办公室文书管理工作的策略

段蔼鸿

（哈尔滨电气动力装备有限公司，黑龙江 哈尔滨 150028）

文书管理一直是单位管理的重要部分，不但可以传到日常消息，还可以处理一些业务，起到一个协调的作用。为此，在企事业单位中，需要加强办公室文书管理的重视，才能企事业单位的经营发展奠定良好的基础。本文先分析办公室文书管理的重要性，在总结存在的问题，最后提出合理的策略。

一、办公室文书管理的重要性

主要有以下几点：第一，文书包括档案、书信、公文、合同等等的文件，是企事业单位经营过程中的关键部分，对今后的经营管理有着直接的影响。文书还记录了企事业单位发展的情况及重大事件，可以作为一种参考资料，为重要决策提供帮助。第二，通过合理的文书管理工作，可以确保文书的完全性、科学性及真实性，为企事业单位今后的发展奠定良好的基础。

二、办公室文书管理存在的不足

作为企事业单位管理工作的重要部分，文书管理发挥着巨大的作用，但是由于种种原因，很多企事业单位的文书管理还存在不小的问题，下面对这些问题进行总结分析：

（一）管理方法老旧，无法满足实际要求

随着时代的发展进步，社会分工向着精细化的方向不断发展，这就增加文书管理的工作量。随着文书管理工作的发展进步，各种先进的管理方法不但涌现，给文书管理工作注入了新鲜血液。但是调查发现，很多企事业单位仍然应用老旧的管理方法，与时代严重脱轨，呈现出质量差、效率低等现象，限制了企事业单位的发展。很多企事业单位还沿用几十年前的管理方案，不但文书归类不明确，还容易出现文件丢失等问题，存在很多管理上的漏洞，工作人员使用这种老旧的方法，也容易出现工作失误，并且工作强度高，需要进行合理的改进。

（二）办公室文书管理意识薄弱，没有认识到文书管理的重要性

管理人员首先要具备相应的管理意识，才能更好的从事文书管理工作，确保文书管理工作的顺利开展。所以说，管理意识直接影响管理水平。但是很多企事业单位的文书管理人员，都存在或多或少的问题，例如专业能力低、管理水平低、学历低等等，无法快速接受新知识，难以做到与时俱进，在出现新方法时，也不愿意主动学习，呈现出消极怠工、工作热情低等状态。由于管理意识的薄弱，给文书管理工作带来了巨大的影响，文书管理工作人员需要具备一定的责任感，才能更好的从事该工作，但是大部分工作人员都是在按部就班的工作，缺乏工作动力，需要进行合理的改进。

（三）各个部门配合度低，降低文书管理水平

文书管理是一个复杂工作，涉及到企事业单位的所有部门，需要各个部门的配合，才能更好的开展管理工作。但是调查发现，很多企事业单位都存在部门配合度低的现象。例如，在文书管理人员在归档时，很多部门人员不愿配合归档工作，为了更方面的使用档案，不会主动的交还档案，给文书管理人员带来了不小的麻烦。在文书管理人员的都次催促下，仍然，没有按照要求归档，导致档案不全，容易出现丢失等问题。

（四）文书管理设施落后

文书是一种时效性较强的文件，对于物质基础的要求较高，计算机设备需要不断更新升级，才能满足文书的管理需求。但是，在实际的文书管理中，很多企事业单位都没有完善的管理设置，存在着资金少、设备老旧、硬件落后等问题，无法实现文书的高效化管理。

三、办公室档案文书管理工作的策略

（一）增强文书管理意识，完善管理制度

增强文书管理意识，完善管理制度需要注意以下几点内容：第一，加大宣传教育力度，开展针对性培训，领导层至管理人员都需要提高对文书管理工作的认识，需要尽全力进行文书管理，加大重视程度，增强自身管理能力，学习先进的管理理念，将先进的管理理念与具体管理工作相结合，提高文书管理效率与质量。第二，需要完善管理制度，对管理规范的内容进行细化，确保管理制度具有可操作性与可实施性，可以作为办公室文书管理的指导纲领，可以发挥出重要的作用，规范管理人员的行为，确保办公室文书管理工作的规范性。第三，明确按照管理流程办事，引导管理者树立“按照制度办事，按照流程办事”的理念，增强文书管理意识。

（二）加强各部门的协作

加强各部门协作需要注意以下两方面内容：一方面，对各个部门进行通知，使各个部门意识到自己在文书管理过程中的重要作用，自己配合文书管理工作开展的必要性。另一方面，安排专门人员配合文书管理工作的开展，在每个部门都安排一些文书管理员，主要负责文书工作的开展，负责与其他部门进行协调、沟通，共同完成文书管理工作。

（三）优化文书管理方式

优化文书管理方式需要注意以下几点：第一，选择恰当的文书管理软件，利用信息技术与网络技术对文书进行编号、检索、查阅、储存，做好文书系统的衔接工作，方便文书管理工作的顺利开展。除此之外，通过此种方式，还可以实现电子文件与纸质文件的对应整理，可以提升检索速度，确保文书的完整性，提高文书管理质量。第二，建设数字化管理系统，将网络技术与计算机技术作为依托，建立不同的管理体系，以便适应不同类别的文书文件管理，利用多种形式进行文书文件管理，提高文书管理工作的实用性。

四、结语

综上所述，文书管理是企事业单位的重要管理部分，需要确保文书的完整性、真实性、科学性，才能为企事业单位的发展奠定坚实的基础。但是由于种种原因，很多企事业单位的文书管理都存在较多问题，主要有设备老旧、管理意识不足、方法老旧、配合度低等几方面问题，针对上述问题，应该从实际情况入手，采取增强意识、完善制度、加强配合、优化方法、强化收集工作策略，才能为文书管理奠定良好基础，为企业事业单位今后的发展提供帮助。