药市场占有的份额，更重要的是重视该企业围绕医药产品形成了一系列的专利技术档案。由此可见，在医药企业市场竞争和经营并购中做好档案管理工作至关重要。

（一）大资源为医药企业研发新产品提供有效的材料参考

一个企业所具有的档案资源的多少和具有的专利档案数量反映了企业的科技创新能力，专利档案资源和相关的技术档案资源作为医药企业市场竞争的核心要素，不仅体现了医药企业的自主研发能力，同时也反映了该企业的经营水平和相应的管理能力。档案信息资源作为医药企业重要的原始信息凭证。我们首先应明确的是，医药企业的管理创新是循序渐进的过程，良好的管理制度支持医药企业新产品的研发，不仅是医药企业的专利创新成果在新产品中得到体现，而有效的技术支持也促进企业以更为高技术含量的新产品抢占市场制高点，并对后续产品的研发有着重要的指导作用。其次，档案资源能对企业的科技创新起到重要的引导作用。尤其是科技档案、技术档案有着较强的针对性，是对创新方法的有效记录，对企业科技创新的方式进行完美展现。新产品的研发人员可以通过快速查找科技档案资源，从中发现问题，找到新的研发思路，推动新技术应用到新产品中，如果企业不重视档案资源的应用，就很难保证新产品的研发进度，新技术的应用程度。

（二）档案资源为企业品牌战略的实施提供有效保障

医药企业品牌战略的实施是循序渐进、可持续发展的过程，是企业经营管理的重要环节，因为品牌是企业的明信片，代表着企业的知名度和良好的社会形象，是企业的无形资产。所以拥有自己的品牌，并使品牌在社会经验中处于有利发展态势是企业取得市场核心竞争力的关键环节。但是如何推动企业品牌在市场竞争中获得较高知名度，并使品牌可持续发展。推动企业自主创新是关键环节，企业有效的自主创新得到认可，并在市场竞争中发挥作用，企业良好的品牌价值自然被建立起来，而档案资源作为企业经营管理的原始信息记录，对企业的自主创新和实施品牌战略提供保障。医药企业在自主创新过程中依托档案资源优势，能促进企业掌握的技术资源转化为新产品，具有独家特色和技术优势的产品在进入市场后能够占据有利位置，帮助企业达成品牌管理战略，促进企业在市场竞争中取得有利优势。

三、互联网时代加强医药企业档案管理的有效措施

（一）创新档案管理模式

医药企业传统的档案管理往往围绕档案的类型、作用范围对档案划分，这种传统的档案划分方法使合同档案呈现分散性特征，各种档案信息资源难以有效集中，由于一些缺乏经验的档案管理者缺乏档案集中管理意识，并没有针对档案实施统一管理，难以提高档案管理效率。在互联网时代，医药企业采用传统档案管理方法，效率较低。伴随着信息技术发展，医药企业档案管理部门应考虑将信息技术应用到档案管理中，借助档案管理信息系统对合同档案实施统一管理，以信息技术为主要手段实现档案信息数据的有效对接及系统集成，这样以档案管理集成化系统对各种档案信息资源实现统一的分类，针对档案的不同类型将其存储到相应数据库中，实现电子合同与纸质合同的集成化应用，使传统档案信息化管理模式得到有效创新，提高档案管理效率。

（二）保障档案资源内容的完整持续

互联网时代加强对医药企业档案管理模式创新提高了档案管理的有效性，并使档案资源得到更广泛的应用，面向各类信息资源形成的档案管理系统也实现了高度集成。对医药企业档案实现信息化管理，借助档案信息管理系统对档案主体及信息描述事项界定，通过相关的证明及有关材料的功能模块设置，能及时报送相关信息材料，以保障档案信息内容的完整性。

四、互联网时代医药企业档案管理信息化模式构建

（一）全面推动档案信息资源建设

互联网技术应用到医药企业档案信息资源管理中要注重以数字文献资源为主的资源利用主体建设，包括档案记录、档案信息采集及特色档案资源建设等。档案资源建设面向不同的服务人群提供资源支持，在医药企业自身职能发挥过程中要发挥出特色档案资源的优势，使特色档案资源符合人们的使用需求。考虑到医药企业档案管理部门有限的人力物力，以档案信息资源为核心的档案管理模式建设首先要满足档案信息查询需求；其次要满足档案文献查询需要，对于不同部门的档案信息查询需求可协同其他部门为使用档案资源提供保障，面向档案信息使用者提供开放获取服务，与社会其他领域的档案信息化服务相区分，满足不同层次需求档案资源使用建设的需要。

（二）完善档案资源数据库建设

互联网时代医药企业档案管理模式逐渐以企业内部使用者的开放获取服务为核心，档案管理部门作为档案资源体系的重要支撑部分在面向不同部门提供相关档案信息查询服务的基础上，着重于档案资料存储数据库建设，以相关的存储数据库面向企业各个部门提供优质的档案资源服务，为了满足企业不同层次的档案资源使用需求在整合大部分开放性数据资源的基础上建设档案数据库，针对不同层次的档案资源使用对重要信息资源开展长期保存服务，并与社会科学网络对接，既发挥档案资源的时效性价值，也着力扩展相关的档案资源服务，使档案资源更能满足企业的参考决策需要。

（三）对分散的档案资源采集、加工、存储

对分散的档案资源采集、加工是互联网时代医药企业档案管理部门的重要工作，主要是针对大量档案资源的集成与应用开展服务活动。互联网时代医药企业档案管理模式的构建更应侧重对各个层面分散的档案资源采集、加工、存储，尤其是针对各个部门分散的档案信息进行采集，并从海量的档案资源中提取出高价值的信息，使用相关数据算法对档案资源进一步加工整合，使档案数据成为有价值可供用户参考咨询的档案信息。这点可借鉴美国医药集团的档案管理经验，使用数据采集技术针对企业下属各个部门、各个机构的档案资源进行采集，采用分布式数据库技术进一步存储，建设档案资源数据库丰富档案资源体系，为企业管理层提供大量专业的档案信息，并构建满足用户使用档案信息的数据共享网络，与企业其他部门共享档案资源，为其他用户及时使用档案资源提供便利。

五、结语

互联网时代加强对医药企业档案资源的开发利用，发挥档案资源的价值作用对提高档案资源管理效能、强化档案资源管理模式有着重要意义。与其他企事业单位档案管理不同的是，医药企业档案资源管理涉及到大量数据资源、科技档案、专利档案，技术含量高，管理难度大，需要借助互联网的功能优势予以高效运用。