新时代办公室行政事务管理策略探讨

李晓峰

（国家税务总局南京市六合区税务局，江苏 南京 210000）

一、办公室行政事务管理的主要特点

（一）杂乱性

事务管理这项工作在实际的开展当中，需要面对、处理各种各样大大小小的事务，虽然从表面上看，办公室都是一些比较杂乱的事情，这些小事是比较琐碎、复杂的，但这些都是保障行政机关单位各项工作顺利开展的前提，只有注重好这些细节，才能使得行政机关单位本身得到更加持续、稳定的发展。

（二）服务性

针对于事务管理这项工作来说，本身的服务性是非常强的，是高层和基层之间的纽带，起到了一个非常好的承接、衔接作用[1]。对于办公室中的工作人员来说，其每天所要面对的事务是比较繁杂的，需要和各个部门、单位进行协商和协调。由此可见，该部门本身就是一个服务类的部门，服务性是这项工作非常显著的一个特点。

（三）困难性

在办公室的事务管理当中，管理人员要担负起的责任是非常繁重的，在实际实施中也比较困难，困难性这一特点是非常鲜明的。针对于困难性这一特点，该项工作主要包含三个方面的特征：1.职责范围非常广；2.协调沟通的频率比较高；3.对于应变能力、反应能力的要求相对较高。在这样的模式下，就使得该项工作在实际的开展当中存在着困难性这一特点，应该尽量让对方满意。

二、办公室行政事务管理的问题分析

（一）数据信息繁杂

针对于办公室当中的行政事务管理这项工作来说，在工作的实际开展当中，需要处理的数据、信息是非常多的，使得相关人员在日常工作当中面临着非常繁重的压力，人员在流动性方面也比较强，导致部分人员逐渐的丧失工作的积极性、热情等，这是非常不好的一个现象。在这样的模式下，就会使得工作的成本得到不断的加强，使得效率偏低，很难达到预期当中的管理成效，这也是在后期工作当中应该逐步改善的。

（二）办公室组织效率偏低

目前，办公室的工作制度还是相对完善的，其中往往包含着诸多方面，如企业文化、薪酬体系、人事管理等，这是事务比较复杂，在实际落实和实践的过程当中必定会存在着一定的问题和矛盾，这是非常常见的一个现象。但在日常工作当中，假如相关的工作人员无法展现自己的协调能力，来处理好这些冲突和问题，就会增强工作的复杂性。但在当前，部分管理者在协调能力、组织能力上的表现非常差，应该根据实际的情况，根据实际的制度，在行为上进行不断的改善和调整。

三、办公室行政事务管理的策略研究

（一）树立服务意识，优化事务管理

办公室在开展日常的事务管理工作时，管理人员是其中非常关键的要素，是事务处理的执行者，人员本身的态度 、能力，将对最终的处理效果产生直接的影响，同时也关乎到企业形象[3]。因此，在工作当中，一定要针对管理人员开展相应的培训工作，使得人员本身服务态度得到端正，使得服务质量得到提升。在这其中，应该将工作服务性的特征展现出来，使得相关管理人员的服务质量和意识都得到提升。针对于行政事务这项工作来说，所涉及到的面是非常广的，应该树立起终身学习的观念，只有这样才能更好的满足工作需求。

（二）展现协调能力，优化事务管理

在各项事务的实际开展当中，行政管理这一机制往往起到一个纽带的作用，能保障各项政令得到顺畅的运行，是非常重要的机构，在上传下达这一方面有着非常大的助力。在日常的工作当中，办公室所要面临的工作是比较繁杂的，并具有着较强的复杂性，只有在此方面展现协调能力，树立起高效权威，保障协调机制的运行，才能使得工作任务和企业目标得到顺利的完成。

（三）协调人际关系，优化事务管理

人是管理工作当中的核心，是组织和执行当中的主体。因此，在实践工作当中，要想实现事务管理工作的完善和优化，也应该注重人的实际需求，这是管理当中的第一位。因此，行政机关单位在这方面应该展现作用，为员工营造一个良好的竞争氛围，使得员工间能构建和谐、亲密的关系等，使得员工整体的向心力、凝聚力得到不断的增强，使得员工本身的工作风范和思想观念都得到一定程度的提升。

（四）加强工作创新，优化事务管理

在新时代下，针对于事务管理这项工作而言，提供良好的服务应该是核心所在，应该保障行政机关单位当中各部门得到有效开展[4]。因此，针对于工作思路这一部分，在管理当中应该做到推陈出新，实现管理思路的改善、创新等，使得员工潜能得到充分的挖掘，使得员工始终保持着一定的积极性和热情。在创新探索中，办公室中的工作人员应该明确自己处在的是知识经济这一时代，应该真正的做到不断学习，努力实践，使得各项技能得到不断的增强，使得行政机关单位当中的人力资源得到优化，建立高质的人员队伍，使得行政管理在实际的开展当中更加有效和规范。

（五）完善激励机制，优化事务管理

在激励机制的完善当中，主要可以从两个方面入手：一方面，应该增强人事管理和薪酬制度的弹性化，为员工提出更加广阔的空间，使得员工在工作当中更好的展现自我价值；另一方面，作为行政机关单位当中的管理者，也应该结合实际情况、站在不同的角度下，不断的增强管理模式的人性化。对于人员在工作当中的困难、障碍，也应进行积极的协助，并要尽量地减少人员所具有的流动性，使得办公效率得到有效提升。

结论：综上所述，在当前，为了更好地满足时代的发展需求，在办公室开展日常的行政事务工作时，一定要更好的应对当前的挑战，不断的提升行政机关单位本身的竞争力，将管理目标和行政机关单位总体的目标联系在一起，实现开拓创新、解放思维等，使得事务管理这项工作得到持续、有效的开展下去。